Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Det här är AUS föreningsbrev vecka 21/2018
De första lokalhamstringsomgångarna är avklarade och nu gäller det att meddela de fastslagna datumen till läsårskalendern (punkt 3). Hamstringen för föreningar i den första förteckningen inleds i dag fredag (punkt 1). Vi påminner också ännu en gång om EU:s dataskyddsförordning som träder i kraft om en vecka fredagen den 25 maj (punkt 2). Soligt veckoslut!
Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 1 och närmare anvisningar)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 2 och anvisningssidor)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 3)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
5.9 Save the date: Aalto Day One
1.10 Save the date: Mössnedläggningen
6.10 Save the date: Otnäs natt (http://otaniemenyo.fi/)
28.11 Save the date: Föreningsutbildning, Design Factory
Nyhetsbrevets innehåll
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår
2. GDPR – checklista för dataskyddsförordningen
3. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
4. Otnäs natt 6.10 söker delprogram
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler, den så kallade lokalhamstringen, inleds för föreningarna i den första förteckningen fredagen den 18 maj 2018. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.
Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.
Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:
-
Bokningar för AUS interna aktörer 19.4–4.5.2018.
Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12 -
Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
Hamstring tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232). -
Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
Hamstring tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).
Läs mer om bokningen: /sv/blog/2018/04/20/forhandsbokningen-av-aus-evenemangslokaler-inleds-snart/
Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.
2. GDPR – checklista för dataskyddsförordningen
Förordningen träder i kraft om en vecka den 25 maj. Se till att er förening vidtagit åtminstone följande åtgärder:
- Ni har dataskyddsbeskrivningar för era personuppgiftsregister
- Det finns direkta länkar till beskrivningarna från formuläret för insamling av personuppgifter
- Personuppgiftsbiträdena känner till det korrekta sättet att behandla personuppgifter (t.ex. att det finns en dataskyddspolicy och den har lästs)
- Registren har lagrats på ett säkert sätt
- Gamla onödiga uppgifter har strukits ur registren
- Ni är beredda på att ta emot begäranden om uppgifter från personerna i registret – ni vet hur uppgifterna ska skickas till personerna.
AUS har sammanställt anvisningar på webbplatsen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (kräver inloggning med Aalto-användarnamn). Där finns de viktigaste punkterna i förordningen, tips för insamlingen av evenemangsanmälningar, utbildningsmaterial, dokumentmallar och vanliga frågor.
Om ni har frågor om GDPR eller vill ha era dataskyddsdokument kontrollerade kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.
3. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–2010 – sista anmälningsveckan
Ni har bara en vecka på er att anmäla föreningens evenemang till AUS läsårskalender 2018–2019. Fyll allra senast nu i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2
Lägg till ditt evenemang senast söndagen den 27 maj.
Observera att evenemangsuppgifterna från exceltabellen endast förs in i AUS föreningskalender. Vi samlar in uppgifter om kontaktpersonerna enbart för att kunna reda ut eventuella oklarheter – uppgifterna trycks inte i kalendern och sparas inte för något annat ändamål.
Frågor kan ställas till siiri.liitia (a) ayy.fi.
4. Otnäs natt 6.10 söker delprogram
Otnäs natt är en tvärvetenskaplig, avgiftsfri campusfestival som ordnas för första gången lördagen den 6 oktober. Alla intresserade föreningar inom AUS kan delta genom att ordna kreativt program.
Otnäs natt består av flera delevenemang som ordnas av studenter, och vi söker nu arrangörer för dem. Delprogrammet kan bestå av vad som helst så länge det har något att göra med konstnärlig verksamhet – en utställning, livemusik, en dansworkshop eller till exempel poesikaraoke. Bara fantasin och fysikens lagar sätter gränserna!
AUS erbjuder arrangörerna gratis lokaler. Dessutom kan man få ekonomiskt stöd för evenemangen från AUS och TTE-fonden i samarbete.
Läs mer om Otnäs natt och anmäl dig som arrangör: http://otaniemenyo.fi/
Mer info: tero.uuttana (a) ayy.fi
VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.
Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).