IT-tjänster


Kategorier

1.6.2018

Föreningsbrev vecka 23/2018

Föreningar, Föreningsbrev, IT-tjänster, Stipendier för föreningar, Yhdistystiedote Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 Det här är AUS föreningsbrev vecka 23/2018

 Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
29.6. Föreningsanmälan deadline (punkt 1)
5.9 Save the date: Aalto Day One
1.10 Save the date: Mössnedläggningen
6.10 Save the date: Otnäs natt (punkt 4)
28.11 Save the date: Föreningsutbildning, Design Factory

Nyhetsbrevets innehåll
1. Verksamhetsbidragen 2018 och saknade föreningsanmälningar
2. Studiepoäng för aktiva
3. Berätta om dina idéer för AUS påverkansarbete
4. Otnäs natt 6.10 söker delprogram
5. GDPR – checklista för dataskyddsförordningen
6. Studenterna på Borgbacken

 

1. Verksamhetsbidragen 2018 och saknade föreningsanmälningar
Verksamhetsbidragen för år 2018 har beviljats och beloppen finns på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/verksamhetsbidrag-2018/
Verksamhetsbidragen betalas ut när alla villkor för bidraget uppfyllts. För största delen av föreningarna utfärdas en betalningsorder nästa vecka. Betalningen syns på det konto som uppgetts i tjänsten TAHLO uppskattningsvis i slutet av juni.

Om föreningen har brister i sin profil på AUS webbplats eller något annat inte stämmer kontaktar vi er i ärendet i början av juni. Enligt anvisningarna inför ansökningsomgången ska profilen vara uppdaterad för att verksamhetsbidraget ska kunna betalas ut.  Vi kontaktar inte föreningen när det gäller bilagor som fått tilläggstid, utan bilagorna ska lämnas in enligt anvisning före verksamhetsbidraget kan betalas ut.

Föreningar som ännu inte lämnat in sin föreningsanmälan för 2018 ska göra det under tiden 6.6 kl. 12.00–29.6 kl. 12.00 på adressen https://tahlo.ayy.fi/. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister.

Tilläggsanvisningar om föreningsanmälan: /sv/blog/2018/02/28/inlamningen-av-foreningsanmalan-och-ansokan-om-verksamhetsbidrag/

 

2. Studiepoäng för aktiva
Hej alla studentkårsaktiva!

Ni som varit aktiva i Aalto-universitetets studentkår (till exempel i sektionerna), i någon av studentkårens föreningar (som styrelsemedlem eller funktionär) eller som studentrepresentanter i universitetets förvaltning år 2017! Ni kan få studiepoäng för ert arbete.

Studieprestationen (3 sp) inkluderar ett seminarium för kollegialt lärande och en rapport där ni reflekterar över vad ni lärt er genom uppdraget.

Läs mer om kursen: https://mycourses.aalto.fi/course/view.php?id=19730

AUS har konsekvent betonat organisationsaktivitetens betydelse för utvecklingen av individens kompetens och välkomnar därför Aalto-universitetets beslut att bevilja studiepoäng för organisationserfarenhet. Mer information ger AUS sakkunniga för utbildningspolitik, Minna Mäkitalo (minna.makitalo(a)ayy.fi), som varit med och påverkat kursens utformning.

 

3. Berätta om dina idéer för AUS påverkansarbete
I år ser Aalto-universitetets studentkår över sina policydokument. Många policydokument som nu är separata kommer att sammanslås till ett dokument. I vilka samhällsfrågor borde vi uttryckligen vara aktiva?

Genom den här enkäten kan du bidra med nya idéer och initiativ i beredningen av policydokumentet.
https://lomake.ayy.fi/vaikuttaminen/beratta-om-dina-ideer-for-aus-paverkansarbete/

Svarstiden går ut 31.7. 

 

4. Otnäs natt 6.10 söker delprogram
Otnäs natt är en tvärvetenskaplig, avgiftsfri campusfestival som ordnas för första gången lördagen den 6 oktober. Alla intresserade föreningar inom AUS kan delta genom att ordna kreativt program.

