Det här är AUS föreningsbrev vecka 14/2015. Om du vill ha AUS föreningsbrev till din e-post, beställ det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
NYHETSBREVETS INNEHÅLL
1. Bidragsansökning och föreningsanmälning avslutas 31.3.
2. Ändringar i bokningsrätten för evenemangslokalerna
3. Uppdatera Otax-administratörerna senast 29.3!
4. Ansök om klubbrum eller förråd senast 12.4.2015.
5. Wappen kommer – lägg till föreningens evenemang på webbplatsen wappu.fi!
6. Meddela ditt evenemang till AUS läsårskalender 2015–2016 senast 16.5.
1. BIDRAGSANSÖKNING OCH FÖRENINGSANMÄLNING AVSLUTAS 31.3.
Om en vecka på tisdag 31.3 kl. 23.59 går tiden ut för inlämning av föreningsanmälningar och ansökningar om verksamhetsbidrag 2015.
Alla föreningar som hör till första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag. Alla föreningar i AUS föreningsregister ska fylla i en föreningsanmälan.
Anmälan och ansökan fylls i genom att logga in på adressen http://tahlo.ayy.fi och skapa ett användarnamn för föreningen. Användarnamnen finns inte färdiga, utan föreningarna måste skapa dem.
Närmare anvisningar om ansökan om verksamhetsbidrag samt föreningsanmälan finns här.
Obs! Om användarnamnet du skapat är för långt kapar systemet det automatiskt efter 11 tecken och skapar ett sådant avklippt användarnamn kopplat till föreningsnamnet du angett. Du får inget meddelande om detta. När ett användarnamn skapats för en förening med ett visst namn kan inget nytt skapas för samma namn, utan du måste logga in med det kapade användarnamnet. Var på alerten när du skapar användarnamnet!
Var ute i tid! Det är överraskande många uppgifter som ska fyllas i. Dessutom är systemet nytt och oväntade problem som saktar ner processen kan dyka upp. Utanför kontorstid finns ingen hjälp eller it-support tillgänglig, så gör inte ansökan i sista stund. Rapportera buggar och andra problem till den föreningssakkunniga på adressen jarjestoasiat@ayy.fi, så kan vi korrigera felen inför nästa år. Vänta inte för länge med att fylla i!
Om du stöter på problem eller behöver hjälp, ta kontakt med den föreningssakkunniga (jarjestoasiat@ayy.fi) Du kan också ringa på telefonnummer 050 920 9442, helst vardagar klockan 10–14.
2. ÄNDRINGAR I BOKNINGSRÄTTERNA FÖR EVENEMANGSLOKALERNA
AUS styrelse beslutade på sitt möte 14/2015 att ta rätten att boka evenemangslokaler ifrån personer som efter en första påminnelse låtit bli att betala fakturan. Rätten att boka återställs när betalningen inkommit på AUS konto. Ändringen träder genast i kraft och gäller alla som använder lokalerna.
3. UPPDATERA OTAX-ADMINISTRATÖRERNA SENAST 29.3.
Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs. Detta gäller föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.
Administratörsanmälan har förnyats och är nu mera omfattande än tidigare. Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.
Anmälan kan göras på adressen https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Mer information om Otax tjänster finns här.
4. ANSÖK OM KLUBBRUM ELLER FÖRRÅD SENAST 12.4.2015.
Tilldelningsprocessen för lokaler som hyrs ut permanent till föreningar uppdaterades år 2014. Även i fortsättningen meddelas i föreningsbrevet om lokaler som är eller blir lediga, varefter föreningarna kan ansöka om att hyra dem. Lokalerna tilldelas med hjälp av poängsättningsmodellen för lokaler som hyrs ut till föreningarna.
Det är dags för en ny ansökningsomgång till nya lokaler. Både förråd och klubblokaler söks med en elektronisk ansökningsblankett:
Förråd: https://lomake.ayy.fi/hallinto/forrad-ansokningsblankett/
Klubbrum: https://lomake.ayy.fi/hallinto/klubbrum-ansokningsblankett/
Lokalerna som nu kan sökas och deras ytor kan granskas i samband med att man fyller i ansökningsblanketterna. På onsdag 1.4.2015 ordnas en rundvandring för intresserade som vill ta en titt på de lokaler som blir lediga. Vi samlas kl. 14.15 i entrén vid AUS huvudkontor på andra våningen.
Tidtabellen för ansökningen är följande:
Ansökningsblanketten är öppen ons 25.3 kl. 12.00 – sön 12.4 kl. 23.59.
AUS lokalkommitté behandlar de inkomna ansökningarna vecka 16. AUS styrelse beslutar om beviljandet av lokalerna till föreningar utgående från lokalkommitténs förslag vecka 17.
Målet är att göra upp avtal om lokalerna med början i maj 2015. Hyresavtalen gäller tills vidare om man inte kommer överens om annat.
OBS! Endast ansökningar som inkommit genom ovannämnda blanketter beaktas. Förfrågningar som kommit tidigare via e-post eller försenade ansökningar beaktas inte.
Mer information: Johanna Pietiläinen, fornamn.efternamn (a) ayy.fi, 050 520 9434
5. WAPPEN KOMMER – LÄGG TILL FÖRENINGENS EVENEMANG PÅ WEBBPLATSEN WAPPU.FI!
Wappen anländer och lika traditionsenligt öppnas webbplatsen wappu.fi! Vem som helst i Aaltogemenskapen kan lägga till sina wappevenemang på webbplatsen där de når hela (wapp)folket. http://wappu.fi/
Publicera dina tillställningar redan i dag! Om alla detaljer kring evenemanget ännu inte är spikade kan du också lägga till en så kallad dummy, alltså en datumbokning. Du kan uppdatera evenemangsinformationen senare om du registrerar användare och lösenord när du skapar evenemanget. Skriv åtminstone en rubrik och en liten förklaring även på engelska! På så sätt kan också de internationella studenterna delta.
Tänk på att evenemangen inte dyker upp i kalendern omedelbart eftersom administratören måste godkänna dem först.
Om webbplatsen inte fungerar eller om ni till exempel glömt lösenordet, kontakta administratörerna via e-post: webmaster@ayy.fi
6. MEDDELA DITT EVENEMANG TILL AUS LÄSÅRSKALENDER 2015–2016 SENAST 26.5.
Föreningar och aktörer inom AUS kan meddela sina viktiga evenemangsdatum till studentkårens läsårskalender. Du kan meddela evenemang genom google docs –filen nedan fram till tisdag 26.5.2015. Lägg till evenemangen under rätt månad i tidsordning. Skriv texten som ska ingå i kalendern i kolumnen ”Event name/Text” (gul bakgrund). Vänligen notera att en rad rymmer högst 25 tecken text inklusive mellanslag. När du skriver, fundera på hur många rader du vill ”slösa” i din egen kalender. När du planerar texten, beakta att kalendern blir trespråkig.
Om flera evenemang skrivits in på samma dag och samma tid hamnar det evenemang som berör flest studerande i kalendern. Filen kan redigeras fram till 26.5.2015, och ni kan alltså göra ändringar i era evenemang fram till dess. Fyll i kolumnerna noggrant och dubbelkolla att uppgifterna stämmer. Kom ihåg att också fylla i informationen om vem som är arrangör.
http://tinyurl.com/ayycalendar2015
Frågor och kommentarer kan riktas till AUS informatör Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi eller 050 5209440).
VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).