Uthyrning av lokaler


Kategorier

6.4.2018

Föreningsbrev vecka 15/2018

Föreningar, Föreningsbrev, Utbildning och kurser, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 15/2018

Valborg närmar sig, men innan dess lönar det sig att se till att föreningens dataskyddsärenden är i ordning genom att delta i utbildningen den 9 april. Anmälningstiden går ut på fredag.

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
9.4 kl. 15.30–19.30 Utbildning om EU:s nya dataskyddsförordning (punkt 1, anmälan senast 6.4)
16.4 Turneringen A!-spelen i Otahalli (punkt 3)
18.4 Aalto Open Air (punkt 4)
22.4 OtaHoas ansökningstid för klubbrum går ut (punkt 6)
29.4 Hullu Jussi (punkt 5, anmälning av kontroller senast 24.4)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 7)

Nyhertsbrevets innehåll
1. Utbildning den 9 april: Dataskyddslagstiftningen revideras, är din förening redo?
2. Lägg till föreningens evenemang i valborgskalendern och den nya appen Whappu!
3. A!-spelen!
4. Aalto Open Air 2018
5. Håll en kontroll på Hullu Jussi
6. OtaHoas har två lediga lokaler för föreningar
7. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
8. Renoveringar pågår i många av AUS evenemangslokaler

 

1. Utbildning den 9 april: Dataskyddslagstiftningen revideras, är din förening redo?

Alla organisationer som behandlar personuppgifter ska tillämpa EU:s nya dataskyddsförordning från och med maj. Lagen gäller också alla föreningar inom AUS. På utbildningen får du lära dig vad du som föreningsfunktionär absolut måste veta om den nya dataskyddsförordningen (GDPR=General Data Protection Regulation).

Utbildningen ordnas i Aalto-universitetets lärcenter i Otnäs måndagen den 9 april kl. 15.30–19.30. Vi inleder med kaffeservering, själva föreläsningen är kl. 16–18 och workshopparna kl. 18.15–19.30.  I workshopparna är avsikten att gå igenom de viktigaste dokumenten och diskutera god praxis i anslutning till dataskydd. Om du inte kan komma kan du behändigt delta i den strömmade föreläsningen (kl. 16.00–18.00). Ordföranden och de centrala funktionärer som behandlar medlemmarnas personuppgifter (t.ex. medlemsregister, evenemangsanmälningar) kan med fördel delta.

Utbildningens huvudsakliga språk är finska, men i en av workshopparna komprimeras de viktigaste poängerna på engelska. Evenemanget ordnas i samarbete med Teknikens Akademikerförbund TEK och Studentkåren vid Helsingfors universitet.

Mer info om workshopparna och evenemanget: https://www.facebook.com/events/769005286629302/
Direkt till anmälningen, sista anmälningsdag fre 6.4: https://www.lyyti.fi/reg/GDPRluento_9418

 

2. Lägg till föreningens evenemang i valborgskalendern och den nya appen Whappu!

Jäynätävlingen och Futurice presenterar Whappu-appen som höjer valborgsstämningen från och med 11.4. I appen finns en evenemangskalender där ni kan lägga till öppna evenemang, och de här evenemangen kommer också att synas i valborgskalendern på adressen wappu.fi.

Lägg till ert evenemang på adressen www.wappu.fi och ladda ner Whappu i din appbutik från och med 11.4!

Kontakt wappu(a)wappu.fi.

 

3. A!-spelen!

Nu är det dags för högskolorna att mäta sina krafter och ta reda på vem som har de bästa bollspelarna! AUS motionskommitté LTKM ordnar den stora turneringen A!-spelen där högskolorna sätter ihop varsitt lag och tävlar mot varandra. Turneringen hålls i Otahalli den 16 april mellan klockan 9 och 16. Lagen tävlar i korgboll, innebandy, futsal, volleyboll och ultimate. Lagen kan delta i så många grenar de vill.