Otnäs natt består av flera delevenemang som ordnas av studenter, och vi söker nu arrangörer för dem. Delprogrammet kan bestå av vad som helst så länge det har något att göra med konstnärlig verksamhet – en utställning, livemusik, en dansworkshop eller till exempel poesikaraoke. Bara fantasin och fysikens lagar sätter gränserna!

AUS erbjuder arrangörerna gratis lokaler. Dessutom kan man få ekonomiskt stöd för evenemangen från AUS och TTE-fonden i samarbete.

Läs mer om Otnäs natt och anmäl dig som arrangör: http://otaniemenyo.fi/

Mer info: tero.uuttana (a) ayy.fi

 

5. GDPR – checklista för dataskyddsförordningen
Förordningen trädde i kraft den 25 maj. Se till att er förening vidtagit åtminstone följande åtgärder:

  • Ni har dataskyddsbeskrivningar för era personuppgiftsregister
  • Det finns direkta länkar till beskrivningarna från formuläret för insamling av personuppgifter
  • Personuppgiftsbiträdena känner till det korrekta sättet att behandla personuppgifter (t.ex. att det finns en dataskyddspolicy och den har lästs)
  • Registren har lagrats på ett säkert sätt
  • Gamla onödiga uppgifter har strukits ur registren
  • Ni är beredda på att ta emot begäranden om uppgifter från personerna i registret – ni vet hur uppgifterna ska skickas till personerna.

AUS har sammanställt anvisningar på webbplatsen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (kräver inloggning med Aalto-användarnamn). Där finns de viktigaste punkterna i förordningen, tips för insamlingen av evenemangsanmälningar, utbildningsmaterial och dokumentmallar. I fortsättningen kommer man till webbplatsen också via listan över service för föreningarna: /sv/foreningar/tjanster/

Om ni har frågor om GDPR eller vill ha era dataskyddsdokument kontrollerade kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.
 

 

6. Studenter på Borgbacken
Borgbacken reserverad bara för studenter? Check!

Automations- och systemtekniska gillet firar 20-årsjubileum med stil! Till jubileumsårets ära erbjuder AS med samarbetspartner studenterna en unik chans att tillbringa dagen på Borgbacken. Ett begränsat antal biljetter till den privata tillställningen möjliggör en oförglömlig chans att njuta av Borgbacken utan att köa i timmar.

Anteckna den 5 oktober 2018 i kalendern, ta med dina bästa studiekompisar och se fram emot årets roligaste dag då hela Borgbacken öppnar för en kväll bara för studenterna.

Evenemanget stöds av TTE-fonden.

Biljetter till salu på bailataan.fi (https://bailataan.fi/events/b71e9e0b-84d1-45a0-95f8-bb985f720b2c) samt under evenemang som meddelas på sidan senare. Det lönar sig att köpa biljetten redan nu, när förhandsförsäljningen är över stiger priset.

Vad: Borgbacken bara för studenter!
Var: Borgbacken
När: 5.10.2018 kl. 16–20
INFO: https://20.as.fi/linnanmaki/

Biljetterna byts ut mot armband på hösten före evenemanget och i samband med bytet ska studiekortet visas upp. Enbart den som köpt biljett har tillträde till Borgbacken under evenemanget. Borgbacken är ett utskänkningsområde och det är därför förbjudet att ta med egna drycker.

Arrangören förbehåller sig rätten till ändringar.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

25.5.2018

Föreningsbrev vecka 22/2018

Föreningar, Föreningsbrev, IT-tjänster, Yhdistystiedote Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Det här är AUS föreningsbrev vecka 22/2018

EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR) träder i kraft I DAG! Vårens lokalhamstringsomgångar är avslutade och nu kan också de sista föreningarna föra in sina evenemang i läsårskalendern senast på söndag. Kolla också in informationen för hugade arrangörer av delprogram för Otnäs natt under punkt 3.


Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 1)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 2)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (/sv/studentkar/frivilligarbete/sektioner/campussektionen/skrotcykelinsamling/)
5.9 Save the date: Aalto Day One
1.10 Save the date: Mössnedläggningen
6.10 Save the date: Otnäs natt (punkt 3)
28.11 Save the date: Föreningsutbildning, Design Factory

Nyhetsbrevets innehåll
1. GDPR – checklista för dataskyddsförordningen
2. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19: deadline söndagen den 27 maj
3. Otnäs natt 6.10 söker delprogram
4. Sista öppetdagen för servicestället i Arabia den 23 maj
5. Studenterna på Borgbacken

1. GDPR – checklista för dataskyddsförordningen
Förordningen träder i kraft i dag den 25 maj. Se till att er förening vidtagit åtminstone följande åtgärder:

  • Ni har dataskyddsbeskrivningar för era personuppgiftsregister
  • Det finns direkta länkar till beskrivningarna från formuläret för insamling av personuppgifter
  • Personuppgiftsbiträdena känner till det korrekta sättet att behandla personuppgifter (t.ex. att det finns en dataskyddspolicy och den har lästs)
  • Registren har lagrats på ett säkert sätt
  • Gamla onödiga uppgifter har strukits ur registren
  • Ni är beredda på att ta emot begäranden om uppgifter från personerna i registret – ni vet hur uppgifterna ska skickas till personerna.

AUS har sammanställt anvisningar på webbplatsen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning (kräver inloggning med Aalto-användarnamn). Där finns de viktigaste punkterna i förordningen, tips för insamlingen av evenemangsanmälningar, utbildningsmaterial och dokumentmallar.

Om ni har frågor om GDPR eller vill ha era dataskyddsdokument kontrollerade kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19 – deadline söndagen den 27 maj
Nu har ni bara ett par dagar på er att anmäla föreningens evenemang för AUS läsårskalender 2018–19. Fyll allra senast nu i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2

Lägg till ditt evenemang senast söndagen den 27 maj.

Observera att evenemangsuppgifterna från exceltabellen endast förs in i AUS föreningskalender. Vi samlar in uppgifter om kontaktpersonerna enbart för att kunna reda ut eventuella oklarheter – uppgifterna trycks inte i kalendern och sparas inte för något annat ändamål.

Frågor kan ställas till siiri.liitia (a) ayy.fi.

 

3. Otnäs natt 6.10 söker delprogram
Otnäs natt är en tvärvetenskaplig, avgiftsfri campusfestival som ordnas för första gången lördagen den 6 oktober. Alla intresserade föreningar inom AUS kan delta genom att ordna kreativt program.

Otnäs natt består av flera delevenemang som ordnas av studenter, och vi söker nu arrangörer för dem. Delprogrammet kan bestå av vad som helst så länge det har något att göra med konstnärlig verksamhet – en utställning, livemusik, en dansworkshop eller till exempel poesikaraoke. Bara fantasin och fysikens lagar sätter gränserna!

AUS erbjuder arrangörerna gratis lokaler. Dessutom kan man få ekonomiskt stöd för evenemangen från AUS och TTE-fonden i samarbete.

Läs mer om Otnäs natt och anmäl dig som arrangör: http://otaniemenyo.fi/

Mer info: tero.uuttana (a) ayy.fi

 

4. Sista öppetdagen för servicestället i Arabia den 23 maj
AUS serviceställe i Arabia höll öppet för sista gången onsdagen den 23 maj 2018.

I och med att högskolan för konst, design och arkitektur flyttar koncentreras också AUS service till Otnäs campus, där servicestället betjänar alla AUS medlemmar på adressen Otsvängen 11.

Här finns öppettiderna för servicestället i Otnäs: /sv/kontaktuppgifter/servicepunkten/otnas/

 

5. Studenter på Borgbacken
Borgbacken reserverad bara för studenter? Check!

Automations- och systemtekniska gillet firar 20-årsjubileum med stil! AS med samarbetspartner erbjuder studenterna en unik chans att tillbringa dagen på Borgbacken. Ett begränsat antal biljetter till den privata tillställningen möjliggör en oförglömlig chans att njuta av Borgbacken utan att köa i timmar.

