Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 12/2016.

OBS! Söndagen är sista ansökningsdag för TTE-fondens bidrag! (se 1)
Wappen närmar sig! Visa upp din förening på WappuAalto! (se 5)
Otax driftavbrott och uppdatering 4.4 från kl. 18.00! (se 4)

Nyhetsbrevets innehåll

1. TTER:s andra ansökningsomgång för 2016 går ut söndag 20.3.2016 kl 23.59!
2. Inlämningen av föreningsanmälan och ansökan om verksamhetsbidrag på torsdag 31.3 klockan 23.59.
3. Otaxadministratörerna ska anmälas senast 29.3.
4. Uppdatering och driftavbrott på Otax-servern
5. Din förening på WappuAalto 20.4

 

1. TTER:s andra ansökningsomgång för 2016 går ut söndag 20.3.2016 kl 23.59!

TTE-fondens andra ansökningsomgång för 2016 har öppnats. Fonden kan bevilja bidrag till alla AUS-medlemmar och samfund i anslutning till studentkåren. TTE-fonden stöder verksamhet som siktar mot stjärnorna, engagerar andra, hörs och syns.

Det finns två sätt att söka bidrag: ansökningsomgångarna som ordnas cirka tre gånger om året och

den fortlöpande ansökningstiden under terminerna. Under den fortlöpande ansökningsperioden kan du söka bidrag på högst 2000€, medan projektbidragen under de egentliga ansökningsomgångarna inte har någon övre gräns.

Ansökningstiden för den andra omgången år 2016 går ut söndag 20.3.2016 kl 23.59. På fondens webbplats finns instruktioner för ansökningen och dess bilagor: http://tter.ayy.fi/. Bidraget söks med en webblankett som finns på adressen https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/.

Ansökningstiderna för alla omgångar våren 2016 och annan information finns på TTE-fondens webbplats http://tter.ayy.fi/. Kolla också Facebooksidan på adressen http://facebook.com/tterahasto.

 

2. Inlämningen av föreningsanmälan och ansökan om verksamhetsbidrag börjar vid midnatt 1.3 och avslutas på tisdag 31.3 klockan 23.59.

Alla föreningar som verkar inom AUS ska fylla i en föreningsanmälan. Om föreningen låter bli att göra det två år i rad stryks den ur AUS föreningsregister. Enbart de föreningar som hör till första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag. Om du inte vet vilken förteckning din förening tillhör kan du kontakta den föreningssakkunniga (jarjestoasiat at ayy.fi).

OBS! Ännu år 2015 delades verksamhetsbidrag ut till föreningar i den första förteckningen med stadgar som innehåller bestämmelser om att mötet som beslutar om upplösandet av föreningen fattar beslut om överföringen av tillgångar. Då slog AUS styrelse fast att dessa föreningar inte får verksamhetsbidrag år 2016 och stryks ur registrets första förteckning såvida de inte ändrat stadgarna eller påbörjat stadgeändringsprocessen innan utgången av verksamhetsbidragsomgången 2016. Föreningar som berörs har kontaktats under våren 2015.

Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt i april. Om eventuella förseningar meddelas separat.

Mer information om ansökningsprocessen finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/. Där finns bland annat poängsättningsmodellen för utdelningen av verksamhetsbidrag och bidragens storlek under tidigare år. Om du har frågor, kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Den föreningssakkunniga når du också på telefonnumret 050 520 9442, helst vardagar kl. 10–14.

Obs! Finansiering för alla projekt som faller utanför den ordinarie verksamheten och för nya idéer kan sökas från TTE-fonden: http://tter.ayy.fi/.

Användning av föreningsdatabasen TAHLO

Du lämnar in en föreningsanmälan och ansöker om verksamhetsbidrag genom att använda tjänsten Tahlo (Toiminta-avustusten hakulomake – Ansökningsblankett för verksamhetsbidrag). Tjänsten finns på adressen http://tahlo.ayy.fi/.

Du loggar in med föreningens egna användar-ID. Inloggningsuppgifterna är desamma som under föregående ansökningsomgång. Bortglömda inloggningsuppgifter kan återställas och vid problemfall kan också organisationssektorn kontaktas (jarjestoasiat at ayy.fi). Om föreningen inte ännu skapat något användar-ID görs det vid första inloggningen. Varje förening skapar sitt användar-ID själv, de finns inte färdigt inmatade i systemet. Använd helst föreningens officiella namnförkortning eller vardagsnamn. Lösenordet ska vara minst 8 tecken långt och innehålla specialtecken och siffror. Spara lösenordet – du behöver det nästa år igen.

Fyll noggrant i alla uppgifter. De grundliggande uppgifterna från föregående år kopieras automatiskt, så du behöver inte fylla i alla fält igen. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketterna låses 31.3 kl. 23.59, så du behöver inte göra allt på en gång. Kom ihåg att spara ändringarna! Du noterar väl att föreningen själv inte kan fylla i vissa punkter i blanketterna (till exempel den kategori i föreningsregistret som föreningen tillhör). Organisationssektorn fyller i dessa punkter.

Om du uplever problem med tjänsten, till exempel stavfel eller andra konstigheter, kan du rapportera dem till adressen jarjestoasiat at ayy.fi. Vi försöker vara på alerten till exempel ifall systemet skulle krascha, men om ni rapporterar problem kan vi säkert reagera snabbare.

