Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Det här är AUS föreningsbrev vecka 13/2017
OBS! Du kan lämna in föreningsanmälningar och ansöka om verksamhetsbidrag nu på adressen https://tahlo.ayy.fi.
Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.
29.3: Deadline för anmälningar om Otaxadministratörerna (se 2)
3.4 kl. 12: Ansökningstiden för verksamhetsbidrag och anmälningstiden för föreningar går ut! https://tahlo.ayy.fi (se 1)
19.4: Aalto Open Air (se 3)
29.4: Hullu Jussi (se 5)
21.4–30.4: Wapparenan: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9: Läsårsinvigning
Nyhetsbrevets innehåll
- Föreningsanmälningar kan lämnas in och verksamhetsbidrag sökas 1.3 kl. 12 – 3.4 kl. 12
- Otaxadministratörerna ska anmälas senast 29.3
- Aalto Open Air 19.4 och frivilligrekrytering!
- Chans att sälja föreningens halarmärken
- Håll en kontroll på Hullu Jussi
- Tävling för föreningarna – den mest internationaliserade föreningen belönas!
- Föreningsanmälningar kan lämnas in och verksamhetsbidrag sökas 1.3 kl. 12 – 3.4 kl. 12
Alla föreningar inom AUS ska fylla i en föreningsanmälan. Föreningar som underlåtit att fylla i anmälan två gånger i rad eller som fyllt i anmälan på ett klart bristfälligt sätt kan strykas ur AUS föreningsregister. Enbart de föreningar som hör till första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag. Vilken förteckning en förening tillhör går att kontrollera i TAHLO-systemet när det öppnas 1.3 och fram till dess hos organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi).
Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt i april. Om eventuella förseningar meddelas separat.
Mer information om ansökningsprocessen finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/. Där finns bland annat poängsättningsmodellen för utdelningen av verksamhetsbidrag och bidragens storlek under tidigare år. Om du har frågor, kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Den föreningssakkunniga når du också på telefonnumret 050 520 9442, helst vardagar kl. 10–14 (med undantag av torsdagar).
Obs! Finansiering för alla projekt som faller utanför den ordinarie verksamheten och för nya idéer kan sökas från TTE-fonden (http://tter.ayy.fi/).
Användning av föreningsdatabasen TAHLO
Du lämnar in en föreningsanmälan och ansöker om verksamhetsbidrag genom att använda tjänsten Tahlo (Toiminta-avustusten hakulomake – Ansökningsblankett för verksamhetsbidrag). Systemet finns på adressen http://tahlo.ayy.fi/.
OBS! Eftersom anmälan och ansökan om verksamhetsbidrag i år lämnas in genom uppdaterade TAHLO går det inte längre att fylla i uppgifter i det gamla systemet. Uppgifterna från tidigare år kopieras till det nya systemet. Det nya systemet öppnas när tiden för inlämning av föreningsanmälningar och ansökningar om verksamhetsbidrag börjar.
Du loggar in med föreningens egna användar-ID. Inloggningsuppgifterna är desamma som under föregående ansökningsomgång. Om du glömt uppgifterna kan du återställa dem på https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ så att de nya uppgifterna skickas till den e-postadress föreningen uppgett som sin gemensamma adress. I problematiska fall kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi). Om föreningen saknar användar-ID ska ni omedelbart kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi) som skapar användar-ID. Ett allmänt tips är att spara lösenordet till TAHLO eftersom föreningen kommer att behöva det också nästa år.
Fyll noggrant i alla uppgifter. Uppgifterna för tidigare år har kopierats från det gamla systemet. Basuppgifterna för 2016 (föreningens namn, adress osv) har kopierats till detta år, så du behöver inte fylla i alla fält på nytt. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketterna låses 3.4 kl. 12, så du behöver inte göra allt på en gång. Programmet sparar ändringar innan du lämnar en flik i blanketten! Du noterar väl att föreningen själv inte kan fylla i vissa punkter i blanketterna (till exempel den kategori i föreningsregistret som föreningen tillhör). Organisationssektorn fyller i dessa punkter.
Om du upplever problem med tjänsten, till exempel stavfel eller andra konstigheter, kan du rapportera dem till adressen jarjestoasiat at ayy.fi. Vi försöker vara på alerten till exempel ifall systemet skulle krascha, men om ni rapporterar problem kan vi säkert reagera snabbare.