Anteckna den 5 oktober 2018 i kalendern, ta med dina bästa studiekompisar och se fram emot årets roligaste dag då hela Borgbacken öppnar för en kväll bara för studenterna.

Evenemanget stöds av TTE-fonden.

Biljetter till salu på bailataan.fi (https://bailataan.fi/events/b71e9e0b-84d1-45a0-95f8-bb985f720b2c) samt under evenemang som meddelas på sidan senare. Det lönar sig att köpa biljetten redan nu, för när förhandsförsäljningen är över stiger priset.

Vad: Borgbacken bara för studenter!
Var: Borgbacken
NÄR: 5.10.2018 kl. 16–20
INFO: https://20.as.fi/linnanmaki/

Biljetterna byts ut mot armband på hösten före evenemanget och i samband med bytet ska studiekortet visas upp. Enbart den som köpt biljett har tillträde till Borgbacken under evenemanget. Borgbacken är ett utskänkningsområde och det är därför förbjudet att ta med egna drycker.

Arrangören förbehåller sig rätten till ändringar.

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

11.5.2018

Föreningsbrev vecka 20/2018

Föreningar, Föreningsbrev, IT-tjänster, Utbildning och kurser, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 20/2018

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer

13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 1)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 1)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 3)
27.5 Sista anmälningsdagen för evenemang till läsårskalendern (punkt 4)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10 SAVE THE DATE: Otnäs natt (punkt 2)
28.11 SAVE THE DATE: Föreningsutbildning, Design Factory

Nyhetsbrevets innehåll

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår
2. Konståret
3. GDPR – metoder för att samla in, lagra och använda personuppgifter
4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler pågår

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:
1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4.–4.5.2018.
Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
Hamstring tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
Hamstring tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).

Läs mer om hur man bokar:
/sv/blog/2018/04/20/forhandsbokningen-av-aus-evenemangslokaler-inleds-snart/

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerareller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi

2. Konståret

I år firar AUS Konståret! Målet med Konståret är att visa upp hela medlemskårens kreativitet och konstnärliga verksamhet. Med detta tema hälsar vi alla ARTS studenter välkomna till vårt gemensamma Otnäscampus.

Konståret är inte bara studentkårskontorets projekt utan involverar också sektionerna och föreningarna. Årets tema syns på många sätt i studentkårens verksamhet, men framför allt vill AUS uppmuntra alla sina föreningar att uppmärksamma och föra fram konsten i sin egen verksamhet. Konsten avspeglar konstnären, så experimentera med öppet sinne!

Otnäs natt är Konstårets höjdpunkt. Den är en tvärkonstnärlig stadsfestival som består av flera delevenemang på campusområdet. Fokus ligger på studentproducerat innehåll med Aaltogemenskapen och Esbo som målgrupp. Otnäs natt ordnas den 6 oktober och vi hoppas att alla föreningar inom studentkåren deltar genom att ordna högklassiga delevenemang! Anmälningstiden börjar inom kort, så höll ögonen öppna och börja bolla idéer i föreningen.

Om du har frågor som gäller Konståret kan du kontakta tero.uuttana (a) ayy.fi.

3. GDPR – metoder för att samla in, lagra och använda personuppgifter

Har din förening ännu frågor om hur man samlar in eller lagrar evenemangsanmälningar enligt kraven i EU:s nya dataskyddsförordning? Hur ser ni till att endast behöriga personer har tillgång till uppgifterna?

Olika sätt att uppfylla kraven finns på adressen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (kräver inloggning med Aalto-universitetets användarnamn). Förordningen träder i kraft redan om två veckor den 25 maj 2018!

