Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Det här är AUS föreningsbrev vecka 10/2018.
Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
1.3 kl. 12.00–29.3 kl. 12.00: Föreningsanmälan och ansökan om verksamhetsbidrag (se punkt 1 och instruktioner)
20.3 kl. 10 Deadline för anbud om valborgsstädning i Ulrikasborg (se punkt 3)
29.3 Deadline för anmälningar om Otaxadministratörerna (se punkt 4)
8.2–6.4 #LuovutusAalto vol. 3 (läs mer)
Nyhetsbrevets innehåll
1. Föreningsanmälningar kan lämnas in och verksamhetsbidrag sökas 1.3 kl. 12 – 29.3 kl. 12
2. Har du upplevt trakasserier eller osakligt beteende vid Aalto? Kontakta AUS trakasseriombud!
3. Vill er förening förtjäna pengar under valborg och första maj?
4. Otaxadministratörerna ska anmälas senast 29.3.
1. VIKTIGT: Föreningsanmälningar kan lämnas in och verksamhetsbidrag sökas 1.3 kl. 12 – 29.3 kl. 12
Inlämningen av föreningsanmälan och ansökan om verksamhetsbidrag började på torsdag 1.3 kl. 12.00 och avslutas på torsdag 29.3 kl. 12.00.
Alla föreningar inom AUS ska fylla i en föreningsanmälan. Föreningar som underlåtit att fylla i anmälan två gånger i rad eller som fyllt i anmälan på ett klart bristfälligt sätt kan strykas ur AUS föreningsregister. Enbart de föreningar som hör till första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag. Vilken förteckning en förening tillhör går att kontrollera i TAHLO-systemet när det öppnas 1.3 och fram till dess hos organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi).
Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt i april. Om eventuella förseningar meddelas separat.
Mer information om ansökningsprocessen finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/. Där finns bland annat poängsättningsmodellen för utdelningen av verksamhetsbidrag och bidragens storlek under tidigare år. Om du har frågor, kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Den föreningssakkunniga når du också på telefonnumret 050 520 9442, helst vardagar kl. 10–14.
Obs! Finansiering för alla projekt som faller utanför den ordinarie verksamheten och för nya idéer kan sökas från TTE-fonden (http://tter.ayy.fi/).
Användning av föreningsdatabasen TAHLO
Du lämnar in en föreningsanmälan och ansöker om verksamhetsbidrag genom att använda tjänsten Tahlo (Toiminta-avustusten hakulomake – Ansökningsblankett för verksamhetsbidrag). Systemet finns på adressen http://tahlo.ayy.fi/.
Du loggar in med föreningens egna användar-ID. Inloggningsuppgifterna är desamma som under föregående ansökningsomgång. Om du glömt uppgifterna kan du återställa dem på https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ så att de nya uppgifterna skickas till den e-postadress föreningen uppgett som sin gemensamma adress. I problematiska fall kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Om föreningen saknar användar-ID ska ni omedelbart kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi) som skapar användar-ID. Ett allmänt tips är att spara lösenordet till TAHLO eftersom föreningen kommer att behöva det också nästa år.
Fyll noggrant i alla uppgifter. Uppgifterna för tidigare år har kopierats från det gamla systemet. Basuppgifterna för 2017 (föreningens namn, adress osv) har kopierats till detta år, så du behöver inte fylla i alla fält på nytt. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketterna låses 29.3 kl. 12, så du behöver inte göra allt på en gång. Programmet sparar ändringar innan du lämnar en flik i blanketten! Du noterar väl att föreningen själv inte kan fylla i vissa punkter i blanketterna (till exempel den kategori i föreningsregistret som föreningen tillhör). Organisationssektorn fyller i dessa punkter.
Om du upplever problem med tjänsten, till exempel stavfel eller andra konstigheter, kan du rapportera dem till adressen jarjestoasiat at ayy.fi. Vi försöker vara på alerten till exempel ifall systemet skulle krascha, men om ni rapporterar problem kan vi säkert reagera snabbare.
OBS! Föreningar med särställning ser fliken ”Särställning”, som är obligatorisk för alla föreningar med särställning. I fliken ska föreningarna berätta hur de i nuläget uppfyller föreningsreglementets villkor för särställning. Uppgifterna används för att granska särställningen och utveckla studentkårens föreningsliv. Uppgifterna under fliken Särställning påverkar inte ansökan om verksamhetsbidrag, men verksamhetsbidrag som eventuellt beviljats föreningar med särställning betalas inte ut om uppgifterna inte uppgetts.
Om du endast gör en föreningsanmälan utan att ansöka om verksamhetsbidrag behöver du:
* aktuella stadgar
* verksamhetsberättelsen från 2017
* verksamhetsplanen för 2018
* listan över funktionärer
Fyll i flikarna Allmänt, Styrelse, Lokaler och Bilagor. Föreningar med särställning ska också fylla i fliken Särställning. Fliken Ansökan kan lämnas orörd.
