Det här är AUS föreningsbrev vecka 13/2015. Om du vill ha AUS föreningsbrev till din e-post, beställ det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
NYHETSBREVETS INNEHÅLL
1. Bidragsansökningar och föreningsanmälningar kan lämnas in fram till 31.3!
2. Uppdatera Otax-administratörerna senast 29.3!
3. Ansök om klubbrum eller förråd senast 12.4.2015.
4. Wappen kommer – lägg till föreningens evenemang på webbplatsen wappu.fi!
5. Meddela ditt evenemang till AUS läsårskalender 2015–2016 senast 26.5.
6. Påminnelse om verksamhet i universitetets lokaler
1. BIDRAGSANSÖKNINGAR OCH FÖRENINGSANMÄLNINGAR LÄMNAS IN SOM BÄST
Den årliga inlämningen av AUS föreningsanmälningar och ansökningar om verksamhetsbidrag pågår som bäst och avslutas vid månadsskiftet på tisdag 31.3. Alla föreningar som hör till första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag. Alla föreningar som verkar inom AUS ska ändå fylla i en föreningsanmälan.Om föreningen låter bli att göra det två år i rad stryks den ur AUS föreningsregister. Om du inte vet vilken förteckning din förening tillhör kan du kontakta den föreningssakkunniga (jarjestoasiat@ayy.fi)
Du lämnar in en föreningsanmälan och ansöker om verksamhetsbidrag genom att använda vår splitternya databas Tahlo (Toiminta-avustusten hakulomake – Ansökningsblankett för verksamhetsbidrag). Systemet finns på adressen http://tahlo.ayy.fi Närmare anvisningar om att ansöka om verksamhetsbidrag och lämna in föreningsanmälan (bl.a. lista över nödvändiga dokument) finns här.
Fyll noggrant i alla uppgifter. Första gången du använder systemet är det många fält som ska fyllas i, så reservera tillräckligt med tid för arbetet! Nästa gång är det lättare att fylla i blanketten eftersom uppgifterna från tidigare år sparas. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketterna låses 31.3 kl. 23.59, så du behöver inte komma ihåg allt på en gång. Kom ihåg att spara ändringarna!
Om du stöter på problem, stavfel eller andra konstigheter i systemet ska du meddela oss på adressen jarjestoasiat@ayy.fi. Vi försöker vara på alerten om till exempel systemet skulle krascha, men reagerar säkert snabbare om någon påpekar problem.
Du kommer väl ihåg att villkoret för utbetalningen av verksamhetsbidrag är en föreningsprofil på AUS webbplats åtminstone på ett av de inhemska språken (finska eller svenska) och på engelska. Även om detta finns mer information här.
Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt. I år drar beviljandet och utbetalningarna troligtvis ut på tiden ända till maj på grund av riksdagsvalet och Havis Amandas mösspåläggning.
Obs! År 2015 delas inga förhöjda verksamhetsbidrag ut. Finansiering för alla projekt som faller utanför den ordinarie verksamheten och för nya idéer kan sökas från TTE-fonden.
Behöver du mer information kan du mejla adressen jarjestoasiat@ayy.fi. På samma adress få du också allmän tilläggsinformation och hjälp med föreningsanmälan och bidragsansökningen. Du kan också ringa telefonnumret 050520 9442. Per telefon är den sakkunniga säkrast anträffbar på vardagar kl. 10–14.
2. UPPDATERA OTAX-ADMINISTRATÖRERNA SENAST 29.3.
Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs. Detta gäller föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.
Administratörsanmälan har förnyats och är nu mera omfattande än tidigare. Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.
Anmälan kan göras på adressen https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Mer information om Otax tjänster finns på adressen /en/associations/services/it-services/website-services-on-otax/
3. ANSÖK OM KLUBBRUM ELLER FÖRRÅD SENAST 12.4.2015.
Tilldelningsprocessen för lokaler som hyrs ut permanent till föreningar uppdaterades år 2014. Även i fortsättningen meddelas i föreningsbrevet om lokaler som är eller blir lediga, varefter föreningarna kan ansöka om att hyra dem. Lokalerna tilldelas med hjälp av poängsättningsmodellen för lokaler som hyrs ut till föreningarna.