4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2

Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj så kan du vara säker på att den kommer med på listan. Frågor kan ställas till siiri.liitia (a) ayy.fi.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern: /sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

4.5.2018

Föreningsbrev vecka 19/2018

Föreningar, Föreningsbrev, IT-tjänster, Stipendier för föreningar, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 Det här är AUS föreningsbrev vecka 19/2018

Nu är det dags att börja planera höstens nya evenemangskoncept genom att boka tid och plats för ert evenemang i AUS lokalhamstring. Tänk på Otnäs natt den 6 oktober och föreningsutbildningen den 28 november när ni bokar, för det är händelser ni inte vill missa!

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
5.5 Bytalko (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
7-8.5 GDPR konsultering (punkt 4)
13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 1, läs mer)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 1, läs mer)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 4)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 6)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10 SAVE THE DATE: Otnäs natt (punkt 2)
28.11 SAVE THE DATE: Föreningsutbildning, Design Factory (punkt 3)

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds I DAG 4.5.2018
2. Konståret
3. Höstens viktiga datum
4. GDPR konsultering – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
5. Behandlingen av verksamhetsbidrag försenas
6. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
 

1. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds I DAG 4.5.2018
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4.–4.5.2018.
    Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
  2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
    Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
    Hamstring tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
    Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
    Hamstring tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1) sal M1 (M232).

Information om bokningsprocessen:

  • TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  • I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik
    ”TILA:Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Observera att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  • Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringstillfället själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
  • Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Undvik alltså sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Priserna för interna aktörer och föreningar är samma som den föregående bokningsperioden. Prislistan finns på adressen /sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/
  • Observera att du bara får boka för din egen förening under lokalhamstringen.

OBS! Undantag på grund av renoveringar:

  • Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas från och med 13.8.2018
  • OK20 övre våningen kan inte bokas från och med 30.11.2018
  • Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Takkakabinettet kan inte bokas från och med 10.12.2018

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerareller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

2. Konståret
I år firar AUS Konståret! Målet med Konståret är att visa upp hela medlemskårens kreativitet och konstnärliga verksamhet. Med detta tema hälsar vi alla ARTS studenter välkomna till vårt gemensamma Otnäscampus.

Konståret är inte bara studentkårskontorets projekt utan involverar också sektionerna och föreningarna. Årets tema syns på många sätt i studentkårens verksamhet, men framför allt vill AUS uppmuntra alla sina föreningar att uppmärksamma och föra fram konsten i sin egen verksamhet. Konsten avspeglar konstnären, så experimentera med öppet sinne!

Otnäs natt är Konstårets höjdpunkt. Den är en tvärkonstnärlig stadsfestival som består av flera delevenemang på campusområdet. Fokus ligger på studentproducerat innehåll med Aaltogemenskapen och Esbo som målgrupp. Otnäs natt ordnas den 6 oktober och vi hoppas att alla föreningar inom studentkåren deltar genom att ordna högklassiga delevenemang! Anmälningstiden börjar inom kort, så höll ögonen öppna och börja bolla idéer i föreningen.

Om du har frågor om Konståret kan du kontakta tero.uuttana (a) ayy.fi.

 

3. Höstens viktiga datum
Några datum som gäller många Aaltostudenter och föreningsaktiva har slagits fast för hösten 2018. Otnäs natt som kröner Konståret firas lördagen den 6 oktober och föreningsutbildningen som är viktig för nya föreningsfunktionärer ordnas onsdagen den 28 november. Teknologernas Mössnedläggning firas undantagsvis den 1 oktober och Teknologtraditionsveckan vecka 45.

Notera datumen i föreningens kalender redan nu! Beakta dem också när ni planerar höstens evenemangskalender och bokar lokaler.

Här kan du läsa funderingar av de ansvariga för Konståret: /sv/blog/2018/03/26/konstaret-firar-kreativiteten-inom-aalto/
Önskemål om föreningsutbildningen kan skickas till studentkårens organisationssektor: jarjestoasiat (a) ayy.fi


4. GDPR konsultering – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).

Om er förening behöver konsultering i sista minuten ordnar vi mottagningstider på finska och engelska den 7 och 8 maj på vårt huvudkontor. Boka tid här: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning  (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).

