Det här är AUS föreningsbrev vecka 49/2015.

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Anmäla dig till föreningsutbildningen, och snart går det att förhandsboka evenemangslokaler!

Nyhetsbrevets innehåll
1. Anmäl dig till föreningsutbildningen
2. Självständighetsdagens fackeltåg 6.12
3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 30.11.2015!

1. Anmäl dig till föreningsutbildningen

Hur ska frivilliga ledas och hur ska en förenings ekonomi skötas? Undrar du över något som har att göra med föreningsbyråkrati eller stadgar? Hur ordnar man evenemang och kommunikation? Vad handlar intressebevakning egentligen om? Nu har du chansen att få utbildning om dessa frågor under AUS föreningsutbildning på Design Factory 2.12. Du kan anmäla dig redan nu!

Mer information på anmälningsblanketten: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-2-12-2015/

Anmäl dig på förhand så vi kan uppskatta mängden mat och dryck och utrymmesbehovet.

Utbildningen är finskspråkig.

En engelskspråkig utbildning om föreningsverksamhet ordnas 9.12 Den är riktad till internationella studerande. Anmäla dig: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/334-2/

2. Självständighetsdagens fackeltåg 6.12

Den 6 december firar huvudstadsregionens studenter på traditionellt sätt självständighetsdagen med ett fackeltåg. Alla är välkomna med och evenemanget bjuder på facklorna vid starten. Föreningar kan delta i tåget med sin egen fana.

Anvisningar och tidtabell finns på adressen http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/sv/.
Tidtabellen kommer att uppdateras inom kort.

Som vanligt bjuder AUS på följande tjänster:
Taxi för fanorna:
Föreningens fana ska föras till servicestället (Otsvängen 11) senast torsdag 3.12.2015 kl. 16.00 OCH antecknas i transportlistan. Var noga med att anteckna fanan i listan eftersom endast de fanor som finns på listan tas med. Fanorna förs tillbaka till samma ställe och hämtas senast onsdag 9.12.
Bärselar och marskalksband i Finlands färger:
Studentkåren lånar ut ett begränsat antal bärselar för fanor och blåvita marskalksband som passar alla fanor. Bokningar i den ordning de kommer in på arkisto@ayy.fi, utrustningen finns vid fanorna på evenemangsdagens startplats.

Under fackeltåget kan fanbärarna och marskalkerna tryggt lämna sina väskor i en bil som kör till Senatstorget. När ni lämnar in fanorna för transporten tillbaka får ni också sakerna ni lämnat i förvar. Fanbärare och marskalker ska inte ha väskor under sina uppdrag.

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.
Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).

3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 30.11.2015!

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del måndagen den 30 november 2015. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 11.1 – sön 14.8.2016.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 11 – 29.11.2015. Tiden går ut sön 29.11.2015 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 30.11–8.12.2015. Tiden börjar mån 30.11 kl. 12.00 och går ut tis 8.12 kl. 14.00. Hamstring tis 8.12.2015 kl. 17.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i den första förteckningen 9–15.12.2015. Tiden går ut on 16.12.2015 kl. 14.00. Hamstring ons 16.12.2015 kl. 17.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. I lokalhamstringen bokas lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan permanent boka lokaler för årsfest och sillis. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   a. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 18–21. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   b. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. Lokalpriserna för 2016 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter onsdag 25.11.
9. Nu kan tre nya lokaler bokas: Vasagatans kabinett och bastu samt övre våningen på OK 20. Mer information om alla lokaler finns i tjänsten TILA och på AUS webbplats.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.
Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).