Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 49/2017

Sign up for the association training in English: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

7.12 AUS föreningsutbildning på engelska, AUS kontor: 

Nyhetsbrevets innehåll 

1. Sign up open for AYY’s association training in English on 7^th of December
2. Studerandenas jubileumståg
3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2017!

 

1. Sign up open for AYY’s association training in English on 7^th of December

AYY’s association training in English will be held on 7th of December from 4 pm to 7 pm at AYY’s office (Otakaari 11, Espoo (upstairs)).

The training will include communications and the basics for association work, but you can also wish for specific topics.

The target group is English speaking association actives and the space is limited (approx. 20 persons), so please attend only if you are in the target group. Max. 4 persons per association.

If there are more than four persons in your association’s actives that are in the target group and they wish to participate, please contact the organizational affairs specialist Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi) and we will work something out.

You can sign up here: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/ 

Sign up closes on Tuesday 5th of Dec at 8 am.

 

2. Studerandenas jubileumståg

Huvudstadsregionens studerande firar Finlands självständighetsdag 6.12 på traditionellt sätt med ett gemensamt självständighetståg. Alla är välkomna med och evenemanget bjuder på facklor och ljus vid starten. Föreningar kan delta i tåget med sin egen officiella fana.

Anvisningar och tidtabell finns på adressen https://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/juhlakulkue-2017/.  Facebookevenemanget finns på adressen https://www.facebook.com/events/124333588235604/.

Som vanligt bjuder AUS på följande tjänster:

Taxi för fanorna:

Föreningens fana ska föras till servicestället (Otsvängen 11) senast måndag 4.12.2016 kl. 16.00 OCH antecknas i transportlistan. Var noga med att anteckna fanan i listan eftersom endast de fanor som finns på listan tas med. Fanorna förs tillbaka till samma ställe där de ska hämtas senast fredag 8.12.

Bärselar och marskalksband i Finlands färger:

Studentkåren lånar ut ett begränsat antal bärselar för fanor och blåvita marskalksband som passar alla fanor. Bokningar i den ordning de kommer in på arkisto at ayy.fi, utrustningen finns vid uppställningsplatsen på evenemangsdagen.

Under tåget kan fanbärarna och marskalkerna tryggt lämna sina väskor i en bil som kör till Senatstorget. När ni lämnar in fanorna för transporten tillbaka får ni också sakerna ni lämnat i förvar. Fanbärare och marskalker ska inte ha väskor under sina uppdrag. En transport tillbaka till Otnäs ordnas för de snabbaste med början kl. 18.15.

Vid slutet av evenemanget kommer AYY-medlemmar att erbjudas ett begränsat antal bussöverföringar till Otaniemi. Den första bussen lämnar klockan 18.30 på senatstorget.

 

 

3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2017!

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 8.1 – sön 12.8.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 9–30.11.2017.
   Tiden går ut tors 30.11.2017 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1–12.12.2017.
   Tiden börjar fre 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 12.12 kl. 14.00.
   Hamstring tis 12.12 kl. 16.30 i AUS huvudkontoret.
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–18.12.2017.
   Tiden börjar ons 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 18.12 kl. 14.00.
   Hamstring mån 18.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här:

https://tila.ayy.fi/calendar/?fd=08012018;ld=12082018;r=1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25,26,27,30,31,32,33,34,35,36

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Lokalpriserna för AUS:s föreningar gäller ända fram till den 12.8.2018. Prislistan kan du hitta här: fi/sv/prislista
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

OBS! På grund av renoveringar finns det några undantag:

• Gorsu kan inte bokas: 8.1.-12.8.2018
• Tatamisalen kan inte bokas: 1.4.-12.8.2018
• Ossinkulma kan inte bokas: 1.5.-12.8.2018

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).