Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 17/2016.

Valborg är här och det är dags att föreviga de finaste stunderna från wappens äventyr och evenemang! AUS uppmuntrar alla föreningar att använda hashtaggen #AaltoWappu på Instagram. De bästa bilderna och historierna delas på AUS insta. Bilder som rör hela gemenskapen uppskattas, liksom allt annat som stärker aaltoandan! Kom ihåg #AaltoWappu

Nyhetsbrevets innehåll

1. Allvarlig skadegörelse i Smökki 20.4
2. Lägg till föreningens wappevenemang på webbplatsen wappu.fi!
3. AUS lokalbokningar för hösten 2016 dvs. lokalhamstringen
4. Delta med hela föreningen i temaveckan för utvecklingssamarbete!

 

1. Allvarlig skadegörelse i Smökki 20.4 

Under en fest i Smökki 20.4 bestämde sig en person för att ta sig in i byggnaden längs ventilationskanalen genom taket. På vägen skadade personen bland annat värmeisoleringen i taket och träspjälverket och fiberväven i salens tak.

För att AUS ska kunna erbjuda sina medlemmar och organisationer festlokaler måste alla ta hand väl om dem. AUS accepterar inte under några omständigheter avsiktlig skadegörelse eller snilleblixtar som skadar lokalerna.

Missbruk kan leda till sanktioner såsom indragen användningsrätt för lokalerna, avslag på ansökan om verksamhetsbidrag eller uteslutning ur föreningsregistret. Allvarligt och avsiktligt missbruk av lokalerna kan polisanmälas.

Trots dumheterna och de påföljande reparationerna är Smökki i användbart skick för Wappens evenemang.

Mer information:

Förvaltningschef Johanna Pietiläinen, johanna.pietilainen@ayy.fi, 050 520 9434
Styrelsemedlem Joona Orpana, joona.orpane@ayy.fi, 040 755 9071

 

2. Lägg till föreningens wappevenemang på webbplatsen wappu.fi!

I Aaltogemenskapen ordnas massor av evenemang under veckorna före v/wappen. Webbplatsen Wappu.fi samlar alla wappens evenemang på ett och samma ställe.

Lägg till din egen förenings evenemang på adressen http://wappu.fi/events-home/! Du kan uppdatera evenemangsinformationen senare om du registrerar användare och lösenord när du skapar evenemanget. Du skriver väl in åtminstone ett sammandrag på engelska så att också de internationella studerandena får en uppfattning om vad evenemanget handlar om. Observera att evenemangen syns i kalendern först efter att administratören godkänt dem. Om webbplatsen inte fungerar eller om ni till exempel glömt lösenordet, kontakta administratörerna via e-post: webmaster@ayy.fi

Ha en trevlig valborgsvecka!

 

3. AUS lokalbokningar för hösten 2016 dvs. lokalhamstringen

Det är dags igen att förhandsboka AUS evenemangslokaler. Den så kallade lokalhamstringen för AUS interna grupper är öppen igen. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 15.8.2016–sön 8.1.2017.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4–3.5. Tiden går ut tis 3.5.2016 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 4.5–11.5. Tiden börjar ons 4.5 kl. 12.00 och går ut ons 11.5.2016 kl. 15.00. Hamstring ons 11.5 kl. 16.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i studentkårens föreningsregisters första förteckning 12.5–20.5. Tiden börjar tors 12.5 kl. 8.00 och går ut fre 20.5.2016 kl. 15.00. Hamstring fre 20.5.2016 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal A1.

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns på https://tila.ayy.fi/resourcegroup/all/15082016-05012017/.

Att beakta vid bokningen:

1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 18–21. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. I fastigheterna på Bistervägen 3–5–7 inleds en renovering vid årsskiftet. Eftersom den exakta inledningstidpunkten och den fastighet där renoveringen inleds ännu inte är känd när lokalhamstringen genomförs förbehåller AUS rätten att vid behov göra avbokningar i de lokaler som finns i huset som först renoveras. Vi meddelar användarna.
9. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

 

4. Delta med hela föreningen i temaveckan för utvecklingssamarbete!

10.10.2016­–16.10.2016  ordnar AUS en utvecklingssamarbetsvecka för att öka medvetenheten om globala frågor och utvecklingssamarbete som en del av aaltoitens karriär och liv. Föreningar är välkomna att ordna evenemang under veckan – till exempel diskussioner, filmkvällar eller workshoppar. Vi kan betala ett arvode som åtminstone täcker kostnaderna för evenemanget.

Om ni är intresserade, ta kontakt på adressen saana.rossi@ayy.fi!

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442)