Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 20/2016.

 

OBS! Verksamhetsbidragens belopp har publicerats på adressen

/sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/verksamhetsbidrag-2016/

Efteranmälningar kan göras i tjänsten TAHLO: https://tahlo.ayy.fi/.

 

1. Verksamhetsbidragen 2016 och saknade föreningsanmälningar

Verksamhetsbidragen för år 2016 har delats ut och summorna ser du på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/verksamhetsbidrag-2016/.

En förening kan också kontrollera sitt eget bidrag i tjänsten TAHLO: https://tahlo.ayy.fi/.

Verksamhetsbidragen betalas ut genast när alla villkor för bidraget uppfyllts. För största delen av föreningarna har en betalningsorder utfärdats 13.5. Betalningen syns på det konto som uppgetts i tjänsten TAHLO uppskattningsvis inom två veckor.

Om det finns brister i föreningens profil på AUS webbplats kontaktar vi föreningen separat. Enligt anvisningarna inför ansökningsomgången ska profilen vara uppdaterad för att verksamhetsbidraget ska kunna betalas ut. Vi kontaktar inte föreningen när det gäller bilagor som fått tilläggstid, utan bilagorna ska lämnas in enligt anvisning före verksamhetsbidraget kan betalas ut.

Föreningar som ännu inte lämnat in sin föreningsanmälan för 2016 ska göra det senast 8.6 kl. 23.59 på adressenhttps://tahlo.ayy.fi/. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister.

 

2. Lägg till föreningens wappevenemang på webbplatsen wappu.fi!

I Aaltogemenskapen ordnas massor av evenemang under veckorna före v/wappen. Webbplatsen Wappu.fi samlar alla wappens evenemang på ett och samma ställe.

Lägg till din egen förenings evenemang på adressen http://wappu.fi/events-home/! Du kan uppdatera evenemangsinformationen senare om du registrerar användare och lösenord när du skapar evenemanget. Du skriver väl in åtminstone ett sammandrag på engelska så att också de internationella studerandena får en uppfattning om vad evenemanget handlar om. Observera att evenemangen syns i kalendern först efter att administratören godkänt dem. Om webbplatsen inte fungerar eller om ni till exempel glömt lösenordet, kontakta administratörerna via e-post: webmaster@ayy.fi

Ha en trevlig valborgsvecka!

AUS lokalbokningar för hösten 2016 dvs. lokalhamstringen

Det är dags igen att förhandsboka AUS evenemangslokaler. Den så kallade lokalhamstringen för AUS interna grupper är öppen igen. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 15.8.2016–sön 8.1.2017.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4–3.5. Tiden går ut tis 3.5.2016 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 4.5–11.5. Tiden börjar ons 4.5 kl. 12.00 och går ut ons 11.5.2016 kl. 15.00. Hamstring ons 11.5 kl. 16.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i studentkårens föreningsregisters första förteckning 12.5–20.5. Tiden börjar tors 12.5 kl. 8.00 och går ut fre 20.5.2016 kl. 15.00. Hamstring fre 20.5.2016 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal A1.

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns på https://tila.ayy.fi/resourcegroup/all/15082016-05012017/.

Att beakta vid bokningen:

1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   21. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 18–21. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   22. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. I fastigheterna på Bistervägen 3–5–7 inleds en renovering vid årsskiftet. Eftersom den exakta inledningstidpunkten och den fastighet där renoveringen inleds ännu inte är känd när lokalhamstringen genomförs förbehåller AUS rätten att vid behov göra avbokningar i de lokaler som finns i huset som först renoveras. Vi meddelar användarna.
9. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

 

3. Undersökning av föreningens IT-servicebehov

AUS utreder behoven av IT-service. Undersökningen kommer att utföras av undersökningen nedan.

Förutom undersökningen skulle sektorn vilja intervjua några föreningar med olika profiler och behov av mer detaljerad information. Intervjuerna kommer att genomföras från tisdag 14.6. De utvalda föreningarna kommer att informeras på onsdag 8.6.

Undersökningen och intervju registrering är öppna till fredag 27.5. och det kommer att finnas ett lotteri för tre fria användning av Tieto-bastu i 2016 mellan alla föreningar som har deltagit i undersökningen och anmält sig till intervjun.

Undersökning av föreningens IT-servicebehov (formen på finska, kontakta Ilkka Särkiö för ytterligare information)

 

4. Aalto Wellbeing Week

På hösten ordnar AUS och Aalto-universitetet en må bra-vecka för alla aaltoiter vecka 40 (3.10–7.10.2016). Programmet bjuder bland annat på föreläsningar, Unisport-timmar och olika workshoppar med må bra-tema. Vill er förening ordna program eller aktiviteter under veckan? Om ni är intresserade kan ni e-posta adressenolli-pekka.pajala@ayy.fi

 

5. Sökes: frivilliga hjälpare för asylsökande

Vill du hjälpa de asylsökande som bor i Otnäs med vardagliga sysslor och lära dem språket i vardagssituationer? Vi ordnar till exempel temakvällar, spelar brädspel och hjälper till med inköp.

Om du vill delta kan du kontakta Riikka Keskitalo (turvapaikanhakijat.koordinaattori@ejy.fi) eller Jimmy Nylund (jimmy.nylund@ayy.fi).

 

6. Delta med hela föreningen i temaveckan för utvecklingssamarbete!

10.10.2016­–16.10.2016  ordnar AUS en utvecklingssamarbetsvecka för att öka medvetenheten om globala frågor och utvecklingssamarbete som en del av aaltoitens karriär och liv. Föreningar är välkomna att ordna evenemang under veckan – till exempel diskussioner, filmkvällar eller workshoppar. Vi kan betala ett arvode som åtminstone täcker kostnaderna för evenemanget.

Om ni är intresserade, ta kontakt på adressen saana.rossi@ayy.fi!

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).