Maaliskuussa AYY jakaa toiminta-avustuksia ensimmäisen luettelon yhdistyksille. Pisteytysmallia on kevyesti päivitetty ja hakulomaketta uudistettu yhdistyksiä helpottavaan suuntaan.
Muutamat asiat kannattaa tehdä jo ennakkoon ennen hakuajan alkamista:
- Hoitakaa viime toimintavuoden dokumentit (tilinpäätös, toimintakertomus) sekä tämän vuoden dokumentit (toimintasuunnitelma, talousarvio) kuntoon. Nämä sekä voimassa olevat säännöt tarvitaan hakulomakkeen liitteiksi.
- Mikäli mahdollista, järjestäkää yhdistyksen kevätkokous ennen maaliskuun loppua, jotta saatte kohdassa 1 mainitut dokumentit hyväksyttyä. Mikäli sääntönne toisin määrää, noudattakaa ensisijaisesti niitä.
- Päivittäkää jäsenrekisterinne ajan tasalle. Selvittäkää, kuinka moni jäsenistänne on AYY:n jäseniä esimerkiksi jäsenkyselyllä.
Kaikki yllä mainittu on vain ohjeellista, mutta käytännössä pieniä askelia, jotka kannattaa huomioida. Yllä olevat (talousdokumentteja lukuun ottamatta) koskettavat myös yhdistyksiä, jotka tekevät pelkän yhdistysilmoituksen. Lisäksi pisteissä tullaan huomioimaan seuraavia uudempia asioita:
- Yhdistyksellä on GDPR:n mukaiset tietosuojaselosteet. Mikäli yhdistyksenne haluaa tällaiset tehdä, löytyy AYY:n ohjeistuspaketti täältä (vaatii Aalto-tunnukset kirjautumiseen).
- Olennaiset yhdistyksen toimijat ovat tutustuneet AYY:n tapahtumajärjestäjän oppaaseen (vain suomeksi)
- Yhdistyksessä on keskustelu yhdenvertaisuuskäytännöistä ja mahdollisesti tehty näihin liittyviä kirjallisia ohjeita. Mikäli kaipaatte vinkkejä, kannattaa tutustua yhdistysoppaan osioon aiheesta ja kysyä lisää lauri.jurvanen(a)ayy.fi
- Yhdistys kiinnittää huomiota ekologiseen kestävyyteen (esim. kierrätys, järkevät hankinnat).
Kohdat 4-7 ovat kevyesti uudistetun pisteytyksen mukanaan tuomia muutoksia, joiden edistäminen on yhdistyksille vapaaehtoista. Toiminta-avustuksia jaetaan pisteytysohjeen mukaan, joka löytyy täältä.
Mikäli hakukierroksesta on jo tässä vaiheessa kysyttävää, olkaa reippaasti yhteydessä jarjestoasiat(a)ayy.fi. Tarkempaa ohjeistusta ja päivämäärät ilmoitetaan kyllä yhdistystiedotteessa ennen haun avautumista.