Det här är AUS föreningsbrev vecka 6/2015. Om du vill ha AUS föreningsbrev till din e-post, beställ det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

NYHETSBREVETS INNEHÅLL
1. Ansök om verksamhetsbidrag och lämna in föreningsanmälan från och med 1.3
2. Uppdatering av Otax-administratörerna

1. ANSÖK OM VERKSAMHETSBIDRAG OCH LÄMNA IN FÖRENINGSANMÄLAN FRÅN OCH MED 1.3

Den årliga inlämningen av AUS föreningsanmälningar och verksamhetsbidragsansökningar startar om cirka en månad på söndag 1.3 och avslutas på tisdag 31.3. Varje förening som hör till AUS register måste fylla i en föreningsanmälan. Om en förening försummar sin anmälan kan den uteslutas ur registret. Endast de föreningar som hör till föreningsregistrets första förteckning kan ansöka om verksamhetsbidrag, och ansökan fungerar samtidigt som föreningsanmälan. Om du inte vet vilken förteckning din förening tillhör kan du kontakta den föreningssakkunniga.

År 2015 innebär två nyheter när de gäller bidragsutdelningen: en ny föreningsdatabas och en ny poängsättningsmodell tas i bruk (du hittar den här). Föreningsdatabasen underlättar både hanteringen av ansökningarna och föreningarnas verksamhet eftersom man inte längre behöver mata in oförändrade uppgifter på nytt varje år. Numera kopieras de från tidigare år. Denna första gång måste alla uppgifter ändå matas in manuellt, eftersom varje förening själv skapar sitt användarkonto. Därför är det mycket viktigt att alla föreningar fyller i sina uppgifter i systemet oavsett om de ansöker om verksamhetsbidrag eller inte.

Databasen testas för tillfället på AUS kontor och allt ser ut att fungera. Det nya systemet medför ändå oundvikligen oväntade överraskningar på vägen, så det lönar sig att fylla i ansökningarna och anmälningarna i god tid. Om du redan nu vet att din förening inte hinner inom utsatt tid ska du meddela den föreningssakkunniga (jarjestoasiat@ayy.fi). Av välgrundade skäl kan förlängning beviljas om man ber om det i tid, men ansökningar som utan förklaring lämnas in försenade eller bristfälliga behandlas inte.

Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt och beviljas i april-maj.

Kom ihåg! En förutsättning för verksamhetsbidraget är att föreningen har en profil på ayy.fi som den uppdaterar självständigt. Här finns anvisningar om profiluppdateringen (endast på finska) Har du problem, e-posta oss på adressen jarjestoasiat@ayy.fi. På samma adress få du också allmän tilläggsinformation och hjälp med föreningsanmälan och bidragsansökningen. Du kan också ringa telefonnumret 050520 9442. Per telefon är den sakkunniga säkrast anträffbar på vardagar kl. 10 – 14.

2. UPPDATERING AV OTAX-ADMINISTRATÖRER

Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs. Detta gäller föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.

Administratörsanmälan har förnyats och är nu mera omfattande än tidigare. Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.

Anmälan kan göras på adressen https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Mer information om Otax tjänster finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/it-tjanster/otax-www-tjanster/

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Det här är AUS föreningsbrev vecka 4/2015. Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

NYHETSBREVETS INNEHÅLL
1. Heikki Pulkkinen ansvarar för föreningsärenden 2015
2. TTER:s första ansökningsomgång för 2015 pågår!
3. Otaxkontonas administratörsanmälningar
4. Materialet från föreningsutbildningen finns på AUS webbplats
5. Föreningsrelaterade ändringar i AUS budget för år 2015

1. HEIKKI PULKKINEN ANSVARAR FÖR FÖRENINGSÄRENDEN 2015

År 2015 ansvarar Heikki Pulkkinen för föreningsärenden i AUS styrelse. Heikki studerar teknisk fysik vid Högskolan för teknikvetenskaper. Tidigare har han bl.a. varit ordförande för Fysikergillet. Förutom föreningsärenden ansvarar Heikki för campuset, och i synnerhet för boende och lokaler. Du når Heikki per e-post på adressen heikki.pulkkinen@ayy.fi och per telefon på (041)437-7542. I ärenden som gäller föreningar i allmänhet lönar det sig ändå att använda kontaktadressen jarjestoasiat@ayy.fi, där du också når den föreningssakkunniga.

Mer information om styrelsen och dess sammansättning hittar du här: /sv/kontaktuppgifter/styrelsen/

2. TTER:S FÖRSTA ANSÖKNINGSOMGÅNG FÖR 2015 PÅGÅR!

TTE-fondens första ansökningsomgång för 2015 har öppnats. Fonden kan bevilja bidrag till alla AUS-medlemmar och samfund i anslutning till studentkåren. TTE-fonden stöder verksamhet som siktar mot stjärnorna, engagerar andra, hörs och syns.

Det finns två sätt att söka bidrag: ansökningsomgångarna som ordnas cirka tre gånger om året och den fortlöpande ansökningstiden under terminerna. Under den fortlöpande ansökningsperioden kan du söka bidrag på högst 1000€, medan projektbidragen under de egentliga ansökningsomgångarna inte har någon övre gräns.

