Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 49/2016.

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

5.12: Deadline för anmälningar till föreningsutbildningen på finska: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
8.12: AUS föreningsutbildning, Design Factory
1.12–12.12: Lokalhamstringens bokningstid för föreningar med särställning
13–19.12: Lokalhamstringens bokningstid för andra föreningar i den första förteckningen
9.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Läsårsinvigning

Nyhetsbrevets innehåll

1. AUS föreningsutbildning 8.12 – anmäl dig senast mån 5.12 kl. 7.00!
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler går vidare – kolla hamstringstidtabellen!
3. Save the date: Läsårsinvigning på fredag 8.9.2017

1. AUS föreningsutbildning 8.12 – anmäl dig senast mån 5.12 kl. 7.00!

AUS föreningsutbildning ordnas 8.12 kl. 17 i Design Factory i Otnäs. Utbildning på finska.

Utbildningsprogrammet består av en gemensam modul där vi behandlar frågor som berör alla föreningsaktiva och av två moduler i grupp där deltagarna kan välja mellan flera alternativ enligt sina behov. Grupperna behandlar ekonomi, juridik och stadgar, kommunikation, medelanskaffning och företagsrelationer, intressebevakning samt ledarskap och teamarbete.

I planeringen utnyttjas svaren från enkäten om utbildningsbehov. Stort tack till alla som svarat!

Anmäl dig på adressen https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/ Deadline 5.12 kl. 7.00

Facebook: https://www.facebook.com/events/713403078812831/

2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2016

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 9.1 – sön 13.8.2017.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 7 – 30.11.2016. Tiden går ut ons 30.11.2016 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1.12–12.12.2016. Tiden börjar tors 1.12 kl. 12.00 och går ut mån 12.12 kl. 14.00. Hamstring ons 12.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–19.12.2016. Tiden börjar tis 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 19.12 kl. 14.00. Hamstring mån 19.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Lokalpriserna för 2017 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter torsdag 24.11.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

 

3. Save the date: Läsårsinvigning på fredag 8.9.2017

Aalto har bestämt att den följande läsårsinvigningen ordnas i samband med Dipolis öppningsceremoni på fredag 8.9.2017. Planerna och tidtabellerna för Aalto Party och Afterparty preciseras inom kort!

4. Välkommen på Dominantes julkonsert! Föreningar får grupprabatt

Varmt välkommen till JOULUN TÄHDEN – Dominantes traditionella julkonsert. Dominantes traditionella julkonserter hjälper dig skjuta vardagsbekymren åt sidan och ta emot julens ljus! I år ordnar Dominante tre julkonserter:

– Måndag 19.12.2016 kl. 19 i Hagalunds kyrka
– Tisdag 20.12.2016 kl. 19 i Paulus kyrka
– Onsdag 21.12.2016 kl. 19 i Helsingfors domkyrka

Biljetterna kostar normalt 25/15e. Den billigare kategorin gäller studerande, arbetslösa, beväringar och barn (under 18 år). För er förening har vi följande biljetterbjudande:

10–20 biljetter till priset 22,50/13,50 €/st

Fler än 20 biljetter 20/12 €/st

Fler än 30 biljetter 17,50/9,50 €/st

Fler än 40 biljetter 15/8 €/st

Totalpriset bestäms alltså enligt följande exempel:

t.ex. 33 bokade biljetter:

20 biljetter till priset 22,50/13,50 €/st

10 biljetter till priset 20/12 €/st

3 biljetter till priset 17,50/9,50 €/st

Biljetterna betalas med faktura och det slutliga priset vid gruppbokningar (minst 10 biljetter) bestäms enligt antalet bokade biljetter. Om ni vill kan ni bestämma ett eget pris för era medlemmar och stödja kulturupplevelsen med den summa ni väljer. Vi skickar biljetterna till den adress ni anger. Alternativt kan ni också skicka en namnlista till konsertingången så att deltagarna kommer in genom att uppge sitt namn.

Fråga mer av aleksi.tiira@gmail.com och lotta.lundell@aalto.fi!

 

5. Sälj Dominantes julskivor och tjäna pengar för din förening!

Julen 2013 släppte Dominante julskivan ”Joulun tähden” som ger både små och stora lyssnare julstämning. Skivan innehåller traditionella julsånger som finländarna älskar, med några nyare kompositioner som extra krydda. Kören leds av Seppo Murto, känd från programmet Finlands bästa kör. På Dominantes webbplats finns smakprov från skivan:

Paimenhuilun joululaulu: http://www.dominante.fi/audio/mp3/Paimenhuilun_joululaulu.mp3
Kolmen kuninkaan marssi: http://www.dominante.fi/audio/mp3/Kuninkaiden_marssi.mp3*
Jouluhymni: http://www.dominante.fi/audio/mp3/Jouluhymni.mp3

Nu kan ni samla pengar för er verksamhet genom att sälja vår julskiva. Skivorna kostar 20 euro per skiva och för de skivor ni säljer får ni 6–10 euro per skiva för er egen verksamhet. Osålda skivor kan ni lämna tillbaka till oss utan kostnad. Frågor och skivbeställningar kan skickas till adressen lotta.lundell@aalto.fi.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).