Om du vill få AUS föreningsbrev till din e-post kan du beställa det på adressen http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Det här är AUS föreningsbrev vecka 20/2017

Kommande evenemang och viktiga datum för föreningar och föreningsfunktionärer.

Lokalhamstringen: Se punkt 2!

31.5: Deadline för att lägga till evenemang i läsårskalendern (se 3)
22.5 kl. 12.00 – 5.6 kl. 12.00: Efterhandsanmälningar kan lämnas in i tjänsten TAHLO: https://tahlo.ayy.fi/
8.9: Läsårsinvigning

Nyhetsbrevets innehåll

1. Verksamhetsbidragen 2017 och saknade föreningsanmälningar
2. Förhandsbokning av AUS evenemangslokaler
3. Föreningsevenemang i läsårskalendern
4. Anmäl dig senast 21.5: Tävling för föreningarna – den mest internationaliserade föreningen belönas!

1. Verksamhetsbidragen 2017 och saknade föreningsanmälningar

Verksamhetsbidragen för år 2017 har beviljats och summorna publicerats på adressen /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/verksamhetsbidrag-2017/

Verksamhetsbidragen betalas ut genast när alla villkor för bidraget uppfyllts. För största delen av föreningarna utfärdas en betalningsorder 19.5. Betalningen syns på det konto som uppgetts i tjänsten TAHLO uppskattningsvis i början av juni.

Om föreningen har brister i sin profil på AUS webbplats eller något annat särskilt kontaktar vi er i ärendet innan tiden för efterhandsanmälningar börjar 22.5. Enligt anvisningarna inför ansökningsomgången ska profilen vara uppdaterad för att verksamhetsbidraget ska kunna betalas ut.  Vi kontaktar inte föreningen när det gäller bilagor som fått tilläggstid, utan bilagorna ska lämnas in enligt anvisning före verksamhetsbidraget kan betalas ut.

Föreningar som ännu inte lämnat in sin föreningsanmälan för 2017 ska göra det under tiden 22.5 kl. 12.00–5.6 kl. 12.00 på adressen https://tahlo.ayy.fi/. Det går inte längre att ansöka om verksamhetsbidrag. Om en förening missat tidsfristen för anmälningen två år i rad kan den strykas helt ur studentkårens föreningsregister.

2. Förhandsbokning av AUS evenemangslokaler

Förhandsbokningen av AUS evenemangslokaler – lokalhamstringen – börjar för föreningarnas del torsdagen den 4 maj. I hamstringen används AUS eget bokningssystem TILA.

Du kan hamstra tider för perioden mån 14.8.2017–sön 7.1.2018.

Tiderna för att fylla i lokalbokningar i systemet är följande:

1. Bokningar för AUS interna aktörer 19.4.–3.5.2017.
   Tiden går ut ons 3.5.2017 kl. 23.59.
2. Föreningar med särställning 4–12.5.2017.
   Tiden börjar tors 4.5 kl. 12.00 och går ut fre 12.5 kl. 14.00.
   Hamstring fre 12.5 från kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).
3. Övriga föreningar i första förteckningen 13–19.5.2017.
   Tiden börjar lör 13.5 kl. 00.00 och går ut ons 19.5.2017 kl. 14.00.
   Hamstring fre 19.5 från kl. 16.30 i Kandihusets (OK1) sal M1 (M232).

En bokningskalender för hela hamstringstiden finns här.

Information om bokningsprocessen:

1. TILA finns på adressen https://tila.ayy.fi/ och användarna loggar in med Aalto-universitetets IT-användarkonto, på samma sätt som när man använder Into. Det är lättast att komma igång genom att läsa instruktionerna under länken Ohje/Help i menybalken.
2. I lokalhamstringen reserveras lokaler i föreningars namn. Aktiveringsnyckeln har skickats till den e-postadress som föreningen meddelat (i allmänhet föreningsstyrelsens e-postlista), så de personer som skött föreningarnas lokalbokningar i år kan vid behov dela ut representationsrättigheter genom TILA till exempel till föreningarnas nya styrelsemedlemmar.
3. Om du får e-post med representationsrättigheter för gruppen är meddelandets rubrik ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktiveringsnyckeln kan bara användas en gång, så den som loggar in först kan vid behov lägga till representationsrättigheter till gruppen ifråga för lämpliga personer för att göra bokningar. Bokningsrättigheten är aktiverad bara för de föreningar som fyllt i en föreningsanmälan vars uppgifter uppdaterats i föreningsregistret i år.
4. Evenemangets namn ska matas in i bokningen. Om namnet saknas kan evenemanget vid behov raderas ifall lokalen behövs samma dag i ett senare skede av hamstringen.
5. Ni noterar väl att AUS interna bokningar är permanenta.
6. Föreningar med särställning kan boka lokaler för årsfest och sillis permanent. Om en lokal alltså bokats av två olika föreningar och den ena bokningen är en särställd förenings årsfest eller sillis har den bokningen förtur. Övriga bokningar för särställda föreningar ska däremot försvaras också under det senare hamstringsjippot. Under hamstringsjippot för föreningar med särställning reds alltså överlappningar mellan deras bokningar ut, och under det andra jippot alla övriga dubbelbokningar.
7. Dubbelbokningar kan endast göras under tiderna som reserverats för att fylla i lokalbokningar. När ifyllningstiden gått ut kan föreningen under hamstringsjippot själv ändra, radera och lägga till nya bokningar som inte överlappar någon annans. Eventuella dubbelbokningar kan alltså avbokas med bokarens eget användarnamn under själva hamstringsjippot. Därför rekommenderar vi att de som kommer tar med en egen dator för att göra processen smidigare.
8. Boka lokaler endast för verkliga behov. Om möjligt, undvik att boka följande lokaler och tider:
   1. PO tränar i Smökki varje måndag kl. 18–21 och RWBK varje tisdag kl. 17–22. Försök alltså undvika sitsar på måndagar och tisdagar.
   2. Allaktivitetslokalen och Tatamisalen används för träningar dagligen kl. 16–23. Vanligen går det att göra tidigare bokningar utan problem.
9. Priserna för år 2017 är i kraft fram till sön 7.1.2018.
10. Systemets bruksanvisning finns på finska och engelska. Dessutom utvecklas TILA-systemet vidare. Vi ber användarna rapportera problem, logiska brister i texten eller utvecklingsförslag till adressen tila@ayy.fi.

Om du inte fått någon bekräftelsekod för den användargrupp du representerar, om gruppen saknas i förteckningen längst ner i meddelandet eller om du har andra frågor om hamstringen kan du kontakta AUS servicechef riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

3. Föreningsevenemang i läsårskalendern

Av tradition har AUS tryckta läsårskalender innehållit föreningarnas evenemang så att kalenderägarna har lätt att hänga med. Så gör vi också med kalendern för 2017–2018.

Nedan är länken till Googledokumentet där du kan lägga till evenemang. Närmare anvisningar finns i dokumentet.

Absolut deadline är 31.5 kl. 23.59!

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KXTn9HGVzePyjNrity4-DTtxl18Ns9zKIvqDpsDmPKY/edit?usp=sharing

Vid behov kan du kontakta tiedottaja (a) ayy.fi

4. Anmäl dig senast 21.5: Tävling för föreningarna – den mest internationaliserade föreningen belönas!

Hur kan vår förening bli mera internationell? AUS ordnar en tävling för föreningar och belönar den förening som utvecklat sin verksamhet mest under år 2017. Föreningarna får själva välja hur de vill internationaliseras och öppna upp möjligheter för internationella studerande att delta. Den som behöver inspiration hittar tips i vår ABC-handbok som utformats som stöd för internationaliseringen.

Den förening som utvecklat sin verksamhet mest belönas på AUS föreningsutbildning i december 2017 med ära, berömmelse och en gratis kväll i en AUS-bastu. Vi belönar inte en förening som redan nu är väldigt internationell, utan den förening som mest utvecklat sin verksamhet i en mera internationell riktning. Anmäl föreningen till tävlingen genom länken nedan, planera tillsammans hur ni vill integrera det internationella perspektivet i er verksamhet och bered er på att rapportera om utvecklingen i november 2017. I rapporten ska ni genom konkreta exempel visa vad ni gjort under året till exempel i anslutning till mottagandet av nya studerande, er kommunikation eller era evenemang, och vad ni lärt er på vägen.

Anmäl er till tävlingen här.

Anmälan senast 21.5!

VILL DU HA DIN EGEN NYHET I FÖRENINGSBREVET?

Skicka din korta text senast på onsdag klockan 10.00 till adressen tiedotteet at ayy.fi. Nyheterna översätts, så det räcker med att skicka texten på ett språk.

Nyhetsbrevets innehåll redigeras i sista hand av AUS förenings- och kommunikationssakkunniga Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi, tfn 050 520 9442).