Anmälning och tilläggsinfo i Facebookevenemanget: https://www.facebook.com/events/208661209900787

Vad: A!-spelen
Var. Otahalli
När: 16.4 kl. 9–16

Med vänlig hälsning,
Roope Pääkkönen

Idrottstutoransvarig
Aalto-universitetets studentkår
roope.paakkonen(a)ayy.fi | +358 40 0184339

 

4. Aalto Open Air 2018

Aalto Open Air är tillbaka onsdagen den 18 april! Alvarsplatsen fylls av en utomhusfestival med toppenuppträdanden och riktig festivalkänsla. I år tar festen inte slut med festivalen! Vi bygger upp en tältby på Alvarsplatsen där alla studenter är välkomna med sina tält för att tillbringa natten sovande och festande på universitetets gårdsplan. Festen blir oförglömlig, så ta dina vänner och kom! Dessutom belönas gruppen som komponerat den bästa tälthelheten med en gratis bokning i AUS lokaler, så det lönar sig att satsa allt.

Facebook: https://www.facebook.com/events/167896853866470/

VAD: Aalto Open Air
VAR: Alvarsplatsen
NÄR: 18.4.2018 kl. 16–22
VAD KOSTAR DET: Inget!
VARFÖR: För att det är dags att inleda festivalsäsongen och Wappen

Med vänlig hälsning,
Katri Mäki-Kullas

Kommunikation, Samfundskommitté Aava ’18
Aalto-universitetets studentkår (AUS)
 +358 400 345 052 | katri.maki-kullas(a)ayy.fi

 

5. Håll en kontroll på Hullu Jussi

Wappen är på väg och därmed närmar sig också efterlängtade och traditionella Hullu Jussi, i år med en Approtwist™!

Evenemanget är en tipspromenad där lag bestående av 4–10 personer rör sig i Otnäsområdet natten till valborgsmässoaftons afton och samlar markeringar på sin karta från olika kontroller. Nu har er förening (eller ert kompisgäng) möjlighet att följa tävlingen från första parkett och marknadsföra er själva i form av en kontroll!

Fram till 24.4 kan ni anmäla er för att hålla en kontroll på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/. Om er förening inte har något klubbrum och ni vill hålla kontrollen inomhus ska ni anmäla er så snabbt som möjligt och kontakta arrangörerna. Vi försöker ordna lokaler.

Som belöning bjuder vi föreningen bakom den bästa kontrollen på en generös (och läcker) wappenkorg och en gratis bastubokning under återstoden av året.

TL;DR:

VAD: Kontroll på Hullu Jussi!
VAR: Runtom i Otnäs
NÄR: 29.4.2018 kl. 21.30-1.00, efter phuxarnas spex och startskottet
ANMÄLNING: fram till 24.4 på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/

Mer information ger Teknologkulturdirektörerna

Paavo Hietala och Elena Pitkänen
paavo.hietala(at)ayy.fi
elena.pitkanen(at)ayy.fi

 

6. OtaHoas har två lediga lokaler för föreningar

OtaHoas (den gemensamma boendekommittén för Hoas studentbostäder i Otnäs) har två allmänna klubblokaler lediga för att förvaltas av föreningar. Lokalerna ligger på adresserna Bistervägen 10 AB och Servi-Maijas väg 3 A.

Ingen hyra tas ut för lokalerna, och det går att få stöd för att ta dem i bruk. Föreningarna kan använda lokalerna som de själva vill så länge användningen främjar invånarverksamheten. Lokalerna lämpar sig inte för användning nattetid.

Ansökningsanvisningar och mer info finns på adressen https://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2018/

Anvisningarna är endast på finska. Vid behov kan du kontakta boendekommittén https://otahoas.ayy.fi/en/asukastoiminta/yhteystiedot/.


7. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil. Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018  så kan du vara säker på att det kommer med på listan.


8. Renoveringar pågår i många av AUS evenemangslokaler

Renoveringen av fastigheterna på Bistervägen 3, 5 och 7 i Otnäs framskrider enligt planerna och projektet har redan kommit halvvägs i den totala tidtabellen. Renoveringen påverkar också de många evenemangslokalerna i fastigheterna.

Från och med ingången av april renoveras följande lokaler: Gorsu, Byns vardagsrum och Tatamisalen. I slutet av juni inleds dessutom renoveringen av Allaktivitetslokalen och Spellokalen.

Renoveringarna medför utmaningar för evenemangsarrangörerna, men tålamodet belönas med ännu trivsammare och mer funktionella lokaler. Om du har frågor eller kommentarer om AUS evenemangslokaler eller renoveringarna kan du kontakta lokalsektorn på adressen tilat(at)ayy.fi.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

26.1.2018

Föreningsbrev vecka 5/2018

Föreningar, Föreningsbrev, Studentkår, Utbildning och kurser, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 5/2018

Nyhetsbrevets innehåll

1. Anmäl dig till köksutbildningen i Servin Mökki
2. Aaltos AllWell-enkät 1–16.2
3. Information relaying request on the Aalto AllWell Survey, 1st to 16th of February

 

1. Anmäl dig till köksutbildningen i Servin Mökki

Vill du eller din förening ordna fest i Smökki och kocka maten själva? Behöver du hjälp med att laga mat i ett storkök?
Det finns en lösning på problemet: Smökkis köksutbildning.

Följande utbildningar ordnas ons 31.1 kl. 17 och tors 1.2 kl. 18.

Anmäl dig senast kl. 15 dagen före utbildningen med det här formuläret: https://lomake.ayy.fi/tilat/ilmoittautuminen-servin-mokin-keittiokoulutukseen/

OBS! Utbildningen har ett begränsat antal platser. Utbildningarna ordnas på finska.

Mer info från köksutbildarringen på adressen keittiokouluttajat (a) list.ayy.fi
Om du har problem med anmälningen kan du kontakta servicechefen (riitu.nuutinen (a) ayy.fi, 050 520 9450).

 

 

 

2. Försäljning och utdelning till föreningarna av begagnad ljud-, ljus-, foto- och annan utrustning på OUBS Studio tisdagen den 30 januari

OUBS säljer och ger bort begagnad elektronik och annan utrustning som föreningen äger eller förvaltar till andra föreningar inom AUS. Utrustningen säljs eller skänks som sådan utan garantier eller returrätt. Den kan inte reserveras på förhand och överlåts inte till återförsäljare. Tillställningen är endast för AUS föreningarnas företrädare. Om möjligt ordnar vi senare en tillställning för privatpersoner.

Platsen är OUBS Studio i källaren vid Bistervägen 1 tisdagen den 30 januari kl. 17.00–19.30.

 

3. Aaltos AllWell-enkät 1–16.2

För ett år sedan visade enkäten AllWell att 20 % av studenterna vid Aalto, dvs. dubbelt så många som riksgenomsnittet, riskerade bli utbrända. Årets AllWell kan du besvara mellan torsdagen den 1 februari och den 16 februari. Enkäten är personlig och skickas till alla andra årets kandidatstuderande och första årets magisterstuderande. Enkäten är ett viktigt verktyg i AUS intressebevakning, så vi hoppas att så många som möjligt svarar. Vi hoppas särskilt att ämnesföreningarna informerar sina medlemmar om enkäten. Som en liten morot får den som svarar individuell respons om sina studiefärdigheter några veckor efter att svarstiden löpt ut!

15.12.2017

Föreningsbrev vecka 51/2017

Föreningar, Föreningsbrev, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 51/2017

 

Nyhetsbrevets innehåll 

  1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler

 

  1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 8.1 – sön 12.8.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer 9–30.11.2017.
    Tiden går ut tors 30.11.2017 kl. 23.59.
  2. Föreningar med särställning 1–12.12.2017.
    Tiden börjar fre 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 12.12 kl. 14.00.
    Hamstring tis 12.12 kl. 16.30 i AUS huvudkontoret.
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–18.12.2017.
    Tiden börjar ons 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 18.12 kl. 14.00.
    Hamstring mån 18.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här:

https://tila.ayy.fi/calendar/?fd=08012018;ld=12082018;r=1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25,26,27,30,31,32,33,34,35,36

Information om bokningsprocessen:

  1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
  4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
  6. De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
    1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
    2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
  9. Lokalpriserna för AUS:s föreningar gäller ända fram till den 12.8.2018. Prislistan kan du hitta här: /sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/
  10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila at ayy.fi.

OBS! På grund av renoveringar finns det några undantag:

  • Gorsu kan inte bokas: 8.1.-12.8.2018
  • Tatamisalen kan inte bokas: 1.4.-12.8.2018
  • Ossinkulma kan inte bokas: 1.5.-12.8.2018

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).

 

7.12.2017

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2017

Föreningar, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 8.1 – sön 12.8.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer 9–30.11.2017.
    Tiden går ut tors 30.11.2017 kl. 23.59.
  2. Föreningar med särställning 1–12.12.2017.
    Tiden börjar fre 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 12.12 kl. 14.00.
    Hamstring tis 12.12 kl. 16.30 i AUS huvudkontoret.
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–18.12.2017.
    Tiden börjar ons 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 18.12 kl. 14.00.
    Hamstring mån 18.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

  1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
  4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
  6. De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
    1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
    2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
  9. Lokalpriserna för AUS:s föreningar gäller ända fram till den 12.8.2018. Prislistan kan du hitta här: fi/sv/prislista
  10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

OBS! På grund av renoveringar finns det några undantag:

  • Gorsu kan inte bokas: 8.1.-12.8.2018
  • Tatamisalen kan inte bokas: 1.4.-12.8.2018
  • Ossinkulma kan inte bokas: 1.5.-12.8.2018

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

1.12.2017

Föreningsbrev vecka 49/2017

Föreningar, Föreningsbrev, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 49/2017

Sign up for the association training in English: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

7.12 AUS föreningsutbildning på engelska, AUS kontor: 

Nyhetsbrevets innehåll 

  1. Sign up open for AYY’s association training in English on 7th of December
  2. Studerandenas jubileumståg
  3. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2017!

 

  1. Sign up open for AYY’s association training in English on 7th of December

AYY’s association training in English will be held on 7th of December from 4 pm to 7 pm at AYY’s office (Otakaari 11, Espoo (upstairs)).

The training will include communications and the basics for association work, but you can also wish for specific topics.

The target group is English speaking association actives and the space is limited (approx. 20 persons), so please attend only if you are in the target group. Max. 4 persons per association.

If there are more than four persons in your association’s actives that are in the target group and they wish to participate, please contact the organizational affairs specialist Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi) and we will work something out.

You can sign up here: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/ 

Sign up closes on Tuesday 5th of Dec at 8 am.

 

  1. Studerandenas jubileumståg

Huvudstadsregionens studerande firar Finlands självständighetsdag 6.12 på traditionellt sätt med ett gemensamt självständighetståg. Alla är välkomna med och evenemanget bjuder på facklor och ljus vid starten. Föreningar kan delta i tåget med sin egen officiella fana.

Anvisningar och tidtabell finns på adressen https://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/juhlakulkue-2017/.  Facebookevenemanget finns på adressen https://www.facebook.com/events/124333588235604/.

Som vanligt bjuder AUS på följande tjänster:

Taxi för fanorna:

Föreningens fana ska föras till servicestället (Otsvängen 11) senast måndag 4.12.2016 kl. 16.00 OCH antecknas i transportlistan. Var noga med att anteckna fanan i listan eftersom endast de fanor som finns på listan tas med. Fanorna förs tillbaka till samma ställe där de ska hämtas senast fredag 8.12.

Bärselar och marskalksband i Finlands färger:

Studentkåren lånar ut ett begränsat antal bärselar för fanor och blåvita marskalksband som passar alla fanor. Bokningar i den ordning de kommer in på arkisto at ayy.fi, utrustningen finns vid uppställningsplatsen på evenemangsdagen.

Under tåget kan fanbärarna och marskalkerna tryggt lämna sina väskor i en bil som kör till Senatstorget. När ni lämnar in fanorna för transporten tillbaka får ni också sakerna ni lämnat i förvar. Fanbärare och marskalker ska inte ha väskor under sina uppdrag. En transport tillbaka till Otnäs ordnas för de snabbaste med början kl. 18.15.

Vid slutet av evenemanget kommer AYY-medlemmar att erbjudas ett begränsat antal bussöverföringar till Otaniemi. Den första bussen lämnar klockan 18.30 på senatstorget.

