Alla föreningar som verkar inom Aalto-universitetets studentkår måste göra en föreningsanmälan varje år och vid samma tidpunkt kan föreningarna enligt den första förteckningen ansöka om verksamhetsbidrag. Ansökningstiden för verksamhetsbidrag och föreningsanmälningen börjar fredag 1.3 kl. 12 och upphör söndag 31.3 kl. 23.59. Inledningsvis berättas om att göra föreningsanmälan och därefter om ansökningsprocessen för verksamhetsbidrag. I slutet finns tips och kontaktuppgifter för frågor.

 

VILKEN FÖRENINGSANMÄLAN?

Föreningar som verkar inom AUS måste göra en föreningsanmälan varje år. Det väsentliga här är att vi kontrollerar om föreningen fortfarande uppfyller de krav som AUS föreningsreglemente ställer. Den viktigaste bilagan är alltså de gällande stadgarna. Enligt föreningsreglementet kan en förening som inte lämnar in anmälan avlägsnas ur registret för de två påföljande åren på beslut av styrelsen.

Föreningsanmälan består av flikar som ska ifyllas och av nödvändiga bilagor. Som bilagor behövs:

– gällande stadgar
– verksamhetsberättelsen för föregående år
– verksamhetsplanen för pågående år

 

HUR SKA JAG GÖRA EN FÖRENINGSANMÄLAN?

1. Samla ihop alla nödvändiga bilagor färdigt (stadgar, verksamhetsberättelsen och verksamhetsplanen)
2. Logga in på Tahlo-systemet https://tahlo.ayy.fi/ med föreningens koder. Om du tappat bort dina koder kan de oftast reseteras till er styrelses epostadress på adressen https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
3. Fyll i flikarna Allmänt, Styrelse, Lokaler och Bilagor Mellanlagra varje flik separat.
4. Om du inte lämnar in alla nödvändiga bilagor är föreningsanmälan bristfällig. Du kan be om tilläggstid för inlämning av bilagorna men det krävs en välgrundad betungade orsak. Sänd ett meddelande till jarjestoasiat@ayy.fi, och ange din motivering och när bilagorna är färdiga. De försenade bilagorna måste i varje fall lämnas in hos AUS före 31.5.2019.
5. Fint, nu är allt klart! Du har nu gjort den krävda föreningsanmälan.
6. Dessutom kan du uppdatera eller skapa en föreningsprofil för din förening på adressen /wp-login.php. Du kan logga in med din förenings koder. Kom ihåg att göra uppdateringarna på alla språkversioner! Här finns noggrannare anvisningar för att uppdatera profilen: /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/

 

VILKET VERKSAMHETSBIDRAG?

AUS verksamhetsbidrag är avsett för att stödja föreningens fortlöpande verksamhet. Alla föreningar som hör till den första förteckningen i AUS föreningsregister kan ansöka om verksamhetsbidrag.

Bidragen ansöks i mars och de poängsätts enligt poängsättningsmodellen  för verksamhetsbidragen (pdf).  Om föreningen gör sin verksamhetsbidragsansökan enligt anvisningarna har även föreningsanmälan gjorts, vilket krävs av alla.

Ansökan om verksamhetsbidrag består av en ansökningsblankett som fylls i och av de bilagor som krävs. Som bilagor behövs:

– gällande stadgar
– bokslutet för föregående år (består av resultaträkningen och balansräkningen)
– verksamhetsberättelsen för föregående verksamhetsår
– verksamhetsplanen för pågående år
– budgeten för pågående verksamhetsår

Dessutom är en uppdaterad föreningsprofil på AUS webbplats en förutsättning för att ett eventuellt bidrag kan utbetalas.

 

HUR ANSÖKER JAG OM VERKSAMHETSBIDRAG?