Om du även ansöker om verksamhetsbidrag behöver du:
* aktuella stadgar
* verksamhetsberättelsen från 2017
* bokslutet, balansräkningen och resultaträkningen för 2017
* verksamhetsplanen för 2018
* budgeten för 2018
* listan över funktionärer
Om något dokument försenas till exempel på grund av årsmötets datum ska du meddela oganisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi) i god tid! Tilläggstid kan beviljas av grundad orsak. Uteblivna handlingar kan minska bidragsbeloppet.
Fyll noggrant i alla flikar, särskilt Ansökan om verksamhetsbidrag. Verksamhetsbidragen delas ut med hjälp av poängsättningsmodellen för verksamhetsbidrag: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Besvara alla frågor. Poängen tilldelas direkt utgående från svaren.
Föreningsprofil på AUS webbplats
Ett villkor för utbetalningen av verksamhetsbidrag är en föreningsprofil på AUS webbplats. Profilen måste översättas åtminstone till det andra inhemska (finska eller svenska) och engelska. Det är viktigt att alla föreningars profiler finns på webbplatsens alla tre språkversioner. Profilerna behöver inte översättas till alla tre språken. Två av tre räcker. Till exempel finns den finskspråkiga profilen på den finskspråkiga sidan (ayy.fi) och på engelska på den engelsk- och den svenskspråkiga sidan. Översättningarna publiceras under rubriken Translate this Document eller Translations i balken Languages i högra kanten av redigeringssidan.
Varje förening ansvarar själv för uppdateringen och översättningen av sin profil. Om det inte finns någon i föreningen som kan ett av de inhemska språken (finska eller svenska), ta kontakt med den föreningssakkunniga.
Du kan redigera profilen genom att logga in på adressen /wp-admin/. I regel är sidans användar-ID den förkortning som föreningen använder om sig själv. Om du glömt lösenordet kan du återställa det på inloggningssidan. Användarnamnen är i regel kopplade till föreningsstyrelsens epostlista, så bekräftelsemejlet borde skickas till den. Vid problem kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi)
2. Har du upplevt trakasserier eller osakligt beteende vid Aalto? Kontakta AUS trakasseriombud!
AUS har två trakasseriombud, en kvinna och en man, som är anställda av AUS. Trakasseriombuden kan kontaktas om en AUS-medlem upplevt eller observerat trakasserier i universitetsgemenskapen, inklusive studentkåren, föreningarna och undervisningen. Trakasseriombuden hjälper med att identifiera trakasserier, ger råd och samtalshjälp och hjälper vid behov med att reda ut situationen. Vid behov hänvisas frågeställaren till andra tjänster eller uppmanas kontakta myndigheterna eller universitetspersonalen, om ett sådant behov framkommer vid kontakten och om personen önskar det.
All kontakt sker konfidentiellt. Studentkåren samlar inte uppgifter om innehållet och för inte vidare uppgifter om innehållet utan samtycke av dem som kontaktat trakasseriombuden.
Trakasseriombud Minna Mäkitalo hairinta-nainen@ayy.fi tfn 050 520 9438
Trakasseriombud Lauri Jurvanen hairinta-mies@ayy.fi tfn 050 520 9438
Trakasserier eller osakligt beteende kan ta sig uttryck som verbala eller ickeverbala kränkningar, oönskad fysisk beröring, hot, oönskad kontakt, utestängning ur gemenskapen eller osakligt försvårande av deltagandet i gemenskapens verksamhet. Upplevelsen av trakasserier är subjektiv. Vad som är kränkande och ångestfyllt och upplevs som trakasserier varierar från person till person, så det primära är personens egen upplevelse av situationen.
Tveka inte att ta kontakt om du misstänker att du råkat ut för trakasserier och behöver hjälp. Vi ger också råd till föreningarna om hur man förebygger trakasserier.
Hälsningar,
trakasseriombuden Minna och Lauri
Aalto-universitetets studentkår (AUS)
3. Vill er förening förtjäna pengar under valborg och första maj?
Nu har ni en strålande chans att göra något för miljön och samtidigt fylla på föreningens kassakista! HUS ber föreningarna lämna in anbud på städningen av Ulrikasborgsbacken.
Föreningen måste förbinda sig att ställa upp med minst tio personer som gör en full arbetsinsats. Städningen görs onsdagen den 2 maj cirka kl. 7–14.
Anbud lämnas in senast tisdagen den 20 mars kl. 10 till Julius Uusinarkaus (julius.uusinarkaus(a)hyy.fi) med rubriken ”Ullanlinnamäen siivous”. Om två föreningar lämnar in lika stora anbud vinner den av dem som gav det första anbudet. Vi kontaktar föreningen med det bästa anbudet den 20 mars.
4. Otaxadministratörerna ska anmälas senast 29.3.
Gällande föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.
Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs.
Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.
Anmälan kan göras på adressen https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Mer information om Otax och andra IT-tjänster som AUS erbjuder föreningarna finns på adressen https://otax.fi/.
VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.
Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).