 

 

  1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 1.12.2017!

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 1 december. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 8.1 – sön 12.8.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer 9–30.11.2017.
    Tiden går ut tors 30.11.2017 kl. 23.59.
  2. Föreningar med särställning 1–12.12.2017.
    Tiden börjar fre 1.12 kl. 12.00 och går ut tis 12.12 kl. 14.00.
    Hamstring tis 12.12 kl. 16.30 i AUS huvudkontoret.
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–18.12.2017.
    Tiden börjar ons 13.12 kl. 00.00 och går ut mån 18.12 kl. 14.00.
    Hamstring mån 18.12 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här:

https://tila.ayy.fi/calendar/?fd=08012018;ld=12082018;r=1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25,26,27,30,31,32,33,34,35,36

Information om bokningsprocessen:

  1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
  4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
  6. De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
    1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
    2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
  9. Lokalpriserna för AUS:s föreningar gäller ända fram till den 12.8.2018. Prislistan kan du hitta här: fi/sv/prislista
  10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

OBS! På grund av renoveringar finns det några undantag:

  • Gorsu kan inte bokas: 8.1.-12.8.2018
  • Tatamisalen kan inte bokas: 1.4.-12.8.2018
  • Ossinkulma kan inte bokas: 1.5.-12.8.2018

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).

3.11.2017

Föreningsbrev vecka 45/2017

Föreningar, Föreningsbrev, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 45/2017

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

28.11 AUS föreningsutbildning på finska, Design Factory
7.12 AUS föreningsutbildning på engelska, AUS kontor

Nyhetsbrevets innehåll 

  1. Stark misstanke om drogning av en person i Otnäs / Säkerhet under studentevenemang
  2. #LuovutusAalto vol. 2 pågår hela november

 

  1. Stark misstanke om drogning av en person i Otnäs / Säkerhet under studentevenemang

Aalto-universitetets studentkår (AUS) har fått en anmälan om ett misstänkt fall av drogning av en person under ett gemensamt evenemang ordnat av föreningar inom AUS och Studentkåren vid Helsingfors universitet 2.11 i Servin Mökki. Evenemanget avbröts som följd av händelsen.

Arrangörerna kontaktade omedelbart AUS, varefter också AUS representant besökte platsen. Arrangörerna iakttog heltäckande säkerhetsanvisningar enligt vilka evenemanget ordnades. Arrangörerna agerade exemplariskt då de försäkrade sig om offrets säkerhet och avbröt evenemanget omedelbart och kontrollerat. Personen fördes med ambulans till sjukhus och mår nu bra. AUS och HUS har varit i tät kontakt med de föreningar som ordnade evenemanget och fortsätter följa upp situationen. Föreningarnas eget meddelande finns här: https://www.facebook.com/events/225829981282545/permalink/235793573619519/

Vår allas säkerhet är en sak som vi aldrig ska ge avkall på, och vars och ens personliga integritet måste tryggas. Om det ändå sker övertramp ska man omedelbart ingripa i alla slags trakasserier och andra typer av hotfullt beteende. Det här gäller både utomstående personer och medlemmar i studentgemenskapen. Om man vill ordna ett evenemang bara för studerande kan man till exempel kräva att alla som vill komma in visar upp sitt studentkort. Inga personer som beter sig på ett sätt som oroar eller hotar de övriga deltagarna ska släppas in på ett evenemang, oavsett om det är slutet eller öppet för alla.

En situation som oroar eller får någon att känna sig otrygg är alltid allvarlig. Om en farlig situation uppstår är det viktigt att veta hur man ska handla. Personer som är hotfulla eller kränker andras personliga integritet ska avlägsnas från evenemanget. I hotfulla situationer ska evenemanget avbrytas omedelbart. Arrangörerna ska se till att vara förberedda på farliga situationer. Det här innebär åtminstone att försäkra sig om brandsäkerheten och en fungerande passerkontroll samt vara beredd på hotfullt beteende. Det lönar sig att alltid läsa användningsreglerna även om lokalen skulle vara välbekant. Håll utrymningsvägarna fria och skyltade och kontrollera att släcknings- och förstahjälputrustningen finns på rätt plats. Det bästa sättet att förebygga störande beteende är att

– komma överens om vem som ansvarar för passerkontrollen,
– se till att evenemanget inte sväller ut okontrollerat,
– komma överens om spelreglerna i hotfulla situationer,

– och minimera uppenbara risker (t.ex. gömma saxar, verktyg, köksredskap o. dyl.)

AUS förhåller sig allvarligt till alla trakasserier och farliga situationer på studentevenemang. Misstänkta brott mot en persons hälsa ska alltid anmälas till polisen. På så sätt kan vi tillsammans visa att trakasserier och våld på studentkårens och studentföreningarnas evenemang inte tolereras i någon form.

I situationer där deltagarnas hälsa är hotad ska offrens säkerhet alltid tryggas och nödcentralen larmas. Vi hoppas att ingen någonsin tvekar att omedelbart kontakta nödcentralen i farliga situationer. Vi hoppas också att alla farliga situationer och trakasserifall anmäls till AUS. På så sätt kan vi tillsammans förhindra att problemen sprider sig.

Läs också AUS och Aaltoprästernas anvisning om krissituationer och eftervård i studentgemenskapen. Anvisningen innehåller råd för att möta en chockad människa och för att ordna fortsatt hjälp, och syftet är att ge en handlingsmodell och kontaktuppgifter i fall av plötsliga uppskakande situationer, kriser. Länk till anvisningen:https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615842

Din kontaktperson vid AUS:

Rådgivning för föreningar
Ahto Harmo, kommunikations- och föreningssakkunnig, ahto.harmo at ayy.fi, 050 520 9442.

Trakasseriombud
Du kan kontakta trakasseriombuden om du upplevt eller observerat trakasserier i universitetssamfundet. All kontakt sker konfidentiellt. Trakasseriombuden ger råd och samtalshjälp, och hjälper vid behov med att reda ut situationen.

Lauri Jurvanen, socialpolitisk sakkunnig, trakasseriombud, lauri.jurvanen at ayy.fi eller hairinta-mies at ayy.fi, 050 520 9418.

Elli-Noora Kaurila, intressebevakningssakkunnig, trakasseriombud, elli-noora.kaurila at ayy.fi eller hairinta-nainena at ayy.fi, 050 520 9445

 

2. #LuovutusAalto vol. 2 pågår hela november

Rädda liv – alldeles runt hörnet!

Blodtjänst ordnar ett blodgivningstillfälle på tisdag 7.11.2017 kl. 11–16 i Palaver-salen i Dipoli på adressen Otsvängen 24. Välkommen!

Varje vardag behövs nästan tusen frivilliga blodgivare i Finland för att cirka 50 000 svårt sjuka patienter ska få den vård de behöver varje år. Därför utmanar Aalto-universitetets studentkår alla sina organisationer och föreningar att ge blod för allas vårt bästa!

Höstens kampanj inleddes 2.10 och du kan ge blod fram till 30.11. Precis som i våras vinner de föreningar som gett mest blod totalt sett och i förhållande till medlemsantalet en kväll i en AUS-bastu och ett diplom från FRK. Dessutom får blodgivarna ett halarmärke från Finlands Röda Kors i samband med blodgivningen. Grupper som med minst 10 bloddonationer under hela året får också ett diplom och ett omnämnande på Blodtjänsts webbplats.

Läs deltagaranvisningarna och registrera er BlodGrupp: /sv/blog/2017/10/05/luovutusaalto-vol-2/

Följ och också Facebookevenemanget: https://www.facebook.com/events/1932875113700076/

Föreningar som hittills anmält sig i AUS system: Korsets gille, Träförädlingsgillet, Aalto Predators, Inkubio, Processteknologerna, Automations- och systemteknikgillet och Teknologspexet (Veijon Luovutus). Dessutom har Elingenjörsgillet anmält sig genom Blodtjänst.

Nu tävlar vi och skickar det goda vidare! J

Mer information från informatören: katarina.vesikko@ayy.fi

 

 VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).