Från och med början av år 2011 kallas föreningarnas revisorer verksamhetsgranskare oavsett vad som står i föreningens stadgar. Revision utförs bara i ett mycket begränsat antal föreningar eftersom endast ett revisionssamfund eller en person som avlagt revisorsexamen får utföra den.
Alla handlingar från det föregående året, bl.a. protokoll, bokföring och bokslut lämnas i god till granskaren. Hen (eller de) lämnar in en berättelse som behandlas på ett föreningsmöte under våren. Där bekräftas bokslutet och de redovisningsskyldiga beviljas eller vägras ansvarsfrihet.
- Lekmän och fackmän
- Uppgift och behörighet
- Granskning av verksamheten
- Verksamhetsgranskningsberättelse
- Anteckning om granskningen
- Skillnader mellan revision och verksamhetsgranskning
Lekmän och fackmän
Titeln verksamhetsgranskare måste användas om granskaren inte uppfyller behörighetsvillkoren för en revisor. Ett av lagreformens huvudsyften var uttryckligen att termen revisor i fortsättningen är reserverad för fackmän. På föreningarnas möten ska man komma ihåg att välja verksamhetsgranskare i stället för revisorer, även om benämningen revisorer fortfarande förekommer i stadgar som godkänts före lagändringen, utom när en lagstadgad skyldighet att välja revisor föreligger (minst två av följande ska uppfyllas: 1) slutsumman i balansräkningen överstiger 100 000 euro, 2) omsättningen eller den motsvarande avkastningen överstiger 200 000 euro, eller 3) föreningar har i genomsnitt fler än tre anställda.).
Föreningar kan fortfarande låta göra en revision men det lönar sig att komma ihåg att fackmän tar ett arvode som lätt uppgår till flera hundra euro. Små föreningar har sällan råd med revision och sällan finns det behov för det.
Uppgift och behörighet
Som huvuduppgift har verksamhetsgranskaren fortsättningsvis att på föreningens medlemmars vägnar utreda att föreningens förvaltning och ekonomi har skötts korrekt, att föreningens verksamhet har varit lagenlig och följt föreningens stadgar samt att bokslutet motsvarar föreningens verksamhet och ekonomiska ställning.
En enskild medlem kan inte själv utreda detta eftersom styrelsen har rätt att hemlighålla föreningens handlingar, och medlemmarna endast har rätt att se föreningens mötesprotokoll och medlemsförteckning. Styrelsen ska dock överlämna alla handlingar till verksamhetsgranskaren som har tystnadsplikt.
Behörighetskraven förblir oförändrade. Verksamhetsgranskaren ska vara myndig vid ingången av granskningsperioden och för att granskningen ska vara trovärdig får granskaren inte ha nära band till styrelsemedlemmarna eller till de viktigaste funktionärerna.
Granskning av verksamheten
Till en normal verksamhetsgranskning hör att gå igenom styrelsens och föreningarnas mötesprotokoll och bankkontoutdrag, kvitton, bokföring, bokslut och verksamhetsberättelse.
I protokollen granskas att medlemmarna har blivit lika behandlade, att de beslut som fattats på mötena iakttar föreningslagen och stadgarna och att de beslut som fattats har följts. Det gäller särskilt att kontrollera att ekonomiska beslut fattats på ett korrekt sätt.
Vad gäller bokföring, bokslut, bankkonton och kontantkassa granskas att pengarna finns kvar, att all betalningstrafik har antecknats, att eventuella saknade kvitton har redovisats, att intäkter och utgifter har allokerats till rätt räkenskapsperiod och att pengarna överhuvudtaget har använts för föreningens utgifter, inte till exempel för styrelsemedlemmarnas personliga behov.
På föreningsmötet och i föreningens stadgar kan man utfärda närmare anvisningar om verksamhetsgranskningen och dess innehåll.
Verksamhetsgranskningsberättelse
Verksamhetsgranskningsberättelsen är fritt formulerad och behöver inte innehålla något separat utlåtande. Om inga problem fastställs kan berättelsen vara väldigt kort.
I berättelsen lönar det sig att nämna (på allmän nivå) vilka handlingar som granskats, om föreningens förvaltning och ekonomi har ordnats ändamålsenligt samt om det finns hinder för att fastställa bokslutet och att bevilja ansvarsfrihet.
Dessutom ska man komma ihåg att nämna vilken räkenskapsperiod granskningen gäller.
I berättelsen ska alla oegentligheter som granskaren har upptäckt anges, även misstankar. Om föreningen orsakats betydande skada ska även detta nämnas.
Berättelsen behöver inte ta ställning till vem som är ansvarig för skadan.
I granskningen upptäcks ofta små slarvfel men de behöver inte räknas upp i berättelsen. Det är bra att ge ett separat PM över de små felen till styrelsen så att felen kan åtgärdas i fortsättningen.
Anteckning om granskningen
Det är bra att göra en kort anteckning i bokslutet som styrelsen undertecknar, t.ex. “Verksamhetsgranskning överlåtits 17.10.2011″ följd av verksamhetsgranskarnas underskrift. På det viset vet man vilken av bokslutshandlingarna som är den ursprungliga, dvs. den som är granskad. Anteckningen är emellertid inte obligatorisk.
Om verksamhetsgranskningsberättelsen är mycket kort finns det inga hinder för att man i de mindre föreningarna skriver hela berättelsen för hand direkt på baksidan av bokslutshandlingen. I korthet t.ex. “Verksamhetsgranskning har utförts 17.10.2011. Föreningens förvaltning och ekonomi har skötts ändamålsenligt.”
För att göra en tydlig skillnad mellan revision och verksamhetsgranskning lönar det sig inte längre för verksamhetsgranskaren att tala, skriva eller yttra någonting om revision eller om att iaktta god redovisningssed.
Skillnader mellan revision och verksamhetsgranskning
Verksamhetsgranskaren behöver inte bedöma om någon enskild paragraf i bokföringslagen eller bokföringsförordningen iakttagits exakt, utan det räcker med att koncentrera sig på helheten. Av revisorerna förutsätts en djupare kännedom om redovisning och om bokföringslagen.
I alla föreningar, även i oregistrerade föreningar, ska man emellertid förutom föreningslagen också iaktta god redovisningssed samt alla paragrafer i bokföringslagen och bokföringsförordningen.