Om du endast gör en föreningsanmälan utan att ansöka om verksamhetsbidrag behöver du:

*   aktuella stadgar
*   verksamhetsberättelsen från 2015
*   verksamhetsplanen för 2016
*   listan över funktionärer

Fyll i flikarna Basuppgifter (även nere på sidan Föreningens styrelse), Lokaler och Bilagor. Du behöver inte röra fliken Ansökan om verksamhetsbidrag.

Om du även ansöker om verksamhetsbidrag behöver du:

*   aktuella stadgar
*   verksamhetsberättelsen från 2015
*   bokslutet, balansräkningen och resultaträkningen för 2015
*   verksamhetsplanen för 2016
*   budgeten för 2016
*   listan över funktionärer

Om något dokument försenas till exempel på grund av årsmötets datum ska du meddela den föreningssakkuniga i god tid! Tilläggstid kan beviljas av väl grundad orsak, men bristfällig dokumentation minskar bidragets belopp.

Fyll noggrant i alla flikar, särskilt Ansökan om verksamhetsbidrag. Verksamhetsbidragen delas ut med hjälp av poängsättningsmodellen för verksamhetsbidrag: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_SV.pdf. Besvara alla frågor. Poängen tilldelas direkt utgående från svaren.

Ett villkor för utbetalningen av verksamhetsbidrag är en föreningsprofil på AUS webbplats. Profilen måste översättas åtminstone till det andra inhemska (finska eller svenska) och engelska. Det är viktigt att alla föreningars profiler finns på webbplatsens alla tre språkversioner. Profilerna behöver inte översättas till alla tre språken. Två av tre räcker. Till exempel finns den finskspråkiga profilen på den finskspråkiga sidan (ayy.fi) och på engelska på den engelsk- och den svenskspråkiga sidan. Översättningarna publiceras under rubriken Translate this Document eller Translations i balken Languages i högra kanten av redigeringssidan.

Varje förening ansvarar själv för uppdateringen och översättningen av sin profil. Om det inte finns någon i föreningen som kan ett av de inhemska språken (finska eller svenska), ta kontakt med den föreningssakkunniga.

Du kan redigera profilen genom att logga in på adressen /wp-admin/. I regel är sidans användar-ID den förkortning som föreningen använder om sig själv. Om du glömt lösenordet kan du beställa ett nytt på inloggningssidan. Användarnamnen är i regel kopplade till föreningsstyrelsens epostlista, så bekräftelsemejlet borde skickas till den. Vid problem kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

3. Otaxadministratörerna ska anmälas senast 29.3.

Gällande föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.

Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs.

Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.

Anmälan kan göras på adressen https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Tilläggsinformation om Otax tjänster finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/it-tjanster/otax-www-tjanster/

AUS: IT-stödet nås på tietotekniikka@ayy.fi

 

4. Uppdatering och driftavbrott på Otax-servern

Studentkårens server Otax uppdateras på måndag 4.4.2016 från kl. 18. Medan uppdateringen pågår är webbplatserna på servern ur bruk och det går inte att fjärranvända servern. Vi försöker bli klara med uppdateringen och göra tjänsterna tillgängliga igen så snabbt som möjligt, senast på tisdag morgon. Samtidigt överförs servern till en virtuell miljö för att underlätta framtida uppdateringar.

Alla nuvarande användarkonton med filer, databaser och webbplatser kopieras som sådana till den nya servern. Om ni misstänker att något system på er webbplats inte fungerar på grund av nya programversioner el.dyl. ska ni kontakta oss med ert ärende minst en vecka på förhand. Vid behov kan vi lämna föreningens sidor på den gamla servern för en tid eller ge er möjlighet att testa applikationerna på förhand i det nya systemet. Överföringen av de vanligaste innehållshanteringssystemen och wikisidorna (WordPress, Drupal, Joomla, MediaWiki osv) torde inte orsaka några problem.

De viktigaste förändringarna ur användarens synvinkel:

– PHP 5.3 -> 5.6
– MySQL 5.1 -> MariaDB 10.0
– Python 2.6 -> 3.4

Dessutom planerar vi att ta i bruk en annan webbhotellserver som erbjuder mer omfattande applikationsplattformar för föreningarna (t.ex. Ruby, Rails, Node.js) och möjliggör körning av olika versioner av dessa.

Tilläggsinformation om uppdateringen skickas till Otaxadministratörernas e-postlista. Kom ihåg att fylla i administratörsanmälningarna och samtidigt gå med i listan. Frågor kan skickas till adressen tietotekniikka@ayy.fi.

 

5. Din förening på WappuAalto 20.4

Wappen kommer (äntligen är det officiellt), och den är nära! På traditionellt vis smäller startskottet för Aaltowappen i form av hela universitetets gemensamma valborgskarneval WappuAalto. I år ordnas också Akademiska Kvarten i samma veva!

Årets WappuAalto äger rum 20.4 på Alvarsplatsen med början cirka kl. 15, och nu efterlyser vi hjälp av Aaltos härliga föreningar med att genomföra evenemanget! Ni är alltså välkomna att ordna valborgsprogram för festfolket i bästa Aalto Party-anda! Ett bättre tillfälle att presentera sin egen verksamhet för alla aaltoiter kommer inte att dyka upp i år! Och samtidigt laddar ni själva upp med valborgsstämning. 😉

Anmäl er per e-post på adressen sirius.vuorikoski@ayy.fi eller genom denna blankett: https://lomake.ayy.fi/aava/wappuaalto-2016/. Eventuella frågor kan ställas på adressen ovan.

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).