Ansökningstiden för den första omgången år 2015 går ut söndag 25.1.2015 kl 23.59. På fondens webbplats finns instruktioner för ansökningen och dess bilagor: http://tter.ayy.fi/. Bidraget söks med en webblankett som finns på adressen https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/

Ansökningstiderna för alla omgångar våren 2015 och annan information finns på TTE-fondens webbplats http://tter.ayy.fi/ Kolla också Facebooksidan på adressen www.facebook.com/tterahasto.

3. OTAXKONTONAS ADMINISTRATÖRSANMÄLNINGAR

Gällande föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.

Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs.

Administratörsanmälan har förnyats och är nu mera omfattande än tidigare. Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.

Anmälan kan göras på adressen (på engelska) https://lomake.ayy.fi/it/otax-admin-report/?lang=en

Mer information om Otax tjänster finns på adressen (på engelska) /en/associations/services/it-services/website-services-on-otax/

4. MATERIALET FRÅN FÖRENINGSUTBILDNINGEN FINNS PÅ AUS WEBBPLATS

AUS föreningsutbildningar hölls onsdag 3.12. Under utbildningarna behandlades bland annat AUS service, kommunikation, tolkning av stadgarna, mötesteknik och föreningsverksamhet i allmänhet. Materialet som användes under utbildningen finns på AUS webbplats på adressen: /sv/foreningar/tjanster/utbildning-och-kurser/foreningsutbildningar/ För tillfället finns presentationerna bara på svenska, men de översätts inom kort.

5. FÖRENINGSRELATERADE ÄNDRINGAR I AUS BUDGET FÖR ÅR 2015

AUS budget för år 2015 fastställdes 27.11 på delegationens möte 11/2014. Det förhöjda verksamhetsbidraget som beviljats föreningar och det allmänna projektbidraget som AUS delar ut ströks ur budgeten. Bägge budgetposterna var jämförelsevis små och projektbidragen användes sällan. Den lösgjorda summan på 5000 euro överfördes till verksamhetsbidragen.  Våren 2015 delas sammanlagt 67 000 euro ut till föreningarna i form av verksamhetsbidrag, varav föreningarna med särställning får 18 000 euro och de övriga föreningarna 49 000 euro.

Från och med årsskiftet styrs alla projektbidrag till TTE-fonden, som har både bättre förutsättningar att dela ut bidrag och betydligt mer att dela ut än AUS. Vem som helst som är medlem i AUS kan ansöka om bidraget, liksom studentkåren själv eller en förening eller gemenskap under den. Flera AUS-medlemmar kan också ansöka tillsammans. Bidrag beviljas för större och mindre projekt som aktiverar studenterna, livar upp gemenskapen och gör någon glad. Det finns två sätt att söka bidrag från TTE-fonden: ansökningsomgångarna som ordnas cirka tre gånger om året och den fortlöpande ansökningstiden under terminerna. Den fortlöpande ansökningstiden är endast till för små projekt (1000 euro eller mindre). Under de övriga ansökningsomgångarna är storleken på bidraget inte begränsad. Läs mer om TTE-fondens bidrag här: http://tter.ayy.fi/ Största delen av anvisningarna finns endast på finska, men ansökan kan också göras på svenska eller engelska. Närmare frågor kan riktas till TTE-fondens styrgrupp: tter@ayy.fi

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).

Det här är AUS föreningsbrev vecka 51/2014. Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Detta är årets sista föreningsbrev. Vårens första föreningsbrev utkommer fredag 16.1. Nyheter som ska ingå där skickas som vanligt senast den föregående onsdagen kl. 10. Också AUS föreningssektor tar jullov från och med 17.12. Rådgivning, tolkning av stadgar och andra allmänna tjänster fungerar normalt igen från och med 12.1. God jul och en skön ledighet!

NYHETSBREVETS INNEHÅLL
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår
2. Julens öppettider på AUS serviceställen
3. Materialet från föreningsutbildningen finns på AUS webbplats
4. Föreningsrelaterade ändringar i AUS budget för år 2015

