Kaikkien Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan piirissä toimivien yhdistysten on vuosittain tehtävä yhdistysilmoitus ja samaan aikaan voivat ensimmäisen luettelon yhdistykset hakea toiminta-avustusta. Hakuaika ja yhdistysilmoitusten jättäminen alkaa perjantaina 1.3. klo 12 ja päättyy sunnuntaina 31.3. klo 23.59. Aluksi kerrotaan yhdistysilmoituksen tekemisestä ja sitten toiminta-avustuksen hakemisesta. Lopussa vielä vinkkejä ja yhteystiedot kysymyksiä varten.

 

MIKÄ YHDISTYSTYSILMOITUS?

AYY:n piirissä olevien yhdistysten on tehtävä vuosittain yhdistysilmoitus. Oleellista tässä on, että tarkistamme, täyttääkö yhdistys edelleen AYY:n yhdistysohjesääntöjen asettamat vaatimukset. Tärkein liitteistä onkin siis voimassa olevat säännöt. Yhdistysohjesäännön mukaan yhdistys, joka ei toimita ilmoitusta kahtena peräkkäisenä vuonna, voidaan poistaa rekisteristä hallituksen päätöksellä.

Yhdistysilmoitus koostuu täytettävistä välilehdistä ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma

 

MITEN TEEN YHDITYSILMOITUKSEN?

1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, toimintakertomus ja toimintasuunnitelma)
2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset ovat hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen.
4. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, on yhdistysilmoitus puutteellinen. Voit pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä jarjestoasiat@ayy.fi, kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit. Myöhästyneet liitteet on joka tapauksessa toimitettava AYY:lle 31.5.2019 mennessä.
5. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.
6. Lisäksi voit päivittää tai luoda yhdistyksellesi yhdistysprofiilin osoitteessa /wp-login.php. Sisään pääset kirjautumaan yhdistyksesi tunnuksilla. Muista tehdä päivitykset kaikkiin kieliversioihin! Täältä tarkemmat ohjeet profiilin päivitykseen: /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/

 

 

MIKÄ TOIMINTA-AVUSTUS?

AYY:n toiminta-avustus on tarkoitettu yhdistyksen jatkuvan toiminnan tukemiseen. Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset.

Avustuksia haetaan maaliskuussa ja ne pisteytetään toiminta-avustusten pisteytysmallia (pdf) käyttäen. Mikäli yhdistys tekee avustushakemuksen ohjeiden mukaan, on samalla tehty myös kaikilta vaadittava yhdistysilmoitus.

Toiminta-avustushakemus koostuu täytettävästä hakulomakkeesta ja mukaan vaadituista liitteistä. Liitteiksi tarvitaan

– voimassa olevat säännöt
– edellisen toimintavuoden tilinpäätös (koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta)
– edellisen toimintavuoden toimintakertomus
– kuluvan toimintavuoden toimintasuunnitelma
– kuluvan toimintavuoden budjetti

Lisäksi mahdollisen avustuksen maksamisen perusteena on päivitetty yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla.

 

MITEN HAEN TOIMINTA-AVUSTUSTA?

1. Kerää vaadittavat liitteet valmiiksi (säännöt, tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma ja budjetti)
2. Kirjaudu sisään Tahlo-järjestelmään https://tahlo.ayy.fi/ yhdistyksesi tunnuksilla. Mikäli tunnukset on hukassa, ne voi yleensä palauttaa hallituksenne sähköpostiosoitteeseen osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
3. Täytä huolellisesti välilehdet Yleinen, Hallitus, Hakemus, Toimitilat ja Liitteet. Välitallenna jokainen välilehti erikseen. Hakemusta voi tehdä pala kerrallaan. Mikäli olette erityisasemayhdistys, täyttäkää myös Erityisasema-välilehti (eivät vaikuta avustuksen hakemiseen, mutta täyttäminen on peruste avustuksen maksamiselle).
4. Hakemus-välilehti on uudistunut. Huomaathan, että hakulomake on sama kaikille AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille eikä vastausvaihtoehtoihin olla eritelty kaikkea erityislaatuista toimintaa, jota yhdistyksiltä löytyy. Näistä voit kertoa tarkemmin avoimissa vastauskentissä.
5. HUOM! Maksimipisteisiin pääsy ei vaadi viikoittaista toimintaa jokaisella osa-alueella.
6. Mikäli et palauta kaikkia vaadittuja liitteitä, rokottaa jokainen puuttuva liite avustussummaa. Sakot voi välttää sillä, että pyytää lisäaikaa liitteiden palauttamiseen, mutta tähän tarvitaan perusteltu painava syy. Laita viestiä jarjestoasiat@ayy.fi, kerro perustelusi ja milloin liitteet ovat valmiit. Mahdollista avustusta ei voida maksaa, mikäli yhdistys ei ole toimittanut puuttuvia liitteitä 31.5.2019 mennessä.
7. Päivitä yhdistyksesi yhdistysprofiili ajan tasalle osoitteessa /wp-login.php. Sisään pääset kirjautumaan yhdistyksesi tunnuksilla. Muista tehdä päivitykset kaikkiin kieliversioihin! Täältä tarkemmat ohjeet profiilin päivitykseen: /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/
8. Hienoa, kaikki valmista! Olet nyt hakenut avustusta sekä tehnyt vaaditun yhdistysilmoituksen.

Täytä kaikki tiedot hakulomakkeella toimintasuunnitelmassanne kuvatun toiminnan mukaisesti. Mikäli yhdistys todetaan antaneen virheellistä tietoa, voidaan heiltä evätä tämän vuoden avustus tai oikeus hakea avustusta seuraavalla hakukierroksella.

 

VINKIT

1. Ennakkovalmistelut:
   Ennen itse Tahlon täyttämistä, voit tehdä muutamia asioita etukäteen. Niitä on listattu tänne. Mikäli hakuaika on lähestymässä loppuaan, kannattaa suoraan siirtyä Tahloon ja täyttää kaikki välilehdet huolellisesti sekä lisätä vaaditut liitteet ohjeiden mukaan.
2. Varaa aikaa ja välitallenna!
   Muistathan aloittaa ajoissa, sillä mukaan tarvitaan monenlaisia liitteitä ja lomakkeiden täyttöön kannattaa varata aikaa. Tahlon välilehdet kannattaa tallentaa joka kerta, kun sinne tekee muutoksia. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen 31.3. asti eli kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla valmiiksi.
3. Hakulomake on uudistunut
   Välilehti sisältää aiempaa enemmän rasti ruutuun -vaihtoehtoja. Näin avoimiin tekstilaatikoihin ei tarvitse kirjoittaa koko toimintaa auki vaan kertoa enemmän toiminnasta, joka ei vaihtoehdoissa tule ilmi. Huomaa kuitenkin poikkeukset lopussa olevien osioiden kohdalla, jotka vaativat konkreettisia esimerkkejä rastituksen lisäksi. Uudistuksen tarkoituksena on lisätä yhdistysten yhdenvertaisuutta ja helpottaa työmäärää.
4. Laittakaa TAHLO-salasananne säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

ONGELMA?

Katso täältä vastaukset useimmin kysyttyihin kysymyksiin.

 

KENELTÄ LISÄTIETOA?

AYY:n järjestösektori (jarjestoasiat@ayy.fi) vastaa kaikkiin kysymyksiin toiminta-avustuksiin liittyen. Kysymyksiä kannattaa kysyä heti, kun niitä tulee mieleen. Vihoviimeiset kysymykset kannattaa lähettää torstaina 28.3., jotta ennätämme vastata niihin perjantain aikana. Tavoitat järjestösektorin myös puhelimitse numerosta 050 520 9442 (arkisin).

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti hakuajan päätyttyä. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.