Tässä asiakirjassa kuvataan yleisellä tasolla niitä toimintatapoja, joilla edustajiston kokouksessaan 6/2010 hyväksymää ylioppilaskunnan kielistrategiaa käytännössä toteutetaan. Mikäli edustajisto muuttaa kielistrategiaa, katsotaan tämä asiakirja rauenneeksi.

Alla on kuvattu jatkuvia käytäntöjä, jotka otetaan osaksi ylioppilaskunnan toimijoiden päivittäistä työtä. Niiltä osin, kuin nykytilanne ei vielä vastaa tavoitetilaa, on takaraja tavoitetilan saavuttamiseksi vuoden 2010 lopussa.

1. Ylioppilaskunnan keskeiset dokumentit käännetään kolmelle kielelle

Tavoite:

Ylioppilaskunnan keskeiset edunvalvontaan liittyvät dokumentit käännetään kolmelle kielelle niin, että kielivähemmistöihin kuuluvat voivat seurata ylioppilaskunnan toimintaa, osallistua siitä käytävään keskusteluun ja vaikuttaa siihen täysipainoisesti. Arkipäivän sujuvuuden kannalta tärkeät esimerkiksi ylioppilaskunnan palveluihin ja toimintaan liittyvät ohjeet, tiedotteet ja muut dokumentit tarjotaan kolmella kielellä.

Toiminta:

• Keskeiset edunvalvontaan liittyvät dokumentit, kuten kannanotot, edustajiston hyväksymät linjapaperit, tiedotteet, julkaistut mielipidekirjoitukset sekä hallitusohjelma ja -päivitykset tai näiden tiivistelmät käännetään kolmelle kielelle pääsääntöisesti viikon sisällä julkaisemisesta.
• Halloped-hakuilmoitukset ja edustajistovaaleihin liittyvät tiedotteet julkaistaan kolmella kielellä samanaikaisesti.
• Edustajiston kokouskutsuissa otsikot kirjataan kolmella kielellä.
• Hallituksen päätösluettelot käännetään englanniksi kuukauden kuluessa kokouksesta.
• Muista virallisista dokumenteista tarjotaan pyydettäessä tietoa ruotsiksi ja englanniksi. Esimerkiksi pöytäkirjat, päätösesitykset, talousarvio, tilinpäätös ja tase.
• Viikkotiedote käännetään kolmelle kielelle kahden päivän sisällä.
• Laajemmat oppaat, kuten oikeusturvaopas, halloped-opas ja yhdistysoppaat käännetään kolmelle kielelle niiden valmistuttua, pääsääntöisesti puolen vuoden sisällä.
• Uusien opiskelijoiden opas käännetään soveltuvin osin kolmelle kielelle. Viestintäsektori arvioi käännösten päivitystarpeen vuosittain.
• Ylioppilaskunnan säännöt, asumiseen liittyvät ohjesäännöt ja asumisen infopaketit sekä AYY:n palvelupisteiden käyttämät sopimusluonnokset ja -tekstit, tarkastuslistat ja lomakkeet käännetään kolmelle kielelle kielistrategian hyväksymisen jälkeen puolen vuoden sisällä.
• Muut ylioppilaskunnan tuottamat esitteet, ohjeistukset, julkaisut, kyselyt sekä kalenteri tuotetaan resurssien puitteissa kolmella kielellä. Ylioppilaskunnan toimijoiden on selvitettävä tilannekohtaisesti mahdollisuus käyttää kääntäjäpalveluita.
• Erilaiset opasteet ja ilmoitukset kirjoitetaan kolmella kielellä.
• Edistetään monikielisyyttä mahdollisuuksien mukaan Ainossa ja OUBS:ssa.
• Kolmikielisyys näkyy AYY:n visuaalisessa ilmeessä ja tunnuksissa.

Kokonaisvastuu: viestintäsektori

2. Ayy.fi-sivusto toteutetaan kolmikielisenä

Tavoite:

Varsinkin staattinen materiaali on verkkosivuilla kolmella kielellä pääsääntöisesti täysin samansisältöisenä. Lähtökohtaisesti kaikki sivuilla oleva materiaali voi kiinnostaa kaikkien kieliryhmien opiskelijoita. Vain jos tieto koskee perustellusta syystä vain tietyn kieliryhmän jäseniä, voidaan se jättää kääntämättä.

Toiminta:

• Rekrytoidaan kääntäjä toteuttamaan käännösprojekti. Toteutetaan nettisivut alusta asti kolmikielisinä.
• Nopeasti päivittyvästä materiaalista, kuten uutisista, tapahtumista ja keskusteluista, tarjotaan viitteellinen käännös kääntäjän, käännösohjelman ja tiivistelmien avulla.
• Yhdistyksiä kannustetaan verkkosivuilla ja koulutuksissa lisäämään tiedot tapahtumistaan sivuille monikielisesti.
• Verkkosivuille lisättävä staattinen materiaali toimitetaan jatkossa välittömästi kääntäjille.
• Verkkosivuille lisätään kieliasioista vastaavat henkilöt yhteystietoineen.