Här finns också allmänna anvisningar för att förbereda sig för dataskyddsförordningen samt dokumentmallar för föreningarnas dataskyddsbeskrivningar och dataskyddspolicyer. Även materialet från utbildningen den 9 april finns på sidan på tre språk.

Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

5. Behandlingen av verksamhetsbidrag försenas
Behandlingen av ansökningar om verksamhetsbidrag för AUS föreningar har försenats. Vi försöker slutföra poängsättningen av ansökningarna i maj och informera föreningarna om bidragsbesluten så snart som möjligt. Verksamhetsbidragen kan betalas ut när alla villkor för bidraget uppfyllts och saknade bilagor skickats till adressen jarjestoasiat (a) ayy.fi.

Efter att bidragen beviljats inleder vi efterhandsanmälningen för de föreningar som inte lämnat in sin föreningsanmälan. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister. Vi infomerar senare i föreningsbrevet om tidtabellen för efterhandsanmälningarna.

 

6. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19
AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018 så kan du vara säker på att det kommer med på listan. Mer information ger siiri.liitia(a)ayy.fi.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern:  /sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

27.4.2018

Föreningsbrev vecka 18/2018

Föreningar, Föreningsbrev, IT-tjänster, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Det här är AUS föreningsbrev vecka 18/2018

 Vi är mitt uppe i valborgsfirandet, men redan nästa vecka gäller det att vända blickarna mot den kommande hösten eftersom förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler, lokalhamstringen, startar den 4 maj. Det lönar sig också att så snart som möjligt göra upp alla dokument som krävs enligt EU:s dataskyddsförordning. Men nu – glad valborg!

 Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
5.5 Bytalko (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
13.5 Floradagen (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 2)
19.5 AUS åttonde årsfest (https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 2)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 1)
27.5 Sista dagen för att anmäla evenemang till läsårskalendern (punkt 4)
31.5 Skrotcykelinsamlingen avslutas /sv/studentkar/frivilligarbete/sektioner/campussektionen/skrotcykelinsamling/

Fler viktiga datum: www.wappu.fi och appen Whappu.

 

Nyhetsbrevets innehåll
1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2018
3. Bytalko 5.5
4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

 

1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).

Om er förening behöver konsultering i sista minuten ordnar vi mottagningstider på finska och engelska den 7 och 8 maj på vårt huvudkontor. Boka tid här: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).

Här finns också allmänna anvisningar för att förbereda sig för dataskyddsförordningen samt dokumentmallar för föreningarnas dataskyddsbeskrivningar och dataskyddspolicyer. Även materialet från utbildningen den 9 april finns på sidan på tre språk.

Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi


2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler börjar 4.5.2018
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del fredagen den 4 maj. I hamstringen används AUS bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer4.–4.5.2018.
    Tiden går ut fre 4.5.2018 kl. 12
  2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.
    Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.
    Hamstringen tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).
  3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.
    Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.
    Hamstringen tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).

Information om bokningsprocessen:

  • TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
  • I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  • Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik
    ”TILA:Activation key for group GROUP NAME”. Därefter kan de som fått inbjudan fördela representationsrättigheter genom TILA.
  • Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  • Observera att AUS interna bokningar i princip är permanenta.
  • De särställda föreningarnas bokningar för årsfester och sillisar prioriteras. De bokningar som de särställda föreningarna gjort under sin egen bokningstid bekräftas när bokningstiden gått ut. Eventuella dubbelbokningar som gjorts av föreningar med särställning reds ut under det första hamstringstillfället. Föreningarna med särställning behöver inte försvara sina bokningar under det andra hamstringstillfället.
  • Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringstillfället själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringstillställningen. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  • Vid långa bokningsperioder eller flera samtidiga bokningar ska en representant för den grupp som bokat vara beredd på att motivera bokningarna under hamstringstillfällena. Vi kontaktar de berörda före hamstringen.
  • Boka lokaler endast för verkliga behov. Lokalerna används förutom av AUS också bland annat av gillena, de särställda föreningarna och andra föreningar med stort behov av lokaler. Undvik om möjligt att boka Smökki följande tider: PO övar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
  • Priserna för interna aktörer och föreningar är samma som den föregående bokningsperioden. Prislistan finns på adressen /sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/prislista/

OBS! Undantag på grund av renoveringar:

  • Gorsu, Byns vardagsrum, Allaktivitetslokalen och Tatamisalen kan inte bokas från och med 13.8.2018
  • OK20 övre våningen kan inte bokas från och med 30.11.2018
  • Takbastun, Spellokalen, Sitsköket och Takkakabinettet kan inte bokas från och med 10.12.2018

Om du inte fått någon bekräftelsekod för användargruppen du representerar eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

3. Bytalko lör 5.5

Skräpade du ner under valborg? Välkommen på bytalko den 5 maj från kl 14! Vi snyggar upp omgivningen i Otnäs efter valborgsfirandet. Vi plockar skräp på campus och gårdsplaner för att med gemensamma krafter satsa på trivseln i området. Den flitiga talkodagen avslutas med bastubad i Strandbastun från kl. 18. Vi bjuder också på mat och dryck.

VAD? Bytalko
VAR: Otnäs, avslutning i Strandbastun
NÄR Lör 5.5 kl. 14, bastu kl. 18
FÖR VEM: Alla Otnäsbor
PRIS: Gratis
FACEBOOK? https://www.facebook.com/events/163293011045218/

 

4. Föreningarnas evenemang i läsårskalendern 2018–19

AUS och TOKYO producerar tillsammans en designläsårskalender för läsåret 2018–19 för att uppmärksamma ARTS-studenternas flytt till Otnäs. Designkalendern precis som AUS traditionella kalender ut gratis till AUS medlemmar. Kalendern innehåller en lista över föreningarnas evenemang.

Fyll i din förenings evenemang som redan slagits fast för nästa läsår i denna Excel Online -fil: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lägg till ditt evenemang senast den 27 maj 2018 så kan du vara säker på att det kommer med på listan.

Läs också nyheten om den nya läsårskalendern:  /sv/blog/2018/04/09/nu-presenteras-designkalendern-for-lasaret-2018-19/

 

 VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).

20.4.2018

Föreningsbrev vecka 17/2018

Föreningar, Föreningsbrev, IT-tjänster, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 Det här är AUS föreningsbrev vecka 17/2018

 Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer
22.4 Ansökningstiden för OtaHoas klubbrum går ut (punkt 4 och https://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2018/)
29.4 Hullu Jussi (punkt 5, anmälning av kontroller senast 24.4)
30.4 Wappen i Dipoli (https://www.facebook.com/events/1543981349033605/)
17.5 Lokalhamstringen I (punkt 2)
19.5 AUS åttonde årsfest (punkt 3 och https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5 Lokalhamstringen II (punkt 2)
25.5 EU:s nya dataskyddsförordning träder i kraft (punkt 1)
27.5 Sista anmälningsdagen för evenemang i läsårskalendern

Fler viktiga datum: www.wappu.fi och appen Whappu.

Nyhetsbrevets innehåll
1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2018
3. AUS åttonde årsfest 19.5.2018
4. OtaHoas har två lediga lokaler för föreningar
5. Ordna en kontroll på Hullu Jussi

 

1. GDPR – EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft
Från och med den 25 maj ska alla organisationer som behandlar personuppgifter iaktta EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation).

En utbildning i ämnet för föreningarna inom AUS ordnades den 9 april eftersom förordningen också gäller alla föreningar. Föreläsningsmaterialet finns på adressen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Allman+Dataskyddsforordning (kräver inloggning med Aalto-användarnamn).

På samma adress finns också exempel på en dataskyddsbeskrivning och en dataskyddspolicy för föreningar, vanliga frågor och allmän information om ämnet.

Om ni har frågor om GDPR kan ni kontakta AUS IT-sakkunniga petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 4.5.2018
Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 4 maj. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA. Du kan hamstra tider för perioden mån 13.8.2018–sön 6.1.2019.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:
1. Bokningstid för AUS interna aktörer 19.4–7.5.2015. Tiden går ut fre 4.5.2015 kl. 12.00.
2. Föreningar med särställning 4–17.5.2018.  Tiden börjar fre 4.5 kl. 14.00 och går ut tors 17.5 kl. 12.00.  Hamstringen tors 17.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 18–24.5.2018.  Tiden börjar fre 18.5 kl. 12.00 och går ut tors 24.5.2018 kl. 12.00.  Hamstringen tors 24.5.2018 från kl. 16.30 i Otnäs (platsen bekräftas senare).

Närmare anvisningar skickas i de följande föreningsbreven. Anvisningarna skickas också till föreningarna per e-post.

 

3. AUS åttonde årsfest 19.5.2018
Aalto-universitetets studentkår firar sin åttonde årsfest den 19 maj 2018. Vi hälsar alla AUS medlemmar välkomna på fest.

I år inleds årsfesten med cocktail på Saha (Maskinbyggarvägen 1) kl. 15. Själva årsfesten äger rum i restaurang Koskenranta i Helsingfors med början kl. 18. På festen serveras en trerättersmiddag med underhållande program. Platsen för efterfesten offentliggörs senare.

Priset för årsfesten är 80 € för AUS medlemmar och studerande och 100 € för övriga. Anmälningstiden börjar den 16 april för alla gäster. På festen bärs festklädsel med akademiska utmärkelsetecken.

Mer info: https://www.vuosijuhlat.fi/
Sillbrunch: https://www.facebook.com/events/1913266775412681/

 

4. OtaHoas har två lediga lokaler för föreningar
OtaHoas (den gemensamma boendekommittén för Hoas studentbostäder i Otnäs) har två allmänna klubblokaler lediga för att förvaltas av föreningar. Lokalerna ligger på adresserna Bistervägen 10 AB och Servi-Maijas väg 3 A.

Ingen hyra tas ut för lokalerna, och det går att få stöd för att ta dem i bruk. Föreningarna kan använda lokalerna som de själva vill så länge användningen främjar invånarverksamheten. Lokalerna lämpar sig inte för användning nattetid.

OtaHoas ansökningstid för klubbrum går ut den 22 april. Ansökningsanvisningar och mer info finns på adressen https://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2018/

Anvisningarna är endast på finska.

 

5. Ordna en kontroll på Hullu Jussi
Wappen är på väg och därmed närmar sig också efterlängtade och traditionella Hullu Jussi, i år med en Approtwist™!

Evenemanget är en tipspromenad där lag bestående av 4–10 personer rör sig i Otnäsområdet natten till valborgsmässoaftons afton och samlar markeringar på sin karta från olika kontroller. Nu har er förening (eller ert kompisgäng) möjlighet att följa tävlingen från första parkett och marknadsföra er själva i form av en kontroll!

Fram till 24.4 kan ni anmäla er kontroll på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/. Om er förening inte har något klubbrum och ni vill sätta upp kontrollen inomhus ska ni anmäla er så snabbt som möjligt och kontakta arrangörerna. Vi försöker ordna lokaler.

Som belöning bjuder vi föreningen bakom den bästa kontrollen på en generös (och läcker) valborgskorg och en gratis bastubokning under återstoden av året.

TL;DR:

VAD: Kontroll på Hullu Jussi!
VAR: Runtom i Otnäs
NÄR: 29.4.2018 cirka kl. 21.30-1.00, efter phuxarnas spex och startskottet
ANMÄLNING: fram till 24.4 på adressen https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/

Mer information ger Teknologkulturdirektörerna
Paavo Hietala och Elena Pitkänen
paavo.hietala(at)ayy.fi
elena.pitkanen(at)ayy.fi

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet (a) ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, tfn 050 520 9442).