FÖRENINGSBREV FÖR VECKA 20/2014

Det här är AUS föreningsbrev vecka 20/2014. Om du vill ha AUS föreningsbrev till din e-post, beställ det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

NYHETSBREVETS INNEHÅLL

1. AUS lokalhamstring börjar

2. Presentera en gren under höstens temavecka Må bra vid Aalto

3. Meddela ditt evenemang till AUS läsårskalender 2014–2015

4. Sök finansiering för ditt evenemang från AFYE senast 30.5!

 

1. AUS LOKALHAMSTRING BÖRJAR!

Förhandsbokningen av AUS evenemangsutrymmen – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del i dag, fredagen den 9 maj. Hamstringen ordnas för första gången med hjälp av det nya bokningssystemet TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-lösenord, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Systemet är under aktiv utveckling ännu under sommaren, och nya egenskaper läggs till. Vi ber användarna rapportera problem eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Några påpekanden i detta skede:

1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. En aktiveringsnyckel har skickats till den e-postadress som föreningarna uppgett (vanligen har det varit föreningsstyrelsens adress) senast fredagen den 9 maj. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Rubriken för aktiveringsmeddelandet är ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
2. I detta skede finns bruksanvisningen för systemet bara på finska. Den engelskspråkiga versionen läggs till inför föreningarnas hamstring när den kompletterats utifrån responsen. Det svenskspråkiga användargränssnittet och instruktionerna lanseras efter lokalhamstringen. På grund av den pågående utvecklingen kan en del av texterna i detta skede vara på engelska också i det finskspråkiga användargränssnittet.

Om du inte fått bekräftelselösenord för användargruppen du representerar, kontakta förvaltningschef johanna.pietilainen@ayy.fi.

Nedan lokalhamstringens tidtabell:

Du kan hamstra tider för perioden mån 18.8.2014–sön 11.1.2015.

De preliminära tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Föreningar med särställning fre 9.5–ons 14.5.2014. Tiden går ut ons 14.5.2014 kl. 23.59. Hamstringsjippot ordnas sannolikt på fredag 16.5 med start kl. 15.00 i AUS huvudkontor vid Otsvängen 11, Stora mötesrummet (2:a våningen)
2. Föreningar i första förteckningen lör 17–fre 23.5.2014. Tiden går ut fre 23.5 kl. 08. Hamstringsjippot ordnas sannolikt måndag 26.5 med start kl. 17. Platsen meddelas senare.

Ni beaktar väl att AUS interna bokningar precis som tidigare är permanenta, medan specialföreningarnas bokningar inte är det. Specialföreningarnas bokningar ska alltså försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.

 

2. PRESENTERA EN GREN UNDER HÖSTENS TEMAVECKA MÅ BRA VID AALTO

AUS och Aalto ordnar vecka 40 (29.9–3.10.2014) en må bra-vecka med bland annat föreläsningar, infostånd med må bra-tema på campusen och motionspass på UniSport. Inom ramen för veckans program kan man också testa olika grenar.

Vill du ordna ett sådant test under må bra-veckan?

Skicka informationen och eventuella anmälningsinstruktioner till adressen tiedottaja@ayy.fi eller anssi.panula@kyweb.fi senast måndag 8.9.2014. Därefter publiceras informationen på webbplatsen voihyvin.ayy.fi. Förra höstens information finns fortfarande på adressen http://voihyvin.ayy.fi/?page_id=7

Du kan ordna ett testtillfälle när som helst under vecka 40, men anmälningen ska öppnas måndag 15.9 kl. 12 för att alla ska ha en möjlighet att anmäla sig om de vill. Instansen som ordnar testet är själv ansvarig för att samla in eventuella avgifter och anmälningar.

 

3. MEDDELA DITT EVENEMANG TILL AUS LÄSÅRSKALENDER 2014–2015

Föreningar och aktörer inom AUS kan meddela sina viktiga evenemangsdatum till studentkårens läsårskalender. Du kan meddela evenemang genom google docs –filen nedan fram till söndag 25.5.2014. Lägg till evenemangen under rätt månad i tidsordning. Skriv texten som ska ingå i kalendern i kolumnen ”Event name/Text” (gul bakgrund). Vänligen notera att en rad rymmer högst 25 tecken text inklusive mellanslag. När du skriver, fundera på hur många rader du vill ”slösa” i din egen kalender. När du planerar texten, beakta att kalendern blir trespråkig.

Om flera evenemang skrivits in på samma dag och samma tid hamnar det evenemang som berör flest studerande i kalendern. Filen kan redigeras fram till 25.5.2014, och ni kan alltså göra ändringar i era evenemang fram till dess. Fyll i kolumnerna noggrant och dubbelkolla att uppgifterna stämmer. Kom ihåg att också fylla i informationen om vem som är arrangör.

Http://tinyurl.com/ayycalendar2014

Frågor och kommentarer kan riktas till AUS informatör Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi eller 050 5209440).

 

4. SÖK FINANSIERING FÖR DITT EVENEMANG FRÅN AFYE SENAST 30.5!

Aalto First Year Experience (AFYE) som riktar sig till Aalto-universitetets förstaårsstuderande bjuder in studentorganisationerna för att göra de nya studenternas första år oförglömligt och visa upp allt som Aalto innebär. AFYE erbjuder finansiering för att ordna evenemang riktade till Aaltos nya studerande under det kommande läsåret.

Läs mer om villkoren och ansökan om finansiering på AFYE:s Into-sidor: https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=6316093

Deadline för finansieringsansökan: 30.5

Finansieringsbeslut: senast 13.6.

Om du vill ha mer information, skicka dina frågor till adressen afye@aalto.fi.

Du kan också meddela oss om ni under nästa läsår planerar ordna något annat evenemang där nya studerande från alla inriktningar skulle vara välkomna. Vi skriver gärna in evenemanget i AFYE:s evenemangskalender för kännedom.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).