Toiminnantarkastus

Vuoden 2011 toimihenkilöistä alkaen yhdistysten tilintarkastajia kutsutaan toiminnantarkastajiksi riippumatta siitä mitä yhdistyksen säännöissä lukee. Tilintarkastusta ei  enää tehdä kuin hyvin harvoissa yhdistyksissä, koska tilintarkastusta ei voi enää tehdä kukaan muu kuin tilintarkastajatutkinnon suorittanut henkilö tai tilintarkastusyhteisö.

Kaikki edellisen vuoden asiakirjat, mm. pöytäkirjat, kirjanpito ja tilinpäätös, pitää antaa hyvissä ajoin tarkastajalle. Häneltä (tai heiltä) tulee kertomus, joka käsitellään keväällä yhdistyksen kokouksessa, jossa vahvistetaan tilinpäätös ja myönnetään tai evätään vastuuvapaus tilivelvollisille.

Maallikot ja ammattilaiset

Toiminnantarkastajan nimikettä on pakko käyttää, mikäli tilintarkastajan kelpoisuusehdot eivät täyty tarkastajan kohdalla. Yksi lakiuudistuksen päätavoitteista oli nimenomaan se että termi tilintarkastaja on jatkossa varattu vain ammattilaisten käyttöön. Yhdistyksen kokouksessa pitää muistaa valita tilintarkastajien sijaan toiminnantarkastajat, vaikka ennen lakimuutosta hyväksytyissä säännöissä vielä puhuttaisiinkin tilintarkastajasta, paitsi, jos lakisääteinen velvollisuus valita tilintarkastaja täyttyy (vähintään kaksi seuraavista on täytyttävä: 1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa; 2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai 3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä).

Yhdistyksissä voidaan toki teettää yhä tilintarkastus, mutta kannattaa muistaa että ammattilaiset vaativat työstään palkkion, joka on helposti monia satoja euroja. Pienimmillä yhdistyksillä on harvoin varaa tilintarkastukseen ja harvoinpa siihen tarvettakaan on.

Tehtävä ja kelpoisuus

Päätehtävänä toiminnantarkastajalla on edelleen selvittää yhdistyksen jäsenten puolesta, että yhdistyksen hallinto ja taloudenhoito on hoidettu asianmukaisesti, yhdistyksen toiminta on ollut lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaista ja että tilinpäätös vastaa yhdistyksen toimintaa ja taloudellista asemaa.

Yksittäinen jäsenhän ei voi itse tätä selvittää, koska hallituksella on oikeus pitää yhdistyksen asiakirjat salaisina, eikä jäsenillä ole oikeutta nähdä niistä muita kuin yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja riisuttu jäsenluettelo. Toiminnantarkastajalle hallituksen on sen sijaan annettava kaikki dokumentit ja hänellä on näistä salassapitovelvollisuus.

Kelpoisuusvaatimukset säilyivät ennallaan. Toiminnantarkastajan pitää olla tarkastettavan kauden alkaessa täysi-ikäinen ja jotta tarkastus olisi uskottava, tarkastajalla ei saa olla liian läheisiä siteitä hallituksen jäseniin eikä tärkeimpiin toimihenkilöihin.

Toiminnan tarkastaminen

Normaaliin toiminnantarkastukseen kuuluu käydä läpi hallituksen ja yhdistysten kokousten pöytäkirjat ja pankkitiliotteet, kuitit, kirjanpito, tilinpäätös ja toimintakertomus.

Pöytäkirjoista tarkastetaan, että jäseniä on kohdeltu yhdenvertaisesti, kokouksissa tehdyt päätökset ovat yhdistyslain ja sääntöjen mukaisia ja että tehtyjä päätöksiä on noudatettu. Erityistä tarkkaavaisuutta kannattaa kiinnittää siihen, että taloudelliset päätökset on tehty asianmukaisesti.

Kirjanpidosta, tilinpäätöksestä, pankkitilistä ja käteiskassasta tarkastetaan, että rahat ovat tallella, kaikki rahaliikenne on muistettu merkitä kirjanpitoon, mahdollisesti puuttuvista kuiteista on tehty selvitykset, tuotot ja kulut on kohdistettu oikealle tilikaudelle ja että rahat on ylipäätään käytetty yhdistyksen menoihin, ei esim. hallituksen jäsenten henkilökohtaisiin tarpeisiin.

Yhdistyksen kokouksessa ja yhdistyksen säännöissä voidaan antaa tarkempia ohjeita toiminnantarkastuksesta ja sen sisällöstä.

Toiminnantarkastuskertomus

Toiminnantarkastuskertomus on vapaamuotoinen, eikä siinä tarvitse olla erillistä lausunto-osuutta. Jos mitään ongelmia ei ole havaittu, kertomus voi olla hyvinkin lyhyt.

Kertomuksessa kannattaa mainita (yleisellä tasolla) mitä asiakirjoja on tarkastettu, onko yhdistyksen hallinto ja taloudenhoito asianmukaisesti järjestetty ja onko esteitä tilinpäätöksen vahvistamiselle ja vastuuvapauden myöntämiselle.

Lisäksi pitää muistaa mainita minkä tilikauden toiminta on tarkastettu.

Kertomuksessa pitää ilmoittaa kaikki tarkastajan huomaamat väärinkäytökset, myös epäilykset niistä. Jos yhdistykselle on aiheutettu olennaista vahinkoa, siitä pitää myös mainita.

Kertomuksessa ei tarvitse ottaa kantaa siihen kuka vahingosta on vastuussa.

Tarkastuksessa usein havaitaan pieniä huolimattomuusvirheitä, mutta niitä ei tarvitse luetella kertomuksessa. Pikkuvirheistä on hyvä antaa hallitukselle erillinen muistio, jotta asiat saadaan jatkossa kuntoon.

Tarkastusmerkintä

Hallituksen allekirjoittamaan tilinpäätökseen on hyvä tehdä lyhyt merkintä, esim. ”Toiminnantarkastuskertomus annettu 17.10.2011” ja sen perään toiminnantarkastajien allekirjoitukset. Näin tiedetään, mikä tilinpäätöspaperi on alkuperäinen, ts. se joka on tarkastettu. Merkintä ei kuitenkaan ole pakollinen.

Jos toiminnantarkastuskertomus on hyvin lyhyt, niin mitään estettä ei ole sillekään että pienimmissä yhdistyksissä koko lyhyt kertomus kirjoitetaan käsin suoraan tilinpäätöspaperin kääntöpuolelle. Lyhyimmillään esim. ”Toiminnantarkastus tehty 17.10.2011. Yhdistyksen hallinto ja talous on hoidettu asianmukaisesti.”

Jotta tilintarkastus ja toiminnantarkastus pysyisivät selvästi erillisinä, toiminnantarkastajan ei kannata enää puhua, kirjoittaa eikä lausua mitään tilien tarkastamisesta eikä myöskään hyvän kirjanpitotavan noudattamisesta.

Toiminnantarkastuksen ja tilintarkastuksen eroja

Toiminnantarkastajan ei tarvitse pohtia sitä onko jotain yksittäistä kirjanpitolain tai -asetuksen pykälää noudatettu täsmälleen oikein, vaan riittää keskittyä yleiskuvaan. Tilintarkastajilta edellytetään syvällisempää laskentatoimen ja kirjanpitolain tuntemusta.

Kaikissa yhdistyksissä, myös rekisteröimättömissä, pitää kuitenkin noudattaa yhdistyslain ohella myös hyvää kirjanpitotapaa sekä kirjanpitolakia ja -asetusta, kaikkine pykälineen.