Det är dags för en ny ansökningsomgång till nya lokaler. Både förråd och klubblokaler söks med en elektronisk ansökningsblankett:
Förråd: https://lomake.ayy.fi/hallinto/forrad-ansokningsblankett/
Klubbrum: https://lomake.ayy.fi/hallinto/klubbrum-ansokningsblankett/
Lokalerna som nu kan sökas och deras ytor kan granskas i samband med att man fyller i ansökningsblanketterna. På onsdag 1.4.2015 ordnas en rundvandring för intresserade som vill ta en titt på de lokaler som blir lediga. Vi samlas kl. 14.15 i entrén vid AUS huvudkontor på andra våningen.
Tidtabellen för ansökningen är följande:
Ansökningsblanketten är öppen ons 25.3 kl. 12.00 – sön 12.4 kl. 23.59.
AUS lokalkommitté behandlar de inkomna ansökningarna vecka 16. AUS styrelse beslutar om beviljandet av lokalerna till föreningar utgående från lokalkommitténs förslag vecka 17.
Målet är att göra upp avtal om lokalerna med början i maj 2015. Hyresavtalen gäller tills vidare om man inte kommer överens om annat.
OBS! Endast ansökningar som inkommit genom ovannämnda blanketter beaktas. Förfrågningar som kommit tidigare via e-post eller försenade ansökningar beaktas inte.
Mer information: Johanna Pietiläinen, fornamn.efternamn (a) ayy.fi, 050 520 9434
4. WAPPEN KOMMER – LÄGG TILL FÖRENINGENS EVENEMANG PÅ WEBBPLATSEN WAPPU.FI!
Wappen anländer och lika traditionsenligt öppnas webbplatsen wappu.fi! Vem som helst i Aaltogemenskapen kan lägga till sina wappevenemang på webbplatsen där de når hela (wapp)folket.
Publicera dina tillställningar redan i dag! Om alla detaljer kring evenemanget ännu inte är spikade kan du också lägga till en så kallad dummy, alltså en datumbokning. Du kan uppdatera evenemangsinformationen senare om du registrerar användare och lösenord när du skapar evenemanget. Skriv åtminstone en rubrik och en liten förklaring även på engelska! På så sätt kan också de internationella studenterna delta.
Tänk på att evenemangen inte dyker upp i kalendern omedelbart eftersom administratören måste godkänna dem först.
Om webbplatsen inte fungerar eller om ni till exempel glömt lösenordet, kontakta administratörerna via e-post: webmaster@ayy.fi
5. MEDDELA DITT EVENEMANG TILL AUS LÄSÅRSKALENDER 2015–2016 SENAST 26.5.
Föreningar och aktörer inom AUS kan meddela sina viktiga evenemangsdatum till studentkårens läsårskalender. Du kan meddela evenemang genom google docs –filen nedan fram till tisdag 26.5.2015. Lägg till evenemangen under rätt månad i tidsordning. Skriv texten som ska ingå i kalendern i kolumnen ”Event name/Text” (gul bakgrund). Vänligen notera att en rad rymmer högst 25 tecken text inklusive mellanslag. När du skriver, fundera på hur många rader du vill ”slösa” i din egen kalender. När du planerar texten, beakta att kalendern blir trespråkig.
Om flera evenemang skrivits in på samma dag och samma tid hamnar det evenemang som berör flest studerande i kalendern. Filen kan redigeras fram till 26.5.2015, och ni kan alltså göra ändringar i era evenemang fram till dess. Fyll i kolumnerna noggrant och dubbelkolla att uppgifterna stämmer. Kom ihåg att också fylla i informationen om vem som är arrangör.
http://tinyurl.com/ayycalendar2015
Frågor och kommentarer kan riktas till AUS informatör Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi eller 050 5209440).
6. PÅMINNELSE OM VERKSAMHET I UNIVERSITETETS LOKALER
Nu när riksdagsvalkampanjen går in i sin hetaste fas går vi igenom några av spelreglerna för verksamhet i universitetets lokaler. I universitetets lokaler är det förbjudet att utöva offentlig verksamhet som representerar en politisk, religiös eller annan ideologi. Alla föreningar får presentera sin egen verksamhet i entrén, men inte som en del av valarbetet. Det är alltså förbjudet att dela ut flygblad och annat material.
”Biljettförsäljningsborden” i huvudentrén vid Otsvängen 1 ska bokas på förhand hos byggnadens vaktmästare. Den som använder dessa bord ska komma ihåg att det är förbjudet att spela musik eftersom det stör de föreläsningar som pågår i närheten av entrén.
VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).