Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Det här är AUS föreningsbrev vecka 18/2018
Vi är mitt uppe i valborgsfirandet, men redan nästa vecka gäller det att vända blickarna mot den kommande hösten eftersom förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler, lokalhamstringen, startar den 4 maj. Det lönar sig också att så snart som möjligt göra upp alla dokument som krävs enligt EU:s dataskyddsförordning. Men nu – glad valborg!
Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
5.5 Bytalko (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 2)
19.5 AUS åttonde årsfest (https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 2)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 1)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 4)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas /sv/studentkar/frivilligarbete/sektioner/campussektionen/skrotcykelinsamling/
Fler viktiga datum: www.wappu.fi och appen Whappu.
Nyhetsbrevets innehåll
1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2018
3. Bytalko 5.5
4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).
Om er förening behöver konsultering i sista minuten ordnar vi mottagningstider på finska och engelska den 7 och 8 maj på vårt huvudkontor. Boka tid här: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).
Här finns också allmänna anvisningar för att förbereda sig för dataskyddsförordningen samt dokumentmallar för föreningarnas dataskyddsbeskrivningar och dataskyddspolicyer. Även materialet från utbildningen den 9 april finns på sidan på tre språk.
Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler börjar 4.5.2018
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.
Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.
Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:
-
Bokningar för AUS interna aktörer4.–4.5.2018.
Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12 -
Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
Hamstringen tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare). -
Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
Hamstringen tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).
Information om bokningsprocessen:
- TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
- I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
- Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik
”TILA:Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA. - Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
- Observera att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
- De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
- Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringstillfället själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
- Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
- Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
- Priserna för interna aktörer och föreningar är samma som den föregående bokningsperioden. Prislistan finns på adressen /sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/
OBS! Undantag på grund av renoveringar:
- Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas från och med 13.8.2018
- OK20 övre våningen kan inte bokas från och med 30.11.2018
- Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Takkakabinettet kan inte bokas från och med 10.12.2018
Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.
3. Bytalko lör 5.5
Skräpade du ner under valborg? Välkommen på bytalko den 5 maj från kl 14! Vi snyggar upp omgivningen i Otnäs efter valborgsfirandet. Vi plockar skräp på campus och gårdsplaner för att med gemensamma krafter satsa på trivseln i området. Den flitiga talkodagen avslutas med bastubad i Strandbastun från kl. 18. Vi bjuder också på mat och dryck.
VAD? Bytalko
VAR: Otnäs, avslutning i Strandbastun
NÄR Lör 5.5 kl. 14, bastu kl. 18
FÖR VEM: Alla Otnäsbor
PRIS: Gratis
FACEBOOK? https://www.facebook.com/events/163293011045218/
4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.
Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018 så kan du vara säker på att det kommer med på listan.
Läs också nyheten om den nya läsårskalendern: /sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/
VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.
Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).