1.  FÖRHANDSBOKNINGEN AV AUS EVENEMANGSLOKALER PÅGÅR

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – började för föreningarnas del måndagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 12.1.2015–sön 16.8.2015.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 11–30.11.2014. Tiden går ut sön 30.11.2014 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 1–9.12.2014. Tiden börjar mån 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 9.12.2014 kl. 07.59. Hamstringsjippo ordnas tis 9.12.2014 med start kl. 17.00 i AUS huvudkontor (Otsvängen 11, Stora mötesrummet i 2:a våningen)
3. Övriga föreningar i den första förteckningen 10–17.12.2014. Tiden börjar ons 10.12 kl. 8.00 och går ut ons 17.12.2014 kl. 07.59. Hamstringsjippo ons 17.12.2017 med start kl. 17.00 i sal M232 (Otsvängen 1).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-post som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista) redan på våren, så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA.
2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
5. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO har träningar i Smökki varje måndag. Undvik alltså måndagssitsar!
   2. RWBK övar i Smökki varje tisdag kl. 19–21. Undvik alltså även tisdagssitsar även om Retuperä ofta är tillmötesgående.
   3. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
8. Du beaktar väl att priserna och bokningssystemet för Smökki under sommarveckoslut skiljer sig från de andra lokalernas. Detta innebär att sommarveckosluten (fre–sön) under tiden 1.6–31.8 alltid kan bokas av alla till priser som skiljer sig från de normala och att den som först bokar får använda lokalen.
9. Priserna för alla lokaler från och med 12.1.2015 fastställs vecka 48 eller 49 vid AUS styrelsemöte. Sannolikt kommer priserna att höjas. Du kan kontrollera de nya priserna på adressen /sv/medlemmar/uthyrning-av-lokaler/ samt på TILA-systemets ingångssida.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Det svenskspråkiga användargränssnittet och anvisningarna är under arbete. Dessutom utvecklas TILA-systemet ytterligare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschef (johanna.pietilainen@ayy.fi, 050-5209434).

2. SERVICESTÄLLENAS ÖPPETTIDER UNDER JULEN OCH ÅRSSKIFTET

Serviceställena och bostadskontoret betjänar under julen och tiden kring årsskiftet enligt följande:

SERVICESTÄLLEN:

Otnäs

• fre 12.12 kl. 9–13
• fre 19.12 kl. 9–12
• vecka 52 (22–28.12) STÄNGT
• mån-tis 29–30.12 kl. 9–16
• ons 31.12 kl. 9–13
• tors 1.1.2015 STÄNGT
• fre 2.1.2015 kl. 9–16
• mån 5.1.2015 kl. 9–16
• tis 6.1.2015 STÄNGT
• från och med ons 7.1.2015 öppet som vanligt vardagar kl. 9–16

Nycklar till evenemangslokaler udner julveckan ska hämtas TORSDAG 18.12 eller senast fredag 19.12. (OBS! öppet fredag endast kl. 9–12)

Arabia

• 20.12.2014–6.1.2015 STÄNGT

Tölö

• 19.12.2014–6.1.2015 STÄNGT

BOSTADSKONTORET:

• fre 12.12 STÄNGT
• fre 19.12 – sön 28.12. STÄNGT
• mån–ons 29–31.12 öppet som vanligt
• tors 1.1.2015 STÄNGT
• fre 2.1.2015 kl. 9–16
• mån 5.1.2015 kl. 12–16
• tis 6.1.2015 STÄNGT
• från och med ons 7.1.2015 öppet som vanligt

3. MATERIALET FRÅN FÖRENINGSUTBILDNINGEN FINNS PÅ AUS WEBBPLATS

AUS föreningsutbildningar hölls onsdag 3.12. Under utbildningarna behandlades bland annat AUS service, kommunikation, tolkning av stadgarna, mötesteknik och föreningsverksamhet i allmänhet. Materialet som användes under utbildningen finns på AUS webbplats på adressen: /sv/foreningar/tjanster/utbildning-och-kurser/foreningsutbildningar/ För tillfället finns presentationerna bara på svenska, men de översätts inom kort.

Tack till alla deltagare!

4. FÖRENINGSRELATERADE ÄNDRINGAR I AUS BUDGET FÖR ÅR 2015

AUS budget för år 2015 fastställdes 27.11 på delegationens möte 11/2014. Det förhöjda verksamhetsbidraget som beviljats föreningar och det allmänna projektbidraget som AUS delar ut ströks ur budgeten. Bägge budgetposterna var jämförelsevis små och projektbidragen användes sällan. Den lösgjorda summan på 5000 euro överfördes till verksamhetsbidragen.  Våren 2015 delas sammanlagt 67 000 euro ut till föreningarna i form av verksamhetsbidrag, varav föreningarna med särställning får 18 000 euro och de övriga föreningarna 49 000 euro.

Från och med årsskiftet styrs alla projektbidrag till TTE-fonden, som har både bättre förutsättningar att dela ut bidrag och betydligt mer att dela ut än AUS. Vem som helst som är medlem i AUS kan ansöka om bidraget, liksom studentkåren själv eller en förening eller gemenskap under den. Flera AUS-medlemmar kan också ansöka tillsammans. Bidrag beviljas för större och mindre projekt som aktiverar studenterna, livar upp gemenskapen och gör någon glad. Det finns två sätt att söka bidrag från TTE-fonden: ansökningsomgångarna som ordnas cirka tre gånger om året och den fortlöpande ansökningstiden under terminerna. Den fortlöpande ansökningstiden är endast till för små projekt (1000 euro eller mindre). Under de övriga ansökningsomgångarna är storleken på bidraget inte begränsad. Läs mer om TTE-fondens bidrag här: http://tter.ayy.fi/ Största delen av anvisningarna finns endast på finska, men ansökan kan också göras på svenska eller engelska. Närmare frågor kan riktas till TTE-fondens styrgrupp: tter@ayy.fi

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk. Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, tfn 050 520 9442).