På den här sidan samlas vanligaste frågor och svar för att hjälpa sökanden i problemsituationer. Om du inte hittar svar på din fråga tar du väl kontakt jarjestoasiat@ayy.fi.
ALLMÄNT OCH KODER
A. Var hittar jag koderna till Tahlo-systemet?
Förra årets styrelse borde ha kvar dem. Om inte kan du resetera lösenordet till styrelsens epost på adressen: https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ Om inget meddelande visas, kolla även din skräppostmapp och moderera din e-postlista. Ta kontakt om det inte lyckas jarjestoasiat@ayy.fi, så utreder vi saken. Inloggning till systemet på adressen: https://tahlo.ayy.fi/login/?next=/
B. Var hittar jag koderna till webbplatsen ayy.fi för uppdatering av föreningsprofilen?
Förra årets styrelse borde ha kvar dem. Om inte så kan du resetera lösenordet till styrelsens epost på adressen: https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
Ta kontakt om det inte lyckas jarjestoasiat@ayy.fi, så utreder vi saken. Inloggning till webbplatsen på adressen: /wp-login.php
C. Vad får man poäng för i bidragsansökan?
Enligt poängsättningsmodellen som finns här: https://inside.ayy.fi/pages/viewpage.action?pageId=12615842 Med ansökan bedöms bl.a. föreningens verksamhetsmängd och mångsidighet, gemenskaplighet och ansvarsfullhet. Utöver svaren på Tahlo utgör även bilagorna en väsentlig del av ansökan. En noggrannare poängutdelning finns i den av styrelsen godkända poängsättningsmodellen. Här finns också tips för att få extrapoäng.
D. Svarsalternativen passar inte in på vår förening, vad ska jag göra?
Svara så gott som möjligt och följ planerna i verksamhetsplanen. Alla svarsalternativen kan inte fungera för alla 200 föreningar inom AUS så ytterligare preciseringar och tilläggsuppgifter kan läggas till i tilläggsuppgiftsfälten. Om föreningen anses ha uppgett felaktiga uppgifter kan årets bidrag avslås eller rätten till att ansöka om bidrag under följande ansökningsomgång. Ge även respons jarjestoasiat@ayy.fi.
E. Hur gör jag en föreningsprofil?
Se noggrannare anvisningar här.
F. Hur vet jag i vilken förteckning vår förening finns?
Se Tahlo-systemet, fliken Allmänt. Om ni är i första förteckningen kan ni ansöka om verksamhetsbidrag. Av övriga krävs endast föreningsanmälan.
F +. Var är knappen Skicka? När är jag redo?
Det finns ingen Skicka-knapp i Tahlo-systemet, men det räcker att du har sparat alla flikar efter att ha fyllt allt och lagt till de bilagorna.
BILAGOR OCH TILLÄGGSTID
G. Jag har inte alla nödvändiga bilagor, vad ska jag göra?
Ansökningstiden är en hel månad för alla. Under den tiden hinner man göra de saknade dokumenten för i år och be om att få dokumenten för föregående verksamhetsår från era företrädare. Enligt en god föreningsförvaltning borde alla dessa dokument finnas hos föreningen. Om du har en välgrundad orsak för avsaknad av dokument, kan du be om tilläggstid före ansökningstiden slutar jarjestoasiat@ayy.fi. Varje saknad bilaga minskar bidragsbeloppet. Det eventuella bidraget kan inte betalas om föreningen inte lämnat in nödvändiga bilagor senast 31.5.2019.
H. Jag har inte föreningens stadgar, vad ska jag göra?
Se Bilagor i föregående års blankett i Tahlo (byt år i övre högra hörnet). Hittar du? Om ni inte har ändrat era stadgar kan ni lämna samma stadgar som bilaga för år 2019. Du kan även fråga av tidigare föreningsfunktionärer om dessa eller på Patent- och registerstyrelsen. Kom ihåg att regelbundet spara en version av stadgarna. Om ni har en välgrundad orsak till avsaknad av bilagorna kan ni be om tilläggstid före ansökningstiden slutar jarjestoasiat@ayy.fi.
