Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 Det här är AUS föreningsbrev vecka 19/2018

Nu är det dags att börja planera höstens nya evenemangskoncept genom att boka tid och plats för ert evenemang i AUS lokalhamstring. Tänk på Otnäs natt den 6 oktober och föreningsutbildningen den 28 november när ni bokar, för det är händelser ni inte vill missa!

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
5.5 Bytalko (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
7-8.5 GDPR konsultering (punkt 4)
13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 1, läs mer)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 1, läs mer)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 4)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 6)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10 SAVE THE DATE: Otnäs natt (punkt 2)
28.11 SAVE THE DATE: Föreningsutbildning, Design Factory (punkt 3)

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds I DAG 4.5.2018
2. Konståret
3. Höstens viktiga datum
4. GDPR konsultering – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
5. Behandlingen av verksamhetsbidrag försenas
6. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
 

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds I DAG 4.5.2018
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4.–4.5.2018.
   Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
   Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
   Hamstring tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
   Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
   Hamstring tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).

Information om bokningsprocessen:

• TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
• I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
• Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik
  ”TILA:Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA.
• Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
• Observera att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
• De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
• Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringstillfället själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
• Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
• Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså sitsar på måndagar och tisdagar.
• Priserna för interna aktörer och föreningar är samma som den föregående bokningsperioden. Prislistan finns på adressen /sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/
• Observera att du bara får boka för din egen förening under lokalhamstringen.

OBS! Undantag på grund av renoveringar:

• Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas från och med 13.8.2018
• OK20 övre våningen kan inte bokas från och med 30.11.2018
• Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Takkakabinettet kan inte bokas från och med 10.12.2018

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerareller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

2. Konståret
I år firar AUS Konståret! Målet med Konståret är att visa upp hela medlemskårens kreativitet och konstnärliga verksamhet. Med detta tema hälsar vi alla ARTS studenter välkomna till vårt gemensamma Otnäscampus.

Konståret är inte bara studentkårskontorets projekt utan involverar också sektionerna och föreningarna. Årets tema syns på många sätt i studentkårens verksamhet, men framför allt vill AUS uppmuntra alla sina föreningar att uppmärksamma och föra fram konsten i sin egen verksamhet. Konsten avspeglar konstnären, så experimentera med öppet sinne!

Otnäs natt är Konstårets höjdpunkt. Den är en tvärkonstnärlig stadsfestival som består av flera delevenemang på campusområdet. Fokus ligger på studentproducerat innehåll med Aaltogemenskapen och Esbo som målgrupp. Otnäs natt ordnas den 6 oktober och vi hoppas att alla föreningar inom studentkåren deltar genom att ordna högklassiga delevenemang! Anmälningstiden börjar inom kort, så höll ögonen öppna och börja bolla idéer i föreningen.

Om du har frågor om Konståret kan du kontakta tero.uuttana (a) ayy.fi.

 

3. Höstens viktiga datum
Några datum som gäller många Aaltostudenter och föreningsaktiva har slagits fast för hösten 2018. Otnäs natt som kröner Konståret firas lördagen den 6 oktober och föreningsutbildningen som är viktig för nya föreningsfunktionärer ordnas onsdagen den 28 november. Teknologernas Mössnedläggning firas undantagsvis den 1 oktober och Teknologtraditionsveckan vecka 45.

Notera datumen i föreningens kalender redan nu! Beakta dem också när ni planerar höstens evenemangskalender och bokar lokaler.

Här kan du läsa funderingar av de ansvariga för Konståret: /sv/blog/2018/03/26/konstaret-firar-kreativiteten-inom-aalto/
Önskemål om föreningsutbildningen kan skickas till studentkårens organisationssektor: jarjestoasiat (a) ayy.fi

4. GDPR konsultering – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).

Om er förening behöver konsultering i sista minuten ordnar vi mottagningstider på finska och engelska den 7 och 8 maj på vårt huvudkontor. Boka tid här: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning  (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).

Här finns också allmänna anvisningar för att förbereda sig för dataskyddsförordningen samt dokumentmallar för föreningarnas dataskyddsbeskrivningar och dataskyddspolicyer. Även materialet från utbildningen den 9 april finns på sidan på tre språk.

Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

5. Behandlingen av verksamhetsbidrag försenas
Behandlingen av ansökningar om verksamhetsbidrag för AUS föreningar har försenats. Vi försöker slutföra poängsättningen av ansökningarna i maj och informera föreningarna om bidragsbesluten så snart som möjligt. Verksamhetsbidragen kan betalas ut när alla villkor för bidraget uppfyllts och saknade bilagor skickats till adressen jarjestoasiat (a) ayy.fi.

Efter att bidragen beviljats inleder vi efterhandsanmälningen för de föreningar som inte lämnat in sin föreningsanmälan. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister. Vi infomerar senare i föreningsbrevet om tidtabellen för efterhandsanmälningarna.

 

6. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018 så kan du vara säker på att det kommer med på listan. Mer information ger siiri.liitia(a)ayy.fi.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern:  /sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).