Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 47/2016.

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

8.12: AUS föreningsutbildning, Design Factory
1.12–12.12: Lokalhamstringens bokningstid för föreningar med särställning
13–19.12: Lokalhamstringens bokningstid för andra föreningar i den första förteckningen

 

Nyhetsbrevets innehåll

1. AUS föreningsutbildning 8.12 – anmälning öppnas!
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2016!
3. Kom och bekanta dig med AUS frivilliguppdrag på Arabia campus 21.11. och i Otnäs 24.11.!
4. Självständighetsdagens fackeltåg

1. AUS föreningsutbildning 8.12 – anmälning öppnas!

 AUS föreningsutbildning ordnas 8.12 kl. 17 i Design Factory i Otnäs.

Utbildning är på finska.

Utbildningsprogrammet består av en gemensam modul där vi behandlar frågor som berör alla föreningsfunktionärer och av två moduler i grupp där deltagarna kan välja mellan flera alternativ enligt sina behov. Grupper ordnas åtminstone för ämnena ekonomi, juridik och stadgar, kommunikation samt medelanskaffning och företagsrelationer.

I planeringen utnyttjas svaren från enkäten om utbildningsbehov. Stort tack till alla som svarat! Vi har redan kontaktat föreningen som vann utlottningen i samband med enkäten.

Anmälning: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

 

2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2016!

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 1 december 2016. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 9.1. – sön 13.8.2017.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 7. – 30.11.2016. Tiden går ut ons 30.11.2016  kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1.12.–12.12.2016. Tiden börjar tors 1.12 kl. 12.00 och går ut mån 12.12 kl. 14.00. Hamstring mån 12.12.2016 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i den första förteckningen 13.–19.12.2016. Tiden börjar tis 13.12 kl. 0.00 och går ut mån 19.12.2016 kl. 14.00. Hamstring mån 19.12.2016 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

1. I lokalhamstringen bokas lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan permanent boka lokaler för årsfest och sillis. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   a. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   b. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. Lokalpriserna för 2016 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter onsdag 25.11.
9. Nu kan tre nya lokaler bokas: Vasagatans kabinett och bastu samt övre våningen på OK 20. Mer information om alla lokaler finns i tjänsten TILA och på AUS webbplats.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

 

3. Kom och bekanta dig med AUS frivilliguppdrag på Arabia campus 21.11. och i Otnäs 24.11.!

AUS frivilligjobb kan sökas! I vår studentkår finns många olika frivilliguppdrag som kräver mer eller mindre tid. Var och en hittar garanterat en uppgift som känns meningsfull! Frivilliguppdrag finns bland annat inom evenemangsproduktion, campusutveckling, internationella ärenden, intressebevakning och företagsrelationer. Vill du veta mer vad du kan syssla med inom AUS? Kom och lyssna till de frivilligas egna erfarenheter på Arabia campus framför Tokyo lounge 21.11. klockan 11-13 och i Kandidatcentret (Otsvängen 1) 24.11. klockan 11-13! Det blir sköna samtal och en chans att ställa frågor om olika uppdrag. Vi bjuder också på tilltugg. We want YOU!

Evenemanget på Facebook på Arabia campus 21.11.: https://www.facebook.com/events/1828372100764809/

Evenemanget på Facebook i Otnäs 24.11.: https://www.facebook.com/events/1797604650477560/

Ta en titt på de lediga uppdragen och tidigare frivilligas berättelser på adressen /stop/sv/.

 

4. Självständighetsdagens fackeltåg

Den 6 december firar huvudstadsregionens studenter på traditionellt sätt självständighetsdagen med ett fackeltåg. Alla är välkomna med och evenemanget bjuder på facklorna vid starten. Föreningar kan delta i tåget med sin egen fana.

Anvisningar och tidtabell finns på adressen http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.

Tidtabellen uppdateras inom kort.

Som vanligt bjuder AUS på följande tjänster:

Taxi för fanorna:

Föreningens fana ska föras till servicestället (Otsvängen 11) senast fredag 2.12.2016 kl. 16.00 OCH antecknas i transportlistan. Var noga med att anteckna fanan i listan eftersom endast de fanor som finns på listan tas med. Fanorna förs tillbaka till samma ställe där de ska hämtas senast fredag 9.12.

Bärselar och marskalksband i Finlands färger:

Studentkåren lånar ut ett begränsat antal bärselar för fanor och blåvita marskalksband som passar alla fanor. Bokningar i den ordning de kommer in på arkisto@ayy.fi, utrustningen finns vid fanorna på startplatsen på evenemangsdagen.

Under fackeltåget kan fanbärarna och marskalkerna tryggt lämna sina väskor i en bil som kör till Senatstorget. När ni lämnar in fanorna för transporten tillbaka får ni också sakerna ni lämnat i förvar. Fanbärare och marskalker ska inte ha väskor under sina uppdrag.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).