AYY vuokraa sauna-, sitsi-, juhla- ja kokoustiloja päiväksi kerrallaan. Jokaisesta tilasta löytyy tietoa ja kuvia niiden omilta sivuiltaan.
Ajankohtaista
Remonttien vuoksi Sitsikeittiö, Pelitila, Takkakabinetti ja Kattosauna eivät ole varattavissa tällä hetkellä. Tilat valmistuvat vuoden 2019 loppu puolella.
Ohjeita tilojen varaamiseen ja käyttöön liittyen
Varaaminen
Tilavarauspyynnön 5.1.2020 asti voi tehdä TILA-järjestelmän kautta (tila.ayy.fi) omia Aalto-tunnuksia käyttäen.
Tilavaraukset vahvistetaan normaalisti järjestelmään AYY:n päästä seuraavan arkipäivän aikana. Vahvistamisen jälkeen tehty varaus näkyy kalenterissa sinisenä. Huomaathan, että järjestelmä lähettää sähköpostin vahvistetusta varauksesta ainoastaan, mikäli käyttäjä on valinnut tämän ominaisuuden TILA-järjestelmässä. Lisätietoja https://tila.ayy.fi/help/
Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, tilojen varaaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä Otaniemen palvelutoimistoon tällä lomakkeella. Tilojen varaaminen tulee hoitaa henkilökohtaisesti. Tilan varaaja on vastuussa tilasta varauksen ajan.
AYY:n läheisyydessä toimivat yhdistykset voivat varata tiloja ennakkoon loppukeväästä ja loppusyksystä järjestettävissä tilakähmyissä. Tarkemmat tiedot kerrotaan aina yhdistystiedotteessa.
Maksaminen
Maksutiedot lähetetään sähköpostilla. Avainta ei luovuteta, ellei maksua ole hoidettu.
HUOM! Varauksen tehneen tulee olla ylioppilaskunnan jäsen sekä varausta tehtäessä että varauksen aikana saadakseen tilan opiskelijahinnalla.
Tilojen hinnat löydät kootusti täältä.
Avaimet
Avaimet kaikkiin tiloihin saa klo 12–16 samana päivänä maksukuittia tai maksua vastaan AYY:n Otaniemen palvelutoimistolta. Viikonlopun varauksille avaimet noudetaan perjantaina. Avaimet tulee hakea toimiston aukioloaikojen puitteissa, tarkistathan siis aina aukioloajat täältä. Mikäli olet unohtanut noutaa avaimet, tulee