Ny punkt i blanketten för särställda föreningar
OBS! I år ska föreningar med särställning fylla i den nya fliken ”Särställning”, som är obligatorisk för alla föreningar med särställning. I fliken ska föreningarna berätta hur de i nuläget uppfyller föreningsreglementets villkor för särställning. Uppgifterna används för att granska särställningen och utveckla studentkårens föreningsliv. Uppgifterna under fliken Särställning påverkar inte ansökan om verksamhetsbidrag, men verksamhetsbidrag som eventuellt beviljats föreningar med särställning betalas inte ut om uppgifterna inte uppgetts.
Om du endast gör en föreningsanmälan utan att ansöka om verksamhetsbidrag
behöver du:
* gällande stadgar
* verksamhetsberättelsen från 2016
* verksamhetsplanen för 2017
* listan över funktionärer
Fyll i flikarna Allmänt, Styrelse, Lokaler och Bilagor. Föreningar med särställning ska också fylla i fliken Särställning. Fliken Ansökan kan lämnas orörd.
Om du även ansöker om verksamhetsbidrag
behöver du:
* gällande stadgar
* verksamhetsberättelsen från 2016
* bokslutet, balansräkningen och resultaträkningen för 2016
* verksamhetsplanen för 2017
* budgeten för 2017
* listan över funktionärer
Om något dokument försenas till exempel på grund av årsmötets datum ska du meddela organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi) i god tid! Tilläggstid kan beviljas av grundad orsak. Uteblivna handlingar kan minska bidragsbeloppet.
Fyll noggrant i alla flikar, särskilt Ansökan om verksamhetsbidrag. Verksamhetsbidragen delas ut med hjälp av poängsättningsmodellen för verksamhetsbidrag: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Besvara alla frågor. Poängen tilldelas direkt utgående från svaren.
Ett villkor för utbetalningen av verksamhetsbidrag är en föreningsprofil på AUS webbplats. Profilen måste översättas åtminstone till det andra inhemska (finska eller svenska) och engelska. Det är viktigt att alla föreningars profiler finns på webbplatsens alla tre språkversioner. Profilerna behöver inte översättas till alla tre språken. Två av tre räcker. Till exempel finns den finskspråkiga profilen på den finskspråkiga sidan (ayy.fi) och på engelska på den engelsk- och den svenskspråkiga sidan. Översättningarna publiceras under rubriken Translate this Document eller Translations i balken Languages i högra kanten av redigeringssidan.
Varje förening ansvarar själv för uppdateringen och översättningen av sin profil. Om det inte finns någon i föreningen som kan ett av de inhemska språken (finska eller svenska), ta kontakt med den föreningssakkunniga.
Du kan redigera profilen genom att logga in på adressen /wp-admin/. I regel är sidans användar-ID den förkortning som föreningen använder om sig själv. Om du glömt lösenordet kan du återställa det på inloggningssidan. Användarnamnen är i regel kopplade till föreningsstyrelsens epostlista, så bekräftelsemejlet borde skickas till den. Vid problem kan du kontakta organisationssektorn (jarjestoasiat at ayy.fi)
- Otaxadministratörerna ska anmälas senast 29.3.
Gällande föreningar som har webbsidor eller användarkonton på AUS webbhotelltjänst Otax.
Otaxkontonas administratörer ska anmälas senast 29.3. Inloggningsuppgifterna för konton utan anmäld administratör kommer att låsas 1.4 och webbsidorna stängs.
Samtidigt ska anmälaren kontrollera de applikationer som körs, de användare som har tillgång till kontot osv. Närmare anvisningar finns på anmälningsblanketten. Reservera tillräckligt med tid för att lämna in anmälan och kontrollera webbsidorna.
Anmälan kan göras på adressen https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Mer information om Otax och andra IT-tjänster som AUS erbjuder föreningarna finns på adressen https://otax.fi/.
- Aalto Open Air 19.4 och frivilligrekrytering!
I år inleds våren med en smäll då Aalto Open Air ordnas för första gången i Otnäs! Ta med dig vänner, farbröder, kusiner och vitaminer till Alvarsplatsen 19.4 från kl. 16 och framåt!
På plats finns två scener där olika band håller fiilisen på topp under hela evenemanget. Don Johnson Big Band, Toot Toot och Boston Promenade uppträder, liksom en hisnande huvudartist som du kan få reda på om du följer evenemanget ;). På plats finns även annat festivalprogram, food trucks, och Aalto Festivals pop up-utbud.
