AUS föreningsregister

AUS upprätthåller ett föreningsregister över föreningarna som verkar inom studentkåren. Endast föreningar som ingår i föreningsregistret får stöd och hjälp i sin verksamhet från AUS. Föreningsregistret är indelat i en första och en andra förteckning. Villkoren för att upptas i registret och förmånerna för de föreningar som ingår bestäms i föreningsreglementet som delegationen godkänt. AUS styrelse fattar beslutet om att införa en förening i registret. Föreningsregistret upprätthålls av organisationssektorn.

Rättigheter och skyldigheter för föreningar i föreningsregistret
Första förteckningen
Föreningar med särställning
Andra förteckningen
Att upptas i föreningsregistret
Att lämna eller strykas från föreningsregistret

Rättigheter och skyldigheter för föreningar i föreningsregistret

En förening som hör till AUS föreningsregister får samma rättigheter som en enskild studentkårsmedlem samt en del tjänster som är riktade särskilt till föreningar. Förmåner för alla föreningar i registret:

Varje förening i registret ska årligen lämna in en föreningsanmälan. Utifrån den kontrolleras att föreningen fortsättningsvis är aktiv och uppfyller kraven i föreningsreglementet. Om en förening ändrar sina stadgar ska den omedelbart meddela om ändringen till den föreningssakkunniga, som kontrollerar att villkoren för att upptas i registret uppfylls också efter ändringarna. Mer om stadgeändringar.

Första förteckningen

Största delen av föreningarna i AUS föreningsregister hör till den första förteckningen. En plats i den första förteckningen ger utöver de ovannämnda förmånerna rätt att

  • ansöka om startpeng (endast nygrundade föreningar)
  • ansöka om verksamhetsbidrag
  • delta i förhandsbokningen av skåpbilen och evenemangslokalerna (lokalhamstringen)
  • hyra klubblokal eller förråd av studentkåren

För att upptas i det första registret ska en förening uppfylla följande villkor:

  • föreningen ska ha minst sju medlemmar
  • minst 60 % och minst sju (7) av föreningens röstberättigade medlemmar ska också vara medlemmar i AUS (detta gäller inte körer eller orkestrar)
  • Föreningens stadgar får inte begränsa studentkårsmedlemmarnas möjlighet att bli röstberättigade medlemmar: AUS medlemmar får inte diskrimineras
  • Om föreningen upplöses eller läggs ner ska dess tillgångar överföras till studentkåren, till en förening i den första förteckningen i studentkårens föreningsregister eller till nationen Teknologföreningen, till en stiftelse eller fond med syftet att stöda Aaltogemenskapens eller dess medlemmars verksamhet

Avvikelser från villkoren kan göras på beslut av delegationen.

Föreningar med särställning

I föreningsregistrets första förteckning finns dessutom föreningar med särställning, till exempel Otnäs gillen, TOKYO rf, Aalto-universitetets ekonomistuderande rf, Probba som verkar på campuset i S:t Michel och forskarstuderandenas förening Aallonhuiput. En förening kan beviljas särställning om den

  • uppfyller kraven för att upptas i den första förteckningen
  • heltäckande representerar studerandena inom ett eller flera utbildningsprogram eller en distinkt specialmålgrupp
  • driver deras intressen inom utbildningsprogrammen, institutionerna, fakulteterna, universitetet och i fackliga sammanhang
  • håller kontakt med näringslivet och andra samhällsaktörer
  • samordnar sin verksamhet med andra föreningar med särställning och med studentkåren
  • ansvarar för sin studentgrupps del för handledningen och intregreringen av de nya studenterna i universitetsgemenskapen tillsammans med studentkåren och de andra föreningarna med särställning.
  • främjar en mångsidig studentkårsverksamhet

Föreningar med särställning får

  • skicka representanter till de kommittéer och andra samarbetsorgan som studentkåren anvisar (till exempel rådet av ordförande)
  • en styrelsefadder utnämnd i studentkårens styrelse
  • uppbära föreningens medlemsavgift i samband med den elektroniska terminsanmälan

Föreningen måste separat ansöka om särställning och studentkårens delegation fattar beslut om beviljandet. Organisationssektorn ger närmare information om ansökningsprocessen.

Andra förteckningen

En förening kan upptas i föreningsregistrets andra förteckning om dess verksamhet är studentverksamhet och om minst sju (7) studentkårsmedlemmar är föreningens medlemmar. Föreningar i den andra förteckningen får samma rättigheter som enskilda studentkårsmedlemmar samt möjligheten till e-postlistor och användning av Otax-servern. Föreningar i den andra förteckningen har inte rätt att ansöka om verksamhetsbidrag eller startpeng.

Att upptas i föreningsregistret

AUS styrelse beslutar om en förening upptas i föreningsregistret.

Ansökan om att upptas i registret görs enligt följande steg:

  1. Fyll i en separat anmälningsblankett
  2. Vänta på tilläggsanvisningar från organisationssektorn
  3. Fyll i föreningens uppgifter enligt anvisning i TAHLO-systemet och/eller följ eventuella övriga anvisningar
    I systemet fyller man i de grundläggande uppgifterna, registeruppgifterna, kontaktuppgifterna, språken, bankförbindelsen och styrelsens kontaktuppgifter, lokaler samt följande bilagor:
    godkända stadgar
    stiftelseurkund och mötesprotokoll från de stiftande mötena (under punkten för övriga bilagor som en enda pdf-bilaga)
  4. Meddela organisationssektorn enligt anvisning när alla uppgifter som begärts har införts i systemet
  5. Organisationssektorn går igenom alla uppgifter och bilagor i systemet och kontrollerar om föreningen uppfyller villkoren för att upptas i föreningsregistrets första eller andra förteckning
  6. Om allt stämmer förmedlar organisationssektorn ansökan och bilagorna till styrelsen för behandling

Följ alltid de anvisningar du fått. Det underlättar processen för alla!

 

Att upptas i föreningsregistret kan dröja ett tag beroende på hur upptagen organisationssektorn är samt t.ex. på grund av eventuella korrigeringar som krävs i stadgarna. För att underlätta processen lönar det sig att kontakta organisationssektorn redan innan ansökan lämnas in när föreningen grundas, så att stadgarna redan från början stämmer överens med föreningsreglementet.

Att lämna eller strykas från föreningsregistret

En förening kan lämna AUS föreningsregister när som helst genom att skriftligt meddela om utträdet till studentkårens styrelse eller till organisationssektorn.

Om föreningen inte längre uppfyller kraven i föreningsreglementet kan den på beslut av styrelsen strykas ur registret helt eller överföras till den lägre förteckningen. Styrelsen kan också stryka en förening ur registret om den två år i följd låter bli att lämna in föreningsanmälan.