Kokonaisvastuu: viestintäsektori

3. Tapahtumat ja toiminta avoimeksi kaikille kieliryhmille

Tavoite:

Myös kielivähemmistöihin kuuluvien on helppo osallistua ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien yhdistysten tapahtumiin ja toimintaan. Eri kieliryhmiin kuuluvien opiskelijoiden välinen vuorovaikutus on vilkasta.

Toiminta:

• Tapahtumien mainokset, kutsut ja oheismateriaali rohkaistaan tekemään monikielisesti aina, kun tapahtuma soveltuu myös suomea osaamattomille.
• Ylioppilaskunnan tapahtumissa pyritään lisäämään kielivähemmistöille sopivaa ohjelmaa.
• Yhdistyksiä kannustetaan tiedottamaan toiminnastaan monikielisesti ja järjestämään myös kielivähemmistöille soveltuvaa toimintaa ja tapahtumia. Yhdistyksiä rohkaistaan nimittämään kansainvälisyysvastaava, jonka tehtävä on muun muassa huolehtia englannin kielen käytöstä yhdistyksen tiedotuksessa ja toiminnassa. Selvitetään mahdollisuutta tarjota rajoitettuja käännöspalveluita yhdistyksille.
• Kaikkia toimijoita rohkaistaan käyttämään arkipäiväisessä viestinnässä, esimerkiksi sähköpostilistoilla, koulutuksissa ja erilaisissa tilaisuuksissa tiivistelmiä, mikäli tarkan käännöksen tuottaminen on liian kuormittavaa.

Vastuu: järjestö- ja kulttuurisektori

4. Kielivähemmistöjen edustajat mukaan vaikuttamistyöhön

Tavoite:

Myös kielivähemmistöihin kuuluvilla on aito mahdollisuus vaikuttaa ylioppilaskunnan ja yliopiston toimintaan.

Toiminta:

• Edustajistoryhmiä rohkaistaan huomioimaan kielivähemmistöt kaikessa toiminnassaan, erityisesti edustajistovaalien ehdokasrekrytoinnissa ja kampanjoinnissa.
• Selvitetään mahdollisuudet järjestää edustajiston kokouksiin tulkkausta palkatun simultaanitulkin tai vapaaehtoisten toimesta, mikäli paikalla on suomea osaamattomia henkilöitä.
• Ylioppilaskunta rohkaisee kielivähemmistöjen edustajia hakeutumaan halloped-paikoille ja tukee näitä tehtävässään.

Kokonaisvastuu: kansainvälinen ja koulutuspoliittinen sektori

5. Henkilökunnan tuki ja koulutus

Tavoite:

Henkilökunta kykenee toimimaan kolmella kielellä eikä koe kolmikielisyyttä kuormittavaksi tai oman työn kannalta kielteiseksi asiaksi. Henkilökunnalla on kolmikielisyyden toteuttamiseksi riittävä tuki ja resurssit. Kielistrategian toteuttaminen ei jää vain tiettyjen sektorien vastuulle, vaan kaikki toimijat ottavat sen oma-aloitteisesti huomioon omassa työssään.

Toiminta:

• Henkilökunnalle järjestetään koulutus, jossa käydään läpi selkeät käytännöt kääntäjästä ja eri kielten käytöstä. Henkilökuntaa rohkaistaan hyödyntämään kääntäjäpalveluita.
• Henkilökunnalle suunnitellaan ruotsin kielen käyttökoulutus, joka sisältää omaan työhön liittyvää puheharjoitusta ja omassa työssä yleisimpien viestityyppien tuottamista. Osallistuminen on suositeltavaa, mutta ei pakollista. Lisäksi henkilöstön kanssa voidaan sopia kunkin omien työtarpeiden mukaisen muun kielikurssin suorittamisesta työnantajan tuella.
• Uusia työntekijöitä palkattaessa riittävä kielitaito ja myönteinen asenne vieraiden kielten käyttöön on mukana rekrytointikriteerinä.
• MOT-sanakirjat hankitaan henkilöstön käyttöön ensi tilassa. Otetaan käyttöön SYL:lin ylioppilaskuntasanasto, jonka pitäisi valmistua syksyllä 2010.
• Selvitetään mahdollisuudet lisätä ylioppilaskunnan kääntäjäresursseja. Suunnittellaan kääntäjien kanssa toimivat käytännöt käännösten toimittamiselle.

Kokonaisvastuu: pääsektori

6. Edunvalvonta

Tavoite:

Aalto-yliopisto on kansainvälinen yliopisto, joka tarjoaa opiskelijoilleen monipuoliset mahdollisuudet kansainväliseen opiskeluympäristöön ja laadukkaaseen opetukseen kolmella kielellä.

Toiminta:

• Edistetään kielistrategian kappaleen 4 mukaisia edunvalvontatavoitteita yhteistyössä Aalto-yliopiston ja muiden sidosryhmien kanssa.

Kokonaisvastuu: kansainvälinen sektori