Kickstarta din wappen-fiilis och kom och njut av våren!
Festen fortsätter på Täffäs efterfest från klockan 22 framåt!
Evenemanget är ett samarbete mellan AUS, Aalto-universitetet, Aava och April Jazz.
Facebook: https://www.facebook.com/events/722121711301800/
Frivilliga söks för Aalto Open Air och efterfesten
För att åstadkomma ett oförglömligt spektakel behöver vi ordningsvakter både på själva evenemanget och efterfesten. Dessutom söker vi några frivilliga som kan sköta garderoben och baren på efterfesten.
Välkommen med bakom kulisserna på det största och bästa evenemanget någonsin!
Sök senast 11.4 genom http://lomake.ayy.fi/aava/aalto-open-air-volunteers-2017/
- Sälj föreningens halarmärken!
Vårens märkesmarknader närmar sig och vi hoppas på ett så heltäckande utbud som möjligt av gillenas och föreningarnas halarmärken. Försäljningarna inför Wappen ordnas på tisdag 18.4 i Kandidatcentret och onsdag 19.4 på Aalto Open Air.
Teknologsektionen sköter märkesförsäljningen, sätter in inkomsterna på ert konto och lämnar tillbaka de osålda märkena. För att täcka eventuellt svinn tar Teknologsektionen en provision på 5 procent av försäljningsinkomsterna.
Anmäl ert halarmärke till försäljningen på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/merkkimyynti-2017-badge-sales-2017/. Anmälningstiden går ut på söndag 9.4.
Märkena ska levereras till AUS huvudkontor under tiden 11–13.4 och närmare information om hur det går till skickas senare till dem som anmält sina märken.
Observera att märkesförsäljning endast är möjlig genom föreningar, inte privatpersoner.
Kontakta Teknologkulturdirektörerna om ni har frågor:
Johanna Kuronen (johanna.kuronen at ayy.fi)
Tyko Viertiö (tyko.viertio at ayy.fi)
- Håll en kontroll på Hullu Jussi!
Wappen är på väg och därmed närmar sig också efterlängtade och traditionella Hullu Jussi!
Under evenemanget avverkar lagen på 4–10 personer olika kontroller runtom i Otnäs och tävlar om titeln som det galnaste laget. Nu har er förening (eller ert kompisgäng) möjlighet att följa tävlingen från första parkett i form av en kontroll!
Fram till 25.4 kan ni anmäla er för att hålla en kontroll på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/. Om er förening inte har något klubbrum och ni vill hålla kontrollen inomhus ska ni anmäla er så snabbt som möjligt och kontakta arrangörerna. Vi försöker ordna lokaler.
Som belöning bjuder vi föreningen bakom den bästa kontrollen på en generös (och läcker) wappenkorg och en gratis bastubokning under återstoden av året.
TL;DR:
VAD: Kontroll på Hullu Jussi!
VAR: Runtom i Otnäs
NÄR: 29.4.2016 kl. 21.30-1.00, efter phuxarnas spex och startskottet
ANMÄLNING: fram till 25.4 på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/
Mer information ger Teknologkulturdirektörerna
Tyko Viertiö och Johanna Kuronen
tyko.viertio(a)ayy.fi
johanna.kuronen(a)ayy.fi
6. Tävling för föreningarna – den mest internationaliserade föreningen belönas!
Hur kan vår förening bli mera internationell? AUS ordnar en tävling för föreningar och belönar den förening som utvecklat sin verksamhet mest under år 2017. Föreningarna får själva välja hur de vill internationaliseras och öppna upp möjligheter för internationella studerande att delta. Den som behöver inspiration hittar tips i vår ABC-handbok som utformats som stöd för internationaliseringen.
Den förening som utvecklat sin verksamhet mest belönas på AUS föreningsutbildning i december 2017 med ära, berömmelse och en gratis kväll i en AUS-bastu. Vi belönar inte en förening som redan nu är väldigt internationell, utan den förening som mest utvecklat sin verksamhet i en mera internationell riktning. Anmäl föreningen till tävlingen genom länken nedan, planera tillsammans hur ni vill integrera det internationella perspektivet i er verksamhet och bered er på att rapportera om utvecklingen i november 2017. I rapporten ska ni genom konkreta exempel visa vad ni gjort under året till exempel i anslutning till mottagandet av nya studerande, er kommunikation eller era evenemang, och vad ni lärt er på vägen.
VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?
Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.
Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).