Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas snart. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto.

Du kan hamstra tider för perioden mån 12.8.2019 – sön 5.1.2020.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Föreningar med särställning
   Tiden börjar mån 6.5 kl. 12.00 och går ut tis 14.5 kl. 12.00.
   Hamstring tis 14.5 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
2. Övriga föreningar i första förteckningen
   Tiden börjar ons 15.5 kl. 12.00 och går ut tis 21.5 kl. 12.00.
   Hamstring tis 21.5 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

OBS! Följande förändringen har gjorts jämfört med föregående förhandsbokningsrunda: reservationer för den allaktivetslokalen, tatamisalen och föreningsrummet kan endast göras från och med den 15 maj. Förskottsbokningarna för dessa tre anläggningar måste försvaras vid den andra hamstringen den 21 maj. Detta gäller alla föreningar! Anledningen till förändringen är att försöka se till att alla föreningar har en mer lika möjlighet att reservera dessa mycket eftertraktade lokaler.

Information om bokningsprocessen: 

• I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
• Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
• Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
• De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället. Ett undantag till detta: Reservationer för den allaktivetslokalen, tatamisalen och föreningsrummet kan endast göras från och med den 15 maj. Förskottsbokningarna för dessa tre anläggningar måste försvaras vid den andra hamstringen den 21 maj. Detta gäller alla föreningar!
• Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
• Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider: PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
• Prislistan kan du hitta här: ayy.fi/sv/prislista

OBS! På grund av renoveringar finns det några undantag: Takkakabinettet, Spellokalen, Sitsköket och Takbastun kan inte bokas: 1.5.2019 – 5.1.2020.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi