Uthyrning av lokaler


Kategorier

11.11.2016

Föreningsbrev vecka 46/2016

Föreningar, Föreningsbrev, Utbildning och kurser, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 46/2016.

 

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

8.12: AUS föreningsutbildning, Design Factory
1.12–12.12: Lokalhamstringens bokningstid för föreningar med särställning
13–19.12: Lokalhamstringens bokningstid för andra föreningar i den första förteckningen

 

Nyhetsbrevets innehåll

  1. AUS föreningsutbildning 8.12
  2. Bekanta dig med AUS frivilliguppdrag i Arabia 21.11 och Otnäs 24.11!
  3. AUS ändrar hanteringen av hittegods

 

  1. AUS föreningsutbildning 8.12

AUS föreningsutbildning ordnas 8.12 kl. 17 i Design Factory i Otnäs.

Utbildningsprogrammet består av en gemensam modul där vi behandlar frågor som berör alla föreningsfunktionärer och av två moduler i grupp där deltagarna kan välja mellan flera alternativ enligt sina behov. Grupper ordnas åtminstone för ämnena ekonomi, juridik och stadgar, kommunikation samt medelanskaffning och företagsrelationer.

I planeringen utnyttjas svaren från enkäten om utbildningsbehov. Stort tack till alla som svarat! Vi har redan kontaktat föreningen som vann utlottningen i samband med enkäten.

Anmälningsinformationen och en preciserad tidtabell publiceras så snart som möjligt inom november månad.

 

  1. Bekanta dig med AUS frivilliguppdrag i Arabia 21.11 och Otnäs 24.11!

Ansökningstiden till studentkårens frivilliguppdrag har börjat! Frivilliguppdrag finns bland annat inom evenemangsproduktion, campusutveckling, internationella ärenden, intressebevakning och företagsrelationer. Vill du veta mer om allt man kan göra inom vår studentkår? Vi berättar mer om frivilliguppdragen och de frivilligas egna upplevelser på måndag 21.11 kl. 11–13 framför Tokyo Lounge i Arabia och på torsdag 24.11 kl. 11–13 i Kandidatcentrets entré (Otsvängen 1). Det blir intressanta samtal och chans att ställa frågor om olika uppdrag. Vi bjuder också på tilltugg. We want YOU!

Facebook-evenemang 21.11 i Arabia: https://www.facebook.com/events/1828372100764809/

Facebook-evenemang 24.11 i Otnäs: https://www.facebook.com/events/1797604650477560/

Ta en titt på tidtabellen och tidigare frivilligas berättelser på adressen /stop/.

 

  1. AUS ändrar hanteringen av hittegods

Hittills har AUS tagit emot hittegods från evenemangslokalerna eller campusområdet i allmänhet – allt från kläder och ryggsäckar till värdeföremål. På grund av resursbrist kommer hittegodsservicen att upphöra i slutet av året, och AUS kontor tar inte längre emot upphittade saker.

Det här betyder att evenemangsarrangörerna i fortsättningen har ansvaret för att föra kläder och ryggsäckar som hittats i AUS lokaler eller på campuset till hittegodsbyråer eller återlämna dem till ägarna. I fortsättningen kan enbart telefoner, plånböcker, nycklar och glasögon föras till AUS serviceställe. Upphittade resekort ska återlämnas antingen till HRT:s serviceställen eller till busschaufförerna som för dem vidare till HRT.

I november–december har du alltså en sista chans att komma och söka saker du tappat bort. I slutet av december förs allt överblivet hittegods från AUS förråd till återvinningen eller sopinsamlingen.

 

4.

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).

 

 

26.8.2016

Föreningsbrev vecka 35/2016

Föreningar, Föreningsbrev, Samfund, Stipendier för föreningar, Utbildning och kurser, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 35/2016.

Nu har du ett utmärkt tillfälle att tjäna pengar för din förening! Samla ihop ett gäng eller slå samman era krafter med en annan förening inför Teknologtraditionsfestens sillis. Ni kan förtjäna 800 euro. Läs mera i punkt 2.

Under sommaren har grannarna vid Bistervägen 5 med omgivning klagat på buller från Gorsu. Det är viktigt att vara hänsynsfull när man använder lokalen, så kom ihåg att följa reglerna. Påminn också era kamrater om att ta hänsyn till grannarna. Om problemen fortsätter kommer AUS att förkorta lokalens användningstid så att den slutar klockan 23 i stället för 03. Läs mera i punkt 1.

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

28.8: Föreningarnas anmälningstid till Aalto Afterparty och Otorienteringen går ut (se punkterna 3 och 4)
6.9: Aalto Party (föreningarnas anmälningstid har gått ut): http://avajaiset.ayy.fi/
6.9: Aalto Afterparty: /sv/blog/events/aalto-afterparty-2016/
7.9–8.9: Otorienteringen: https://www.facebook.com/events/278503345864771/
30.9: TTE-fondens ansökningsomgång går ut (se 5)
8.12: AUS föreningsutbildning

Nyhetsbrevets innehåll

  1. Att beakta vid användningen av Gorsu
  2. Tjäna 800 euro till föreningen: jobberbjudande på Teknologtraditionsfestens sillis!
  3. Kom med på Aalto Afterparty 6.9!
  4. Ordna en kontroll på Otorienteringen 7.9–8.9!
  5. TTE-fondens tredje ansökningsomgång 2016 går ut 30.9 kl. 23.59!
  6. Föreslå nya wärdiga till Runda Tornets Gille

 

  1. Att beakta vid användningen av Gorsu

Efter sommaren har AUS än en gång fått klagomål om buller som stört grannarna vid Bistervägen 5 när Gorsu varit bokad. Lokalens väggar och tak blockerar inte allt oljud från lokalen, vilket har en betydande inverkan på boendetrivseln för dem som bor i närheten av lokalen.

Därför påminner AUS alla lokalens användare om de allmänna användningsreglerna (/sv/medlemmar/tjanster/uthyrning-av-lokaler/anvandningsregler-for-studentkarens-hyreslokaler/), och särskilt punkten ”Lokalen används i enlighet med lagar, regler och god sed”. Lokalen kan fortsättningsvis användas fram till kl. 03, men eftersom den ligger i anslutning till en bostadsfastighet ska 4 § i ordningsreglerna för Teknologbyn beaktas: ”på vardagar klockan 23–07 och under veckoslut och helgdagar mellan 00 och 09 är det strängt förbjudet att sjunga, spela, att ha TV:n, radion, stereon eller dylikt på hög volym och att orsaka annat buller, med undantag av den regelrätt genomförda teknologhymnen.”

Den som underlåtit att följa reglerna bestraffas enligt de allmänna användningsreglerna och de sanktioner som fastställts i samband med dem.

Om problemen fortsätter kommer AUS att förkorta lokalens användningstid så att den slutar klockan 23.

 

  1. Tjäna 800 euro till föreningen: jobberbjudande på Teknologtraditionsfestens sillis!

Vi erbjuder föreningarna möjligheten att tjäna pengar på Teknologtraditionsfestens sillis.

För sillisen som ordnas 12.11 behöver vi ett arbetslag på 15 personer cirka kl. 8–20.
Arbetsuppgifterna omfattar allt från morgonens arrangemang och matlagning till städningen efteråt.
Föreningen får en ersättning på 800 euro för arbetet.

Om er förening inte får ihop tillräckligt många personer kan två föreningar dela på arbetet. Det skulle ändå vara bäst om ett gäng kunde sköta hela uppdraget.

Anmälningar och frågor kan skickas till undertecknad.

Ella Potka
Teknologtraditionsfestkommittén
0505284421
ella.potka ät aalto.fi

 

  1. Kom med på Aalto Afterparty 6.9!

Vill din förening vara en del av årets första, största och bästa evenemang? Kom med på Aalto Afterparty!

Traditionella Aalto Afterparty ordnas på orienteringsveckans tisdag och utlovar som vanligt fantastiska artister, imponerande inramning och fullt ös! Vi vill också ge föreningarna en chans att synas under evenemanget och marknadsföra sin verksamhet för nya studerande i avspänd miljö. Många föreningar är säkert redan med på orienteringsveckans övriga evenemang såsom Aalto Party och Otorienteringen, men på de evenemangen blir nya studerande ofta bara snurriga av allt utbud. På Aalto Afterparty har ni chansen att sticka ut och ge ett bestående intryck av er förening! För att delta behöver ni bara ordna en fartfylld aktivitet som speglar er förening.

Anmäl ert intresse genom att skicka e-post till adressen afterparty ät list.ayy.fi senast på söndag 28.8.

Välkommen med i teamet som ska göra Aalto Afterparty ännu bättre än tidigare!

Mer info om evenemanget: https://www.facebook.com/events/533125386886320/.

Sensommarhälsningar,
Afterparty-kommittén

 

  1. Ordna en kontroll på Otorienteringen!

Orienteringsveckan närmar sig med stormsteg och så även den traditionella Otorienteringen. Jag önskar er förening varmt välkommen att ordna en kontroll under evenemanget. Otorienteringen ordnas på onsdag 7.9 och torsdag 8.9. Kontrollerna är öppa kl. 17–22 under båda dagarna. Efterfesten dit ni också är varmt välkomna börjar i Servin Mökki kl. 21.30. Ni kan anmäla er kontroll genom länken nedan som stängs på söndag 28.8.

https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/otasuunnistuksen-rastit-checkpoints-for-otasuunnistus-2016/

Om ni har frågor kan ni gärna kontakta undertecknad.

Turkka Helin
Phuxmajor
+358 50 4033854 | turkka.helin@ayy.fi

 

  1. TTE-fondens tredje ansökningsomgång 2016 går ut 30.9 kl. 23.59!

TTE-fondens tredje ansökningsomgång för 2016 pågår! Fonden kan bevilja bidrag till alla AUS-medlemmar och samfund i anslutning till studentkåren. TTE-fonden stöder verksamhet som siktar mot stjärnorna, engagerar andra, hörs och syns.

Det finns två sätt att söka bidrag: ansökningsomgångarna som ordnas cirka tre gånger om året och den fortlöpande ansökningstiden under terminerna. Under den fortlöpande ansökningsperioden kan du söka bidrag på högst 2000€, medan projektbidragen under de egentliga ansökningsomgångarna inte har någon övre gräns.

Ansökningstiden för den tredje omgången 2016 går ut på fredag 30.9.2016 kl. 23.59. På fondens webbplats finns instruktioner för ansökningen och dess bilagor: http://tter.ayy.fi/. Bidraget söks med en webblankett som finns på adressen https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/.

Ansökningstiderna för alla omgångar och annan information finns på fondens webbplats http://tter.ayy.fi/. Kolla också Facebooksidan på adressen www.facebook.com/tterahasto.

 

  1. Föreslå nya wärdiga till Runda Tornets Gille

Runda Tornets Gille är en heders- och seniororganisation vid Aalto-universitetet. Nyutexaminerade eller personer i slutskedet av sina studier som kontinuerligt visat intresse och varit aktiva inom teknologkulturen eller Aalto-universitetets övriga likasinnade studentverksamhet samt fört utvecklingen framåt inom studentkåren eller någon av dess föreningar kan kallas som wärdiga till gillet. Nomineringar kan göras fram till 12.10.2016 kl. 23.59 på adressen https://lomake.ayy.fi/ptk/ehdota-uusia-arwoisia/.

Nominations can be made by an individual, guild, association or by several people, guilds or associations.

More information on PTK is available at: http://ptk.ayy.fi/.

 

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).

27.5.2016

Föreningsbrev vecka 22/2016

Föreningar, Föreningsbrev, Regler och skyldigheter, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 22/2016.

 

Kom ihåg att anmäla din förenings evenemang till AUS läsårskalender! Deadline är på söndag 29.5! Http://tinyurl.com/ayycalendar2016

Efteranmälningar kan göras i tjänsten TAHLO: https://tahlo.ayy.fi/. Föreningsanmälningar som saknas måste lämnas in senast 8.6 kl. 23.59! Därefter stryker vi de föreningar ur registret som inte lämnat in någon anmälan under de två senaste åren! Kontakta den föreningssakkunniga (jarjestöasiat@ayy.fi) om du har problem med anmälan.

 

1. Meddela ditt evenemang till AUS läsårskalender 2016–2017

Föreningar och aktörer inom AUS kan meddela viktiga evenemangsdatum till studentkårens läsårskalender. Du kan meddela evenemang genom google docs –filen nedan fram till söndag 29.5.2016. Lägg till evenemangen under rätt månad i tidsordning. Skriv texten som ska ingå i kalendern i kolumnen ”Event name/Text” (gul bakgrund). Vänligen notera att en rad rymmer högst 25 tecken text inklusive mellanslag. När du skriver, fundera på hur många rader du vill ”slösa” i din egen kalender. När du planerar texten, beakta att kalendern blir trespråkig.

Om flera evenemang skrivits in på samma dag och samma tid hamnar det evenemang som berör flest studerande i kalendern. Filen kan redigeras fram till 29.5.2016, och ni kan alltså göra ändringar i era evenemang fram till dess. Fyll i kolumnerna noggrant och dubbelkolla att uppgifterna stämmer. Kom ihåg att också fylla i informationen om vem som är arrangör.

http://tinyurl.com/ayycalendar2016

Frågor och kommentarer kan riktas till AUS informatör Henna Palonen (henna.palonen@ayy.fi eller 050 5209440).

 

2. Verksamhetsbidragen 2016 och saknade föreningsanmälningar

Verksamhetsbidragen för år 2016 har delats ut och summorna ser du på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/verksamhetsbidrag-2016/.

En förening kan också kontrollera sitt eget bidrag i tjänsten TAHLO: https://tahlo.ayy.fi/.

Verksamhetsbidragen betalas ut genast när alla villkor för bidraget uppfyllts. För största delen av föreningarna har en betalningsorder utfärdats 13.5. Betalningen syns på det konto som uppgetts i tjänsten TAHLO uppskattningsvis inom två veckor.

Om det finns brister i föreningens profil på AUS webbplats kontaktar vi föreningen separat. Enligt anvisningarna inför ansökningsomgången ska profilen vara uppdaterad för att verksamhetsbidraget ska kunna betalas ut. Vi kontaktar inte föreningen när det gäller bilagor som fått tilläggstid, utan bilagorna ska lämnas in enligt anvisning före verksamhetsbidraget kan betalas ut.

Föreningar som ännu inte lämnat in sin föreningsanmälan för 2016 ska göra det senast 8.6 kl. 23.59 på adressenhttps://tahlo.ayy.fi/. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister.

 

3. Möjlighet att ansöka om OtaHoas klubblokaler

OtaHoas (Den gemensamma boendekommittén för Otnäs Hoas-ägda studentbostadsobjekt) har nu lediga klubbrum i fastigheterna vid Bistervägen, Servin Maijas väg och Servigränden. Otnäs föreningar, invånarnas klubbar och andra sammanslutningar erbjuds möjligheten att administrera dessa lokaler.

Lokalernas storlek varierar mellan cirka 25 och 80 kvadratmeter. Nästan alla lokaler har toalett i lokalen eller i närheten av den. Ingen hyra debiteras för lokalerna. Lokalerna kan inte användas under sena kvällar när tystnad ska råda eftersom de ligger i anslutning till bostadslägenheter. OtaHoas kan ge understöd för kostnader som uppstår när klubblokalerna tas i bruk.

Användningssyftet har inte begränsats men ska främja boendetrivseln. De som administrerar lokalerna är skyldiga att låta invånarna i Otnäs använda lokalen gratis i gengäld mot att de själva får använda lokalen för sina egna behov.

OtaHoas ordnar en genomgång av lokalerna med början på måndag 20.6, då man kan bekanta sig med dem. Ansökningarna för klubblokalerna ska skickas in senast söndag 3.7.

Mer information, anmälan till genomgången och anmälningsanvisningar finns på OtaHoas webbplats: http://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2016/

 

4. Tjäna 500 € för din förening på Helsinki City Maraton!

Studerandenas motionsförbund (OLL) betalar 500 euro till ett studentgäng som förbinder sig att ställa upp med frivilliga för att sköta en vätskestation på Helsinki City Maraton (minst 20 personer). Finlands största maratonevenemang ordnas på lördag 13.8.2016 och OLL:s vätskestation som är känd för bra musik och stämning kommer preliminärt att placeras på Drumsö. Frivilligarbetet börjar cirka kl. 14 och pågår fram till cirka kl. 20.30.

Intresserad? Skicka en fritt formulerad ansökan till adressen jyrki.eriksson@oll.fi senast på söndag 5.6!

 

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet@ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, tfn 050 520 9442).

8.12.2015

Öppettider av AUS:s serviceställen under julferie

Medlemmar, Nu!, Okategoriserade, Servicepunkten, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Öppetider av AUS:s serviceställena under julferie är följande:

Otnäs serviceställe

17.12. öppet kl 9-11 och 12-14
18.12. öppet kl 9-12
21.-29.12. stängd
30.12. öppet kl  9-11 och 12-16
31.12. öppet kl 9-12.
1.1. stängd

Jourtjänstgöring för att bara hämta nyckel till lokaler
mån 21.12. kl 15-17 och mån 28.12. kl 15-17

Om ovannämnda tider inte passar, vänligen kontakta fastighetsassistent (050 520 9437), att komma överens om en bättre tid.

Bostadskontoret

17.12. kl 9-14
18.12. kl 9-12
Stängd 21.-29.12.
30.12. kl 12-16
31.12. kl 9-13
1.1. stängd

Arabia serviceställe

Stängd 21.12.-3.1.2016
Öppet som normalt fr.o.m. 4.1.2016

27.11.2015

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds 30.11.2015!

Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del måndagen den 30 november 2015. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 11.1 – sön 14.8.2016.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningar för AUS interna aktörer 11 – 29.11.2015. Tiden går ut sön 29.11.2015 kl. 23.59.
  2. Föreningar med särställning 30.11–8.12.2015. Tiden börjar mån 30.11 kl. 12.00 och går ut tis 8.12 kl. 14.00. Hamstring tis 8.12.2015 kl. 17.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
  3. Övriga föreningar i den första förteckningen 9–16.12.2015. Tiden går ut on 16.12.2015 kl. 14.00. Hamstring ons 16.12.2015 kl. 17.00 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

  1. I lokalhamstringen bokas lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
  2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
  3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  4. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
  5. Föreningar med särställning kan permanent boka lokaler för årsfest och sillis. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
  6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
    a. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 18–21. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
    b. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
  8. Lokalpriserna för 2016 fastställs först när delegationen godkänt nästa års budget, alltså efter onsdag 25.11.
  9. Nu kan tre nya lokaler bokas: Vasagatans kabinett och bastu samt övre våningen på OK 20. Mer information om alla lokaler finns i tjänsten TILA och på AUS webbplats.
  10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

24.4.2015

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler inleds i Maj

Föreningar, Uthyrning av lokaler Lämna en kommentar

Förhandsbokningen av AUS evenemangsutrymmen – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del på fredag 8.5.2015. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets användar-ID, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.

Du kan hamstra tider för perioden mån 17.8.2015–sön 10.1.2016.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

  1. Bokningstid för AUS interna aktörer 20.4–7.5.2015. Tiden går ut tors 7.5.2015 kl. 12.00.
  2. Föreningar med särställning 8.5–14.5.2015. Tiden börjar 8.5.2015 kl. 00.00 och går ut tors 14.5 kl. 23.59. Hamstring fre 15.5 från kl. 16.00 på M232 (Otsvängen 1).
  3.  Övriga föreningar i första förteckningen 15.5–21.5.2015. Tiden inleds lör 16.5 kl. 00.00 och går ut tors 21.5.2015 kl. 23.59. Hamstring fre 22.5.2015 från kl. 17.00 i sal M232 (Otsvängen 1).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

  1. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-post som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista) redan på våren, så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA.
  2. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
  3. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
  4. Du noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
  5. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
  6. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
  7. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
    1. PO har träningar i Smökki varje måndag. Undvik alltså måndagssitsar!
    2. RWBK övar i Smökki varje tisdag kl. 19–21. Undvik alltså även tisdagssitsar även om Retuperä ofta är tillmötesgående.
    3. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
  8. Du beaktar väl att priserna och bokningssystemet för Smökki under sommarveckoslut skiljer sig från de andra lokalernas. Detta innebär att sommarveckosluten (fre–sön) under tiden 1.6–31.8 alltid kan bokas av alla till priser som skiljer sig från de normala och att den som först bokar får använda lokalen.
  9. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Det svenskspråkiga användargränssnittet och anvisningarna är under arbete. Dessutom utvecklas TILA-systemet ytterligare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelse för användargruppen du representerar, om gruppen saknas eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta förvaltningschefen (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).