1. Samla alla nödvändiga bilagor färdigt (stadgar, bokslut, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och budget)
2. Logga in i Tahlo-systemet https://tahlo.ayy.fi/ med din förenings koder. Om du tappat bort dina koder kan de oftast reseteras till din föreningsstyrelses e-post på adressen https://tahlo.ayy.fi/password_reset/
3. Fyll noggrannt i flikarna Allmänt, Styrelse, Ansökan, Lokaler och Bilagor. Mellanlagra varje flik separat. Ansökan kan göras ett steg i taget. Om ni är en särställd förening ska ni även fylla i fliken Särställning (inverkar inte på bidragsansökningen men ifyllandet är en förutsättning för utbetalning av bidraget).
4. Fliken Ansökan har förnyats. Märk att ansökningsblanketten är den samma för alla föreningar som verkar inom AUS och i svarsalternativen har specificerats all möjlig specialverksamhet som kan finnas på föreningen. Du kan berätta noggrannare om det i de öppna svarsfälten.
5. OBS! För att uppnå det maximala antalet poäng krävs inte att aktiviteter ordnas varje vecka inom varje delområde.
6. Om du inte lämnar in alla nödvändiga bilagor minskar varje saknad bilaga bidragssumman. Böterna kan förhindras genom att be om tilläggstid för inlämnandet av bilagorna men för det krävs en välgrundad betungande orsak. Sänd ett meddelande till jarjestoasiat@ayy.fi, och ange din motivering och när bilagorna är färdiga. Ett eventuellt bidrag kan inte betalas om föreningen inte har lämnat in de nödvändiga bilagorna före 31.5.2019.
7. Uppdatera din föreningsprofil på adressen /wp-login.php. Du kan logga in med din förenings koder. Kom ihåg att göra uppdateringarna på alla språkversioner! Närmare anvisningar för profiluppdateringen: /sv/foreningar/tjanster/verksamhetsbidrag/
8. Fint, nu är allt klart! Du har nu ansökt om bidrag och gjort den krävda föreningsanmälan.

Fyll i alla uppgifter på ansökningsblanketten enligt den verksamhet som beskrivits i er verksamhetplan. Om föreningen anses ha gett felaktiga uppgifter kan årets bidrag avslås eller rätten att ansöka om bidraget under följande ansökningsomgång.

 

TIPS

1. Förhandsförberedelser:
   Före i fyllandet av Tahlo kan du göra en del saker i förväg. De finns listade här.
   Om ansökningstiden närmar sig sitt slut lönar det sig att direkt gå in på Tahlo och fylla i alla flikar noggrannt samt lägga till alla nödvändiga bilagor enligt anvisningarna.
2. Reservera tid och mellanspara!
   Du kommer väl ihåg att börja i tid för det krävs allehanda bilagor och det lönar sig att reservera tid för ifyllandet av blanketter. Det lönar sig att spara Tahlos flikar varje gång ändringar görs. Du kan fortsätta uppdatera uppgifterna ända tills blanketten stängs 31.3 så du behöver inte göra allt på en gång.
3. Ansökningsblanketten har förnyats
   Fliken består mer än tidigare av ikryssningsalternativ. Således behöver man inte i textrutorna redogöra för verksamheten utan kan mer beskriva den verksamhet som inte framgår ur alternativen. Märk dock undantagen i de delarna som finns i slutet som kräver konkreta exempel utöver ikryssning. Syftet med förnyandet är att öka föreningarnas jämställdhet och underlätta arbetsmängden.
4. Ett allmänt tips är att spara lösenordet till TAHLO eftersom föreningen kommer att behöva det också nästa år.

 

PROBLEM?

Svar på de vanligaste frågorna finns här.

 

VARIFRÅN FÅS MER INFORMATION?

AUS föreningssektor (jarjestosektori@ayy.fi) svarar på alla frågor om verksamhetsbidrag. Det lönar sig att ställa sina frågor direkt när sådana uppstår. De sista frågorna lönas att ställas senast torsdag 28.3 så att vi hinner besvara dem under fredagen. Föreningssektorn når du också på telefonnumret 050 520 9442 (vardagar).

Om du upplever problem med tjänsten, till exempel stavfel eller andra konstigheter, kan du rapportera dem till adressen jarjestoasiat at ayy.fi.

Verksamhetsbidragen och föreningsanmälningarna behandlas så snabbt som möjligt efter att ansökningstiden gått ut.  Om eventuella förseningar informeras särskilt.