I. Jag har inte föregående årets ekonomidokument, vad ska jag göra?
Enligt en god föreningsförvaltning bör dessa dokument skapas årligen. På en månad hinner man långt. I Föreningsguiden finns tips i utbildningsmaterialavsnittet ”Förvaltning och ekonomi” samt ”Tjänster och info”. En välförklarad modell för upprättandet av balansräkningen och resultaträkningen finns i materialbanken i föreningsguiden. Om ni har en välgrundad orsak till avsaknad av bilagorna kan ni be om tilläggstid före ansökningstiden slutar jarjestoasiat@ayy.fi.
J. Vårt verksamhetsår följer inte kalenderåret, vilka bilagor ska jag lämna in?
Dokumenten för pågående och föregående verksamhetsår. För de som följer kalenderåret är det bilagorna för år 2018 och 2019. För föreningar vars verksamhetsår är sommar-sommar är den pågående verksamhetsperioden 2018 – 2019 och föregående 2017 – 2018.
K. Vi är en ny förening som ännu inte har dokument, vad ska jag göra?
Bilagorna för pågående år kan ni lämna in som normalt. För föregående år ska ni lämna in ett dokument där ni förklarar med ett par meningar verksamhetssituationen för föregående år eller noggrannare datum för grundandet av föreningen.
L. Vår föreningsverksamhet håller på att avfalna och det finns inte några dokument från föregående år, vad ska jag göra?
Granska noggrant åt vilket håll föreningens verksamhet är på väg. Fortsätter verksamheten, piggnar den till i år eller falnar den av fortfarande? Om den hålls uppiggad lämna in dokumenten för det här året som normalt och för föregående årets dokument lämnar ni in ett dokument där ni med ett par meningar förklarar verksamhetssituationen för föregående år.
M. Hur och för vad kan jag be om tilläggstid?
Föreningssektorn bedömer den välgrundade orsaken separat för varje förening. Be om tilläggstid innan ansökningstiden slutar jarjestoasiat@ayy.fi och berätta när ni kan lämna in bilagorna. Att börja göra ansökan sent är inte en giltig orsak för att få tilläggstid. Se noggrannare tips för avsaknad av dokument ovan.
N. Årsmötet är för sent, vad ska jag göra?
Be om tilläggstid om ni inte får årets dokument godkända på årsmötet före utgången av mars. Föreningens möte kan även ordnas senare på hösten om det står så i era stadgar. Då finns det giltiga orsaker för att få tilläggstid.
ÖVRIGT
O. Vi har en årsfest/ett fint projekt i år. Kan vi få ett större bidrag?
AUS verksamhetsbidrag är avsett för att stödja föreningens löpande verksamhet. Finansiering för alla projekt som faller utanför den ordinarie verksamheten och för nya idéer kan sökas från TTE-fonden (http://tter.ayy.fi/).
P. Hur kan jag ge respons om ansökningsblanketten och för hela processen?
Den sista boxen i Tahlo under fliken Ansökan har plats för alla kommentarer och all respons. Du kan även sända respons på adressen jarjestoasiat@ayy.fi.
Q. Hur länge tar det att behandla ansökningarna och anmälningarna?
Det är omöjligt att förutspå en exaktare tid. Vi får in många ansökningar och det finns endast två granskare som samtidigt sköter sina övriga arbetsuppgifter. Granskandet sker åtminstone under april månad men vi strävar att betala bidragen före sommaren. Om eventuella förseningar meddelas separat.
R. Varför kan jag inte granska min associations ansökningar för tidigare år?
Poängsättningsanvisningen har uppdaterats med några smärre ändringar och ansökningsblanketten förenklats. Nu krävs färre öppna svar och långa redogörelser eftersom de ersatts med flervalsfrågor. I de öppna fälten kan man ändå berätta om hur verksamheten utvecklats och om evenemang som inte nämns som alternativ. På grund av den här ändringen har applikationsfliken ändrats också under tidigare år, och de ursprungliga applikationerna för tidigare år kan inte ses.