Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del måndagen den 30 november 2015. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 11.1 – sön 14.8.2016.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 11 – 29.11.2015. Tiden går ut sön 29.11.2015 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 30.11–8.12.2015. Tiden börjar mån 30.11 kl. 12.00 och går ut tis 8.12 kl. 14.00. Hamstring tis 8.12.2015 kl. 17.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i den första förteckningen 9–16.12.2015. Tiden går ut on 16.12.2015 kl. 14.00. Hamstring ons 16.12.2015 kl. 17.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. I lokalhamstringen bokas lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan permanent boka lokaler för årsfest och sillis. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   a. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 18–21. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   b. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. Lokalpriserna för 2016 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter onsdag 25.11.
9. Nu kan tre nya lokaler bokas: Vasagatans kabinett och bastu samt övre våningen på OK 20. Mer information om alla lokaler finns i tjänsten TILA och på AUS webbplats.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).