Inlämningen av föreningsanmälan och ansökan om verksamhetsbidrag börjar 1.3 kl. 12 och avslutas på måndag 3.4 kl. 12.
Alla föreningar som verkar inom AUS ska fylla i en föreningsanmälan. Föreningar som underlåtit att fylla i anmälan två gånger i rad eller som fyllt i anmälan på ett klart bristfälligt sätt kan strykas ur AUS föreningsregister. Enbart de föreningar som hör till första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag. Vilken förteckning en förening tillhör går att kontrollera i TAHLO-systemet när det öppnas 1.3 och fram till dess hos organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi).
Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt i april. Om eventuella förseningar meddelas separat.
Mer information om ansökningsprocessen finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/. Där finns bland annat poängsättningsmodellen för utdelningen av verksamhetsbidrag och bidragens storlek under tidigare år. Om du har frågor, kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Den föreningssakkunniga når du också på telefonnumret 050 520 9442, helst vardagar kl. 10–14 (med undantag av torsdagar).
Obs! Finansiering för alla projekt som faller utanför den ordinarie verksamheten och för nya idéer kan sökas från TTE-fonden (http://tter.ayy.fi/).
Användning av föreningsdatabasen TAHLO
Du lämnar in en föreningsanmälan och ansöker om verksamhetsbidrag genom att använda tjänsten Tahlo (Toiminta-avustusten hakulomake – Ansökningsblankett för verksamhetsbidrag). Systemet finns på adressen http://tahlo.ayy.fi/.
OBS! Eftersom anmälan och ansökan om verksamhetsbidrag i år lämnas in genom uppdaterade TAHLO går det inte längre att fylla i uppgifter i det gamla systemet. Uppgifterna från tidigare år kopieras till det nya systemet. Det nya systemet öppnas när tiden för inlämning av föreningsanmälningar och ansökningar om verksamhetsbidrag börjar.
Du loggar in med föreningens egna användar-ID. Inloggningsuppgifterna är desamma som under föregående ansökningsomgång. Om du glömt uppgifterna kan du återställa dem på https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ så att de nya uppgifterna skickas till den e-postadress föreningen uppgett som sin gemensamma adress. I problematiska fall kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Om föreningen saknar användar-ID ska ni omedelbart kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi) som skapar användar-ID. Ett allmänt tips är att spara lösenordet till TAHLO eftersom föreningen kommer att behöva det också nästa år.
Fyll noggrant i alla uppgifter. Uppgifterna för tidigare år har kopierats från det gamla systemet. Basuppgifterna för 2016 (föreningens namn, adress osv) har kopierats till detta år, så du behöver inte fylla i alla fält på nytt. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketterna låses 3.4 kl. 12, så du behöver inte göra allt på en gång. Programmet sparar ändringar innan du lämnar en flik i blanketten! Du noterar väl att föreningen själv inte kan fylla i vissa punkter i blanketterna (till exempel den kategori i föreningsregistret som föreningen tillhör). Organisationssektorn fyller i dessa punkter.
Om du uplever problem med tjänsten, till exempel stavfel eller andra konstigheter, kan du rapportera dem till adressen jarjestoasiat at ayy.fi. Vi försöker vara på alerten till exempel ifall systemet skulle krascha, men om ni rapporterar problem kan vi säkert reagera snabbare.
Ny punkt i blanketten för särställda föreningar
OBS! I år ska föreningar med särställning fylla i den nya fliken ”Särställning”, som är obligatorisk för alla föreningar med särställning. I fliken ska föreningarna berätta hur de i nuläget uppfyller föreningsreglementets villkor för särställning. Uppgifterna används för att granska särställningen och utveckla studentkårens föreningsliv. Uppgifterna under fliken Särställning påverkar inte ansökan om verksamhetsbidrag, men verksamhetsbidrag som eventuellt beviljats föreningar med särställning betalas inte ut om uppgifterna inte uppgetts.
Om du endast gör en föreningsanmälan utan att ansöka om verksamhetsbidrag
behöver du:
* aktuella stadgar
* verksamhetsberättelsen från 2016
* verksamhetsplanen för 2017
* listan över funktionärer
Fyll i flikarna Allmänt (en General), Styrelse, (en Board) Lokaler (en Facilities) och Bilagor (en Attachments). Föreningar med särställning ska också fylla i fliken Särställning (en Special Status). Fliken Ansökan (en Application) kan lämnas orörd.
Om du även ansöker om verksamhetsbidrag
behöver du
* aktuella stadgar
* verksamhetsberättelsen från 2016
* bokslutet, balansräkningen och resultaträkningen för 2016
* verksamhetsplanen för 2017
* budgeten för 2017
* listan över funktionärer
Om något dokument försenas till exempel på grund av årsmötets datum ska du meddela oganisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi) i god tid! Tilläggstid kan beviljas av grundad orsak. Uteblivna handlingar kan minska bidragsbeloppet.
Fyll noggrant i alla flikar, särskilt Ansökan om verksamhetsbidrag. Verksamhetsbidragen delas ut med hjälp av poängsättningsmodellen för verksamhetsbidrag: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Besvara alla frågor. Poängen tilldelas direkt utgående från svaren.
Ett villkor för utbetalningen av verksamhetsbidrag är en föreningsprofil på AUS webbplats. Profilen måste översättas åtminstone till det andra inhemska (finska eller svenska) och engelska. Det är viktigt att alla föreningars profiler finns på webbplatsens alla tre språkversioner. Profilerna behöver inte översättas till alla tre språken. Två av tre räcker. Till exempel finns den finskspråkiga profilen på den finskspråkiga sidan (ayy.fi) och på engelska på den engelsk- och den svenskspråkiga sidan. Översättningarna publiceras under rubriken Translate this Document eller Translations i balken Languages i högra kanten av redigeringssidan.
Varje förening ansvarar själv för uppdateringen och översättningen av sin profil. Om det inte finns någon i föreningen som kan ett av de inhemska språken (finska eller svenska), ta kontakt med den föreningssakkunniga.
Du kan redigera profilen genom att logga in på adressen /wp-admin/. I regel är sidans användar-ID den förkortning som föreningen använder om sig själv. Om du glömt lösenordet kan du återställa det på inloggningssidan. Användarnamnen är i regel kopplade till föreningsstyrelsens epostlista, så bekräftelsemejlet borde skickas till den. Vid problem kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi)