Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 51/2016.

Tack för året som gått!
Detta är årets sista föreningsbrev. Det första föreningsbrevet i januari utkommer 13.1.2017.

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.
13–19.12: Lokalhamstringens bokningstid för andra föreningar i den första förteckningen
16.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Läsårsinvigning

Nyhetsbrevets innehåll

1. Vi söker föreningar som vill testa AUS nya system för föreningsanmälningar
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler går vidare – kolla hamstringstidtabellen!
3. Save the date: AYY’s association training in English 16^th of Jan 2017
4. AUS ändrar hanteringen av hittegods
5. Hämta föreningens post från AUS postfack

1. Vi söker föreningar som vill testa AUS nya system för föreningsanmälningar

 TAHLO, AUS system för att lämna in föreningsanmälningar, förnyas i början av året. Målet är att det nya systemet ska kunna tas i användning i mars 2017 för följande omgång föreningsanmälningar och ansökningar om verksamhetsbidrag. Vi hoppas att föreningarna ställer upp med testare i början av 2017. Platsen är AUS huvudkontor (Otsvängen 11, Esbo). Om din förening är intresserad av att testa systemet kan ni skicka e-post till AUS organisationssektor (jarjestoasiat@ayy.fi). På samma adress kan ni ställa tilläggsfrågor.

2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler går vidare – kolla hamstringstidtabellen!

 Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

 Du kan hamstra tider för perioden mån 9.1 – sön 13.8.2017.

 Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 7 – 30.11.2016. Tiden går ut ons 30.11.2016 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1.12–12.12.2016. Tiden börjar tors 1.12 kl. 12.00 och går ut mån 12.12 kl. 14.00. Hamstring ons 12.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–19.12.2016. Tiden börjar tis 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 19.12 kl. 14.00. Hamstring mån 19.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Lokalpriserna för 2017 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter torsdag 24.11.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

3. Save the date: AYY’s association training in English 16^th of Jan 2017

AYY’s association training in English will be held on Jan 16^th 2017 from 4 pm – 7 pm. Sign up and detailed contents of the training will be released later on so stay tuned!

4. AUS ändrar hanteringen av hittegods

Hittills har AUS tagit emot hittegods från evenemangslokalerna eller campusområdet i allmänhet – allt från kläder och ryggsäckar till värdeföremål. På grund av resursbrist kommer hittegodsservicen att upphöra i slutet av året, och AUS kontor tar inte längre emot upphittade saker.

Det här betyder att evenemangsarrangörerna i fortsättningen har ansvaret för att föra kläder och ryggsäckar som hittats i AUS lokaler eller på campuset till hittegodsbyråer eller återlämna dem till ägarna. I fortsättningen kan enbart telefoner, plånböcker, nycklar och glasögon föras till AUS serviceställe. Upphittade resekort ska återlämnas antingen till HRT:s serviceställen eller till busschaufförerna som för dem vidare till HRT.

I november–december har du alltså en sista chans att komma och söka saker du tappat bort. I slutet av december förs allt överblivet hittegods från AUS förråd till återvinningen eller sopinsamlingen.

5. Hämta föreningens post från AUS postfack

AUS postfack för föreningarna sväller över av post. Kom och hämta din förenings post så följande utdelning ryms i rätt fack!