I detta dokument beskrivs på ett allmänt plan de tillvägagångssätt som används från och med år 2012 för att genomföra den på delegationsmötet 6/2010 godkända studentkårens språkstrategi. Ifall delegationen förändrar språkstrategin, anses detta dokument vara föråldrat.

Nedan beskrivs de kutymer som inkorporeras i kåraktörernas dagliga arbete.

1.     Studentkårens viktiga dokument översätts till tre språk

Målsättning:

De centrala dokumenten för studentkårens intressebevakning översätts till tre språk så att språkminoriteternas representanter kan följa med studentkårens verksamhet, delta i diskussionen som förs om den och inverka fullvärdigt i verksamheten. Till exempel anvisningar, tillkännagivanden och andra dokument om studentkårens tjänster eller verksamhet som är viktiga för det vardagliga livet erbjuds på tre språk.

Åtgärder:

• Centrala dokument med anknytning till intressebevakning, såsom ställningstaganden, linjepapper godkända av delegationen, utlåtanden, debattinlägg som publicerats samt styrelseprogrammet och uppdateringarna till det eller deras sammanfattningar översätts till tre språk huvudsakligen inom en vecka efter publiceringen.

• Ansökningen till universitetsförvaltningens studeranderepresentant och anvisningar med anknytning till delegationsvalet publiceras på tre språk samtidigt.

• I delegationens föredragningslistor skall rubrikerna vara på tre språk.

• Mellanrubrikerna på styrelsens protokoll översätts till engelska och svenska inom en månad efter mötet.

• Vid begäran erbjuder studentkåren information om övriga officiella dokument på svenska och engelska. Med övriga dokument avses t.ex. protokoll, resolutionsförslag, budgeter och bokslut.

• Veckorapporten översätts till tre språk inom två dagar efter publiceringen.

• Mer omfattande handböcker, exempelvis handboken om rättsskydd, halloped-handboken och föreningsguiderna översätts till tre språk då de blivit färdiga, huvudsakligen inom loppet av ett halvår.

• Övriga guider översätts i tillämpliga delar till tre språk. Kommunikationssektorn bedömer uppdateringsbehovet årligen.

• Studentkårens regler, boendereglementet och -infopaketen samt de avtalsutkast och –texter, granskningslistor och formulär som AUS:s servicepunkter använder erbjuds på tre språk.

• Övriga broschyrer, anvisningar, publikationer, enkäter samt kalendern som studentkåren producerar framställs på tre språk så långt resurserna räcker till. Studentkårens aktörer skall själva utreda möjligheten att använda översättningstjänster i olika situationer.

• Olika skyltar och anmälningar skrivs på tre språk.

• Flerspråkigheten i AUS:s medier befrämjas.

• Trespråkigheten syns i AUS:s visuella image och tecken.

Helhetsansvar: kommunikationssektorn

2.     Ayy.fi-webbplatsen är trespråkig

Målsättning:

I synnerhet det bestående materialet på nätsidorna finns på tre språk och med identiskt innehåll. Utgångspunkten är att all material på webbsidorna kan intressera studerande i alla språkgrupper. Enbart om informationen av någon särskild orsak endast berör en språkgrupp kan den förbli oöversatt.

Åtgärder:

• Det statiska materialet som läggs till på webbplatsen skickas genast till översättarna.

• Av det snabbt uppdaterade materialet så som nyheter, evenemang och diskussioner erbjuds en ungefärlig översättning med hjälp av översättare, översättningsprogram och sammanfattningar.

• Föreningar uppmuntras på webbplatsen och i olika skolningar att sätta upp information om sina evenemang på hemsidorna på flera språk.

• Kontaktuppgifterna för ansvariga i språkärenden läggs till nätsidorna.

Ansvar: kommunikationssektorn

3.     Alla språkgrupper skall ha möjlighet att delta i kårens verksamhet och evenemang

Målsättning:

Även språkminoriteternas representanter har lätt att delta i kårens och dess närliggande föreningars verksamhet och evenemang. Växelverkan mellan olika språkgrupper är livlig.

Åtgärder:

• Kåren uppmuntrar att publicera alla reklam, inbjudningar och övrigt material i anknytning till evenemang på flera språk.

• Kåren strävar efter att ordna mer program i sina evenemang som lämpar sig för språkminoriteterna.

• Föreningarna och frivilliga uppmuntras att informera på flera språk om sin verksamhet och arrangera även sådan verksamhet och sådana evenemang som lämpar sig för språkminoriteterna. Föreningar uppmuntras att utnämna en ansvarig för internationella ärenden vars uppgift bland annat är att sköta användandet av engelska i föreningens verksamhet och informering.

• Alla aktörer uppmuntras att använda sammanfattningar i vardaglig kommunikation, exempelvis på e-postlistor, skolningar och olika evenemang, då en exakt översättning visar sig vara alltför belastande.

Helhetsansvar: organisations- och kultursektorn

4.     Språkminoriteternas representanter med i påverkningsarbetet

Målsättning:

Även språkminoriteternas representanter har en äkta möjlighet att påverka studentkårens och universitetets verksamhet.

Åtgärder:

• Delegationsgrupperna uppmuntras att beakta språkminoriteterna i all sin verksamhet, speciellt i delegationsvalets kandidatrekrytering och valkampanj.

• Simultantolkning på engelska ordnas till delegationsmöten, om personer utan kunskaper i finska befinner sig på plats.  Anföranden på möten kan hållas på finska, svenska eller engelska.

• På e-postlistorna uppmuntras till att använda engelska eller åtminstone sammanfattningar och rubriker på engelska.

• På delegationens aftonskola finns det ingen tolk men engelska och svenska kan användas vid behov. Transparangerna för presentationer och inledningar strävar man till att skriva på engelska och specialtermerna som finns med nämns på finska, engelska och svenska i tillämpliga delar.

• Materialet som behandlas på delegationsmöten skickas på tre språk. Översättningarna skickas senast fem dagar före mötet. Av dokumentet översätts bara den sista versionen före mötet och vid begäran skickas tilläggsinformation om bearbetningsversionen.

• Studentkåren uppmuntrar språkminoriteternas representanter att söka sig till halloped-platserna och stöder dem i sina uppgifter.

Helhetsansvar: internationella och utbildningspolitiska sektorn

5.     Personalens utbildning och stöd

Målsättning:

Personalen kan fungera på tre språk och upplever inte trespråkigheten som belastande eller negativt för det egna arbetet. Personalen har tillräckligt med stöd och resurser för att genomföra trespråkigheten. Verkställandet av språkstrategin är inte på någon enskild sektors ansvar, utan alla aktörer skall beakta den i sitt arbete på eget initiativ.

Åtgärder:

• Personalen får med jämna mellanrum skolning där det gås igenom den tydliga praxisen om översättarna och om användandet av olika språk.

• Med personalen kan man komma överens om avläggning av språkkurs i anknytning till de egna arbetsuppgifterna med arbetsgivarens stöd.

• Då ny personal rekryteras ingår tillräckliga språkkunskaper och positiv attityd mot bruket av främmande språk i rekryteringskriterierna.

Helhetsansvar: huvudsektorn

6.     Intressebevakning

Målsättning:

Aalto-universitetet är ett internationellt universitet som erbjuder sina studerande mångsidiga möjligheter till en internationell studiemiljö och högklassig undervisning på tre språk.

Åtgärder:

• Intressebevakningens målsättningar som nämns i kapitel 4 befrämjas i samarbete med Aalto-universitetet och övriga intressentgrupper.

Helhetsansvar: internationella sektorn