Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 18/2017

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

21.4–30.4: Wapparenan: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9: Läsårsinvigning

Nyhetsbrevets innehåll

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2017!
2. Tävling för föreningarna – den mest internationaliserade föreningen belönas!
3. Participate and propose your events to Otaniemi Free Space!

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2017!

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 4 maj. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 14.8 – sön 7.1.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4–3.5.2017.
   Tiden går ut ons 3.5.2017 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 4–12.5.2017.
   Tiden börjar tors 4.5 kl. 12.00 och går ut fre 12.5 kl. 14.00.
   Hamstring fre 12.5 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–19.5.2017.
   Tiden börjar lör 13.5 kl. 00.00 och går ut ons 19.5 kl. 14.00.
   Hamstring fre 19.5 kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   22. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   23. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Lokalpriserna för 2017 gäller tills 7.1.2018.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta servicechefen: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

2. Tävling för föreningarna – den mest internationaliserade föreningen belönas!

Hur kan vår förening bli mera internationell? AUS ordnar en tävling för föreningar och belönar den förening som utvecklat sin verksamhet mest under år 2017. Föreningarna får själva välja hur de vill internationaliseras och öppna upp möjligheter för internationella studerande att delta. Den som behöver inspiration hittar tips i vår ABC-handbok som utformats som stöd för internationaliseringen.

Den förening som utvecklat sin verksamhet mest belönas på AUS föreningsutbildning i december 2017 med ära, berömmelse och en gratis kväll i en AUS-bastu. Vi belönar inte en förening som redan nu är väldigt internationell, utan den förening som mest utvecklat sin verksamhet i en mera internationell riktning. Anmäl föreningen till tävlingen genom länken nedan, planera tillsammans hur ni vill integrera det internationella perspektivet i er verksamhet och bered er på att rapportera om utvecklingen i november 2017. I rapporten ska ni genom konkreta exempel visa vad ni gjort under året till exempel i anslutning till mottagandet av nya studerande, er kommunikation eller era evenemang, och vad ni lärt er på vägen.

Anmäl er till tävlingen här.

 

3. Participate and propose your events to Otaniemi Free Space!

Otaniemi Free Space is a student-led, community-based cultural space and test platform in the former ADD LAB space (address: Sähkömiehentie 4 G), which will be open between April 7th and May 27th 2017.

We now invite you or your community to join in on the activities and produce content in the space. The activities organized can be anything from an art installation to a lecture event, or from a bike repair workshop to a music concert. The main focus, however, is welcoming everyone, doing things together and learning from others. We especially encourage collaboration between different parties in Otaniemi and students at Aalto University. You can also come and volunteer in the project.

We will offer the venue (space for events, projects and exhibitions as well as a kitchen), different types of equipment (a projector, PA systems etc) and will advertise your event or project on our social media page and our website.

You’re warmly welcome to join us!

Check out our various spaces and calendar

https://www.facebook.com/ofreespace/ or http://ofree.space/

 

DO YOU WANT YOUR OWN NEWS IN THIS NEWSLETTER?

Send your short text to us by Wednesday 10:00 AM, into the address tiedotteet (a) ayy.fi. The news will be translated, so you can send them only in a single language if you wish.

The information in the newsletter is edited by the AYY association and communications specialist, Ahto Harmo (ahto.harmo (a) ayy.fi, phone: 050 520 9442).