NOTICE OF MEETING
Aalto University Student Union Representative Council 2/2011
Time: March 16th, 2011 at 17 pm
Location: KY-talo, Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, Helsinki
Aalto University Student Union’s Representative Council convenes for a meeting (2/2011) on Wednesday March 16th at 17 pm in the KY-talo (Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, Helsinki).
The meeting will address the matters on the docket.
Helsinki March 9th 2011
Atte Harjanne
Chairperson
AGENDA
Aalto University Student Union
Representative Council 2/2011
Time March 16th, 2011 at 17 pm
Location KY-talo, Pohjoinen Rautatiekatu 21 B, Helsinki
1. Opening of the Meeting
2. Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and who are present
3. Recording lawfulness and quorum of the meeting
4. Summoning two scrutinizer of the minutes and two counter of votes
5. Confirming the agenda
6. Announcements
1. Hallitus on edellisessä kokouksessa ilmoitetun jälkeen kokoontunut seuraaviin kokouksiin, tarkastetut pöytäkirjat ovat nähtävillä ylioppilaskunnan internetsivuilla ./
Hallituksen kokous 3/2011 (28.1.2011);
Hallituksen kokous 4/2011 (4.2.2011);
Hallituksen kokous 5/2011 (11.2.2011);
Hallituksen kokous 6/2011 (18.2.2011);
Hallituksen kokous 7/2011 (25.2.2011);
Hallituksen kokous 8/2011 (4.3.2011).
2. SYL:n hallituksen varapuheenjohtaja Jarno Lappalaisen katsaus liiton ajankohtaisiin asioihin.
7. Financial Information
Talousjohtaja esittelee kokouksessa talouskatsauksen.
Esitys
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi talousjohtajan talouskatsauksen.
8. Selection of an Audit Firm
Edustajisto päätti kokouksessaan 11/2010 16.12.2010 valtuuttaa taloustoimikunnan valmistelemaan tilintarkastusyhteisön valitsemisen alkuvuodelle 2011.
Taloustoimikunta on valmistellut asiaa ja esittää, että ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisönä jatkaa KMPG, vastuullisena tilintarkastajana KHT Heidi Vierros.
Esitys
Edustajisto päätti valita ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisöksi vuodelle 2011 KMPG:n, vastuullisena tilintarkastajana KHT Heidi Vierros.
9. Information from the Board
Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa sekä liitteen 9.1 mukaisen tiivistelmän ja liitteen 9.2 mukaisen viilatun version hallituksen kokouksessaan 7/2011 hyväksymästä hallitusohjelmasta ”Kädet ilmaan 2011 – Perusteellinen Ohjelma, Listaus Koitoksista Uusista”.
Esitys
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan, liitteen 9.1 mukaisen tiivistelmän ja liitteen 9.2 mukaisen viilatun version hallituksen kokouksessaan 7/2011 hyväksymästä hallitusohjelmasta ”Kädet ilmaan 2011 – Perusteellinen Ohjelma, Listaus Koitoksista Uusista”.
10. Policy concerning the Internationalisation of the Aalto University
Aalto-yliopisto sekä AYY korostavat kansainvälisyyden merkitystä toiminnassaan. Jotta ylioppilaskunta voi olla täysipainoisesti mukana vaikuttamassa kansainväliseen toimintaan Aalto-yliopistossa, on tärkeää saada AYY:n virallinen linja näihin asioihin. Lopullinen, hyväksytty linja, ohjaa AYY:n toimijoita kansainvälisessä vaikuttamisessa Aallon suuntaan.
Esitys
Edustajisto päätti hyväksyä liitteen 10 mukaisen linjapaperin kansainvälistymisestä Aallossa.
