Förhandsbokningen av AUS evenemangsutrymmen – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del på fredag 8.5.2015. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 17.8.2015–sön 10.1.2016.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningstid för AUS interna aktörer 20.4–7.5.2015. Tiden går ut tors 7.5.2015 kl. 12.00.
2. Föreningar med särställning 8.5–14.5.2015. Tiden börjar 8.5.2015 kl. 00.00 och går ut tors 14.5 kl. 23.59. Hamstring fre 15.5 från kl. 16.00 på M232 (Otsvängen 1).
3.  Övriga föreningar i första förteckningen 15.5–21.5.2015. Tiden inleds lör 16.5 kl. 00.00 och går ut tors 21.5.2015 kl. 23.59. Hamstring fre 22.5.2015 från kl. 17.00 i sal M232 (Otsvängen 1).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-post som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista) redan på våren, så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Du noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO har träningar i Smökki varje måndag. Undvik alltså måndagssitsar!
   2. RWBK övar i Smökki varje tisdag kl. 19–21. Undvik alltså även tisdagssitsar även om Retuperä ofta är tillmötesgående.
   3. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. Du beaktar väl att priserna och bokningssystemet för Smökki under sommarveckoslut skiljer sig från de andra lokalernas. Detta innebär att sommarveckosluten (fre–sön) under tiden 1.6–31.8 alltid kan bokas av alla till priser som skiljer sig från de normala och att den som först bokar får använda lokalen.
9. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Det svenskspråkiga användargränssnittet och anvisningarna är under arbete. Dessutom utvecklas TILA-systemet ytterligare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).