Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 48/2016.

Observera att föreningarna med särställning nu kan förhandsboka evenemangslokaler!  Andra föreningar i den första förteckningen kan förhandsboka från och med 13.12 (se punkt 2). Det lönar sig också att notera läsårsinvigningen 8.9.2017 i kalendern redan nu. Planerna och tidtabellerna för Aalto Party och Afterparty klarnar inom kort (se punkt 4).

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

8.12: AUS föreningsutbildning, Design Factory: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
1.12–12.12: Lokalhamstringens bokningstid för föreningar med särställning
13–19.12: Lokalhamstringens bokningstid för andra föreningar i den första förteckningen
9.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Läsårsinvigning

Nyhetsbrevets innehåll

1. AUS föreningsutbildning 8.12 – anmäl dig nu!­­­­
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2016
3. Självständighetsdagens fackeltåg
4. Save the date: Läsårsinvigning på fredag 8.9.2017
5. AUS ändrar hanteringen av hittegods

 

1. AUS föreningsutbildning 8.12 – anmäl dig nu!­­­­

AUS föreningsutbildning ordnas 8.12 kl. 17 i Design Factory i Otnäs.

Utbildningsprogrammet består av en gemensam modul där vi behandlar frågor som berör alla föreningsaktiva och av två moduler i grupp där deltagarna kan välja mellan flera alternativ enligt sina behov. Grupperna behandlar ekonomi, juridik och stadgar, kommunikation, medelanskaffning och företagsrelationer, intressebevakning samt ledarskap och teamarbete.

I planeringen utnyttjas svaren från enkäten om utbildningsbehov. Stort tack till alla som svarat!

Anmäl dig på adressen https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

Facebook: https://www.facebook.com/events/713403078812831/

 

2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2016

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 9.1 – sön 13.8.2017.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 7 – 30.11.2016. Tiden går ut ons 30.11.2016 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1.12–12.12.2016. Tiden börjar tors 1.12 kl. 12.00 och går ut mån 12.12 kl. 14.00. Hamstring ons 12.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–19.12.2016. Tiden börjar tis 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 19.12 kl. 14.00. Hamstring mån 19.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Lokalpriserna för 2017 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter torsdag 24.11.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

 

3. Självständighetsdagens fackeltåg

Den 6 december firar huvudstadsregionens studenter på traditionellt sätt självständighetsdagen med ett fackeltåg. Alla är välkomna med och evenemanget bjuder på facklorna vid starten. Föreningar kan delta i tåget med sin egen fana.

Anvisningar och tidtabell finns på adressen http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.

Tidtabellen uppdateras inom kort.

Som vanligt bjuder AUS på följande tjänster:

Taxi för fanorna:

Föreningens fana ska föras till servicestället (Otsvängen 11) senast fredag 2.12.2016 kl. 16.00 OCH antecknas i transportlistan. Var noga med att anteckna fanan i listan eftersom endast de fanor som finns på listan tas med. Fanorna förs tillbaka till samma ställe där de ska hämtas senast fredag 9.12.

Bärselar och marskalksband i Finlands färger:

Studentkåren lånar ut ett begränsat antal bärselar för fanor och blåvita marskalksband som passar alla fanor. Bokningar i den ordning de kommer in på arkisto@ayy.fi, utrustningen finns vid fackeltågets start på evenemangsdagen.

Under fackeltåget kan fanbärarna och marskalkerna tryggt lämna sina väskor i en bil som kör till Senatstorget. När ni lämnar in fanorna för transporten tillbaka får ni också sakerna ni lämnat i förvar. Fanbärare och marskalker ska inte ha väskor under sina uppdrag.

 

4. Save the date: Läsårsinvigning på fredag 8.9.2017

 Aalto har bestämt att den följande läsårsinvigningen ordnas i samband med Dipolis öppningsceremoni på fredag 8.9.2017. Planerna och tidtabellerna för Aalto Party och Afterparty klarnar inom kort!

 

5. AUS ändrar hanteringen av hittegods

Hittills har AUS tagit emot hittegods från evenemangslokalerna eller campusområdet i allmänhet – allt från kläder och ryggsäckar till värdeföremål. På grund av resursbrist kommer hittegodsservicen att upphöra i slutet av året, och AUS kontor tar inte längre emot upphittade saker.

Det här betyder att evenemangsarrangörerna i fortsättningen har ansvaret för att föra kläder och ryggsäckar som hittats i AUS lokaler eller på campuset till hittegodsbyråer eller återlämna dem till ägarna. I fortsättningen kan enbart telefoner, plånböcker, nycklar och glasögon föras till AUS serviceställe. Upphittade resekort ska återlämnas antingen till HRT:s serviceställen eller till busschaufförerna som för dem vidare till HRT.

I november–december har du alltså en sista chans att komma och söka saker du tappat bort. I slutet av december förs allt överblivet hittegods från AUS förråd till återvinningen eller sopinsamlingen.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).