Det här är AUS föreningsbrev vecka 48/2014. Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

NYHETSBREVETS INNEHÅLL
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2014
2. 24/7-rum för studerande i Maarintalo
3. AUS föreningsutbildning den 3 december från kl. 17

1.  FÖRHANDSBOKNINGEN AV AUS EVENEMANGSLOKALER INLEDS 1.12.2014

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del måndagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 12.1.2015–sön 16.8.2015.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 11–30.11.2014. Tiden går ut sön 30.11.2014 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1–9.12.2014. Tiden börjar mån 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 9.12.2014 kl. 07.59. Hamstringsjippo ordnas tis 9.12.2014 med start kl. 17.00 i AUS huvudkontor (Otsvängen 11, Stora mötesrummet i 2:a våningen)
3. Övriga föreningar i den första förteckningen 10–17.12.2014. Tiden börjar ons 10.12 kl. 8.00 och går ut ons 17.12.2014 kl. 07.59. Hamstringsjippo ons 17.12.2017 med start kl. 17.00 i sal M232 (Otsvängen 1).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-post som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista) redan på våren, så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:

a)    PO har träningar i Smökki varje måndag. Undvik alltså måndagssitsar!

b)    RWBK övar i Smökki varje tisdag kl. 19–21. Undvik alltså även tisdagssitsar även om Retuperä ofta är tillmötesgående.

c)    Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.

8. Du beaktar väl att priserna och bokningssystemet för Smökki under sommarveckoslut skiljer sig från de andra lokalernas. Detta innebär att sommarveckosluten (fre–sön) under tiden 1.6–31.8 alltid kan bokas av alla till priser som skiljer sig från de normala och att den som först bokar får använda lokalen.
9. Priserna för alla lokaler från och med 12.1.2015 fastställs vecka 48 eller 49 vid AUS styrelsemöte. Sannolikt kommer priserna att höjas. Du kan kontrollera de nya priserna på adressen /sv/medlemmar/uthyrning-av-lokaler/ samt på TILA-systemets ingångssida.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Det svenskspråkiga användargränssnittet och anvisningarna är under arbete. Dessutom utvecklas TILA-systemet ytterligare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschef (johanna.pietilainen@ayy.fi, 050-5209434).

2. 24/7-RUM FÖR STUDERANDE I MAARINTALO

I Maarintalos andra våning (Strömkarlsvägen 3, rum 240-241) finns ett rum som kan bokas 24/7 av gillen och andra föreningar för möten, spel, filmkvällar osv. Huset är öppet vardagar kl. 8–16. Om dörren till lokalen är låst kan man be någon öppna den vardagar kl. 8-16 i nedre våningens postrum.Kl. 16-08 kan man be vakten i huset, som vid behov också öppnar ytterdörren på nedre våningen.

I lokalen gäller samma användningsregler som i AUS övriga evenemangslokaler, förutom att ingen granskningsblankett behöver fyllas i och att det är förbjudet att dricka alkohol i lokalen. Även om det är tillåtet att äta och dricka under möten i lokalen finns det inga vattenkranar och inga kärl. Efter användningen ska lokalen städas och alla saker som tagits dit ska föras bort. Aalto-universitetet och AUS ansvarar inte för saker som lämnats i lokalen.

Lokalen kan bokas på adressen booking.aalto.fi genom att logga in med Aalto-användarkontot. Därefter hittar du lokalen i den vänstra menyn under rubriken ”Tilakalenterit / AYY” och punkten ”Otaniemi / AYY”. När du bokar, kom ihåg att välja ansvarsenheten ”U90202 AYY-yhteistyö”. Det går också att göra återkommande bokningar för lokalen. I fältet Varauksen nimi ska du skriva föreningens eller gillets namn, om lokalen bokas för en sådan.

Målet är att utveckla lokalens utrustning i framtiden. Utvecklingsideeer och mer information: tilat@ayy.fi

3. AUS FÖRENINGSUTBILDNING DEN 3 DECEMBER KL. 17

AUS föreningsutbildning ordnas 3.12 kl. 17 i Design Factory i Esbo (Betongblandargränden 5). Utbildningen riktar sig till gamla och nya funktionärer i AUS föreningsregisters medlemsföreningar. Informationen är också till nytta för den som är intresserad av föreningsverksamhet i största allmänhet eller som funderar på att grunda en ny förening. Utbildningen lämpar sig för både nybörjare och mera erfarna inom föreningsvärlden. Utbildningen går på finska.

Utbildningen tar upp bland annat allmän föreningsverksamhet, AUS service, mötesteknik, ekonomi och kommunikation. För att hålla igång hjärnverksamheten under hela utbildningen bjuder vi också på tilltugg.

Preliminärt program:
Gemensamt program 17.00–18.30

• Introduktion till föreningsverksamheten: styrelsens ansvar, föreningens årsrytm, tolkning av stadgarna
• AUS tjänster och kommunikationen i Aaltosamfundet
• Verksamhetsbidrag till föreningarna
• TTE-fondens bidrag
• Internationalitet och trespråkighet i föreningarna
• Likaberättigande

Fördjupande program i grupper 18.45–20.00
Grupp 1: Regler och skyldigheter, mötesteknik och handlingar, styrelsens uppgifter och ansvar
Särskilt nyttigt för ordförande, vice ordförande, sekreterare och nya föreningsaktiva.
Grupp 2: Evenemangsmarknadsföring och föreningskommunikation
Särskilt nyttigt för informatörer, kommunikationsansvariga och evenemangsarrangörer
Grupp 3: Ekonomin i föreningarna
Särskilt för kassörer, både nya och gamla ordförande

Du kan anmäla dig till utbildningen på adressen https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/yhdistyskoulutus-2014/. Anmäl dig på förhand så vi kan uppskatta mängden mat och dryck och utrymmesbehovet Dessutom hjälper det talarna att förbereda sig. I blanketten kan du också skriva in önskemål om utbildningens innehåll. Ju förr, desto bättre!

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).