Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 51/2017

 

Nyhetsbrevets innehåll 

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler

 

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler
   

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 8.1 – sön 12.8.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 9–30.11.2017.
   Tiden går ut tors 30.11.2017 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1–12.12.2017.
   Tiden börjar fre 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 12.12 kl. 14.00.
   Hamstring tis 12.12 kl. 16.30 i AUS huvudkontoret.
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–18.12.2017.
   Tiden börjar ons 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 18.12 kl. 14.00.
   Hamstring mån 18.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här:

https://tila.ayy.fi/calendar/?fd=08012018;ld=12082018;r=1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25,26,27,30,31,32,33,34,35,36

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Lokalpriserna för AUS:s föreningar gäller ända fram till den 12.8.2018. Prislistan kan du hitta här: /sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila at ayy.fi.

OBS! På grund av renoveringar finns det några undantag:

• Gorsu kan inte bokas: 8.1.-12.8.2018
• Tatamisalen kan inte bokas: 1.4.-12.8.2018
• Ossinkulma kan inte bokas: 1.5.-12.8.2018

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).