11. Appointment of a selection team of the Aino magazine editor-in-chief
Aino-lehden päätoimittaja Anna Munsterhjelm on irtisanoutunut tehtävästään 14.8.2011 alkaen. Linjapaperi ylioppilaslehti Ainosta määrää, että edustajisto valitsee Aino-lehden päätoimittajan. Uuden päätoimittajan valintaprosessi on käynnistettävä mahdollisimman nopeasti. Valintaprosessia hoitamaan voidaan nimittää työryhmä, jonka tehtävänä on valmistella ja julkaista hakuilmoitus, suorittaa hakijoiden esikarsinta saatujen hakemusten perusteella, haastatella jatkoon valitut hakijat ja tehdä edustajistolle esitys päätoimittajan valinnasta.
Esitys
Edustajisto päätti perustaa Aino-lehden päätoimittajan valintatyöryhmän liitteen 11 mukaisella toimenkuvalla ja toimikaudella sekä nimittää valintatyöryhmän jäseniksi seuraavat henkilöt:
- Edustajiston jäsen 1
- Edustajiston jäsen 2
- Ainon toimitusneuvoston jäsen 1
- Ainon toimitusneuvoston jäsen 2
- Henna Mattila, AYY:n hallituksen viestinnästä vastaava
12. First handling of the Student Union rules modification in the following parts: Purpose of the Union, Eligibility, General Vote, Quorum and the Size of the Board
Ylioppilaskunnan sääntöjä on tarkasteltu vaalijärjestyksen luonnostelutyön yhteydessä ja sääntöihin on syytä tehdä joitakin tarkennuksia.
Sääntötoimikunta päätti vuoden ensimmäisessä kokouksessaan perjantaina 18.2. sääntömuutosten ja vaalijärjestyksen valmisteluprosessista. Työn tulokset esiteltiin edustajistolle iltakoulussa 1.3. sekä hallitukselle aamukoulussa 2.3. Hallitus käsitteli sääntömuutoksia ja vaalijärjestysluonnosta kokouksessaan 4.3. ja esittää edustajistolle sääntöjä muutettavan liitteen 12 mukaisesti. Edustajiston keskuudesta ei ole nostettu esille muita tarpeita muuttaa sääntöjä. Lisäksi esityksessä on vuoden 2010 hallituksen kokouksessaan 56/2010 31.12.2010 tekemä, ylioppilaskunnan tarkoitusta koskeva, sääntömuutosesitys.
Sääntöjen muuttamisesta on päätettävä kahdessa (2) vähintään kahden (2) viikon väliajoin pidettävässä edustajiston kokouksessa. Tällaisen päätöksen tekemiseen vaaditaan, että sitä kummassakin kokouksessa kannattaa vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) läsnä olevista edustajiston jäsenistä. Päätös on alistettava yliopiston rehtorin vahvistettavaksi.
Esitys
Edustajisto päätti hyväksyä 1. käsittelyssä liitteen 12 mukaiset muutokset ylioppilaskunnan sääntöihin.
13. Approval of the Election Rules
AYY kaipaa uutta vaalijärjestystä, jonka mukaisesti valittaisiin syksyllä 2011 uusi edustajiston kahden vuoden toimikaudelle.
Sääntötoimikunta päätti vuoden ensimmäisessä kokouksessaan perjantaina 18.2. sääntömuutosten ja vaalijärjestyksen valmisteluprosessista. Työn tulokset esiteltiin edustajistolle iltakoulussa 1.3. sekä hallitukselle aamukoulussa 2.3. Hallitus käsitteli sääntömuutoksia ja vaalijärjestysluonnosta kokouksessaan 4.3. ja esittää edustajistolle hyväksyttäväksi liitteen 13 mukaista vaalijärjestystä.
Esitys
Edustajisto päätti hyväksyä liitteen 13 mukaisen vaalijärjestyksen.
14. Startup of the Strategy Project
Vuonna 2010 hyväksyttiin edustajistossa ylioppilaskunnan Arvopaperi. Arvopaperissa päätettiin ylioppilaskunnalle sen arvot sekä toiminnan tarkoitus. Tätä Arvopaperia on edustajiston hyväksymän toimintasuunnitelman sekä hallituksen hyväksymän hallitusohjelman mukaisesti päätetty jatkaa laatimalla ylioppilaskunnalle strategia pitkäaikaisemman kehityksen tueksi. Strategia tulee määrittämään ylioppilaskunnan tulevaisuuden toimintakentän ja kehityssuunnat tuleville vuosille. Tämän strategian mukainen toteuttamissuunnitelma tullaan laatimaan projektin jälkeen.
Esitys
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi strategiaprojektin projektisuunnitelman sekä valtuuttaahallituksen käynnistämään projekti siten, että projektin työryhmiin avataan haku edustajiston jäsenille ja projektin etenemisestä raportoidaan edustajistolle säännöllisesti.
15. Report on listing the documents of TTER and operational development of the Fund
Edustajisto päätti kokouksessaan 1/2011 seuraavasti:
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi, että yliopistolain 30 §:n mukaisesti ylioppilaskunnan toiminnan ja asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta.
Lisäksi edustajisto päätti velvoittaa hallituksen luetteloimaan kaikki Teekkaritoiminnan edistämisrahaston vuonna 2010 laatimat tai vastaanottamat asiakirjat ja toimittamaan luettelon tiedoksi AYY:n edustajiston kokoukseen sekä perustelemaan, mikäli osa TTER:n laatimista tai vastaanottamista asiakirjoista on osittain tai kokonaan ei-julkisia.
Lisäksi edustajisto päätti pyytää TTER:n johtokunnalta selontekoa siitä, miten johtokunta aikoo kehittää rahaston toimintaa erityisesti avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen liittyen.
Hallituksen puheenjohtaja osallistui 23.2.2011 Teekkaritoiminnan edistämisrahaston johtokunnan vuoden ensimmäiseen kokoukseen, missä aiheita käsiteltiin.
Rahaston laatimien ja vastaanottamien asiakirjojen luetteloinnin toteuttavat AYY:n arkistonhoitaja ja johtokunnan sihteeri. Luetteloinnin valmistuttua se tuodaan hallituksen ja sitä kautta myös edustajiston tietoon. On todennäköistä, että luettelo valmistuu vasta edustajiston huhtikuun kokoukseen.
Johtokunta perusti kokouksessaan työryhmän valmistelemaan rahaston kehitystoimenpiteitä sekä tuottamaan pyydetyn selonteon edustajistoa varten. Työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran 3.3.2011.
Kokouksessaan 8/2011 4.3. hallitus päätti esittää edustajistolle katsauksen TTER:n asiakirjojen luetteloinnin ja rahaston toiminnan kehittämistä koskevan selonteon tilanteeseen.
Esitys
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen katsauksen TTER:n asiakirjojen luetteloinnin ja rahaston toiminnan kehittämistä koskevan selonteon tilanteeseen.
16. Board answers to proposals made by the Council in the previous meeting 1/2011
Edustajisto hyväksyi kokouksessaan 1/2011 kaksi pontta hallitukselle. Edustajiston työjärjestyksen mukaisesti hallituksen on vastattava kirjallisesti edustajiston hyväksymään ponteen viimeistään ensimmäisessä edustajiston kokouksessa, johon mennessä on tullut kuluneeksi yli 30 päivää ponnen hyväksymisestä.
3. Hallituksen vastaus Peltolan esittämään ja Turusen muutoksella hyväksyttyyn ponteen:
Tämän ponnen hyväksyessään edustajisto velvoittaa hallituksen osoittamaan AYY:n sitoutumisen seksuaalivähemmistöjensä oikeuksien puolustamiseen. Teema tulee myös ottaa huomioon ylioppilaskunnan tasa-arvosuunnitelmaa laadittaessa.
Useat ylioppilaskunnat (HYY, ÅAS, TYY) ovat osoittaneet tällä tavoin solidaarisuutensa piirissään toimivia seksuaalivähemmistöjen edustajia – joita AYY:lla edustaa yhdistysrekisterin yhdistys Queer Aalto – kohtaan. Erityisen ajankohtaisen kysymyksestä tekee lokakuussa 2010 jäsentensä koskemattomuutta puolustanutta Oulun yliopiston ylioppilaskuntaa vastaan tehty polttopulloisku, jonka AYY tuomitsi yhdessä muiden ylioppilaskuntien kanssa.
Esitys
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen vastauksen Peltolan esittämään ja Turusen muutoksella hyväksyttyyn ponteen:
Seksuaalivähemmistöjen oikeuksien puolustaminen on erinomaisen tärkeä ja ajankohtainen asia.
AYY:n lakisääteinen tasa-arvosuunnitelma valmistuu vuoden 2011 aikana. Myös seksuaalivähemmistöjen oikeuksien puolustaminen huomioidaan suunnitelman laatimisen yhteydessä.
Lisäksi hallitus tarkastelee mahdollisuutta järjestää AYY:n jäsenten yhteinen osallistuminen kesällä järjestettävään Helsinki Pride –tapahtumaan.
Mitä tulee seksuaali- tai muiden vähemmistöjen oikeuksien puolustamisen tukemiseen esimerkiksi erinäisten järjestöjäsenyyksien kautta – hallituksen tietojen mukaan edustajiston varapuheenjohtaja Peltola ja edustajiston jäsen Tulamo ovat hahmotelleet listaa erilaisista järjestöistä, joihin AYY voisi kuulua tai olla kuulumatta. Hallitus kuuntelee mielellään edustajiston ajatuksia järjestöjäsenyyksiin liittyen ja arvioi erilaisten järjestöjen jäsenyyksien hyötyä edunvalvonnan keinoina tai tehokeinoina tarkemmin kevään aikana.
4. Hallituksen vastaus Tulamon esittämään ponteen:
Tämä ponnen hyväksyessään edustajisto velvoittaa hallituksen selvittämään vaihtoehtoja korvata edustajille matkakorvauksia kokouksiin osallistumisesta ja tuomaan esityksen seuraavaan edustajiston kokoukseen.
Esitys
Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen vastauksen Tulamon ponteen:
Erilaisina vaihtoehtoina edustajiston jäsenten matkakorvauksiin suhtautumiselle hallitus esittelee seuraavat:
1. Matkakorvauksia ei makseta.
2. Matkakorvaukset maksetaan vaaliliitoille siten, että vaaliliitoille tilitetään puolivuosittain yksi kappale halvimman opiskelijahintaisen matkalipun kustannukset seutualueella jokaista kokouksessa läsnä ollutta edaattoria kohti. Mikkelissä tai muissa Aalto-yliopiston filiaaleissa opiskeleville ja asuville edustajiston jäsenille korvataan täydet matkakulut Helsinkiin. Vaaliliittojen tulee itse toimittaa oikeat tiedot läsnä olleiden edaattoreiden määristä eri kokouksissa kootusti pääsihteerin ohjeiden mukaisesti.
Vuotuinen kustannusarvio: (1,69 * 45 * 10) + (40 * 10) = 1160,5 € + käsittelyyn kuluva työaika
3. Jokainen edustajiston jäsen voi halutessaan veloittaa kuitilla omat todelliset matkakulunsa AYY:n keskustoimistolle AYY:n virallisella menotositteella. Tällöin edustajiston jäsenelle korvataan matkakulut halvimman opiskelijahintaisen matkalipun mukaan.
Vuotuinen kustannusarvio: 0 – 2000 € + käsittelyyn kuluva työaika
Lisäksi hallitus toivoo, että mahdollisesti käyttöönotettavien matkakorvausten rajoittaminen koskemaan ainoastaan edustajiston kokouksia ei ainakaan vähennä iltakoulujen osallistujamääriä.
17. Approval of regulations concerning the Ribbon of the Union
Hallitus päätti kokouksessaan 34/2010 perustaa tunnustyöryhmän ja valtuuttaa sen tekemään esityksen ylioppilaskunnan virallisista väreistä ja tunnuksista edustajistolle.
Tunnustyöryhmä on valtuutuksensa nojalla valmistellut edustajiston hyväksyttäväksi nauhaohjesääntöä (liite 17).
Esitys
Edustajisto päätti hyväksyä liitteen 17 mukaisen nauhaohjesäännön.
18. Other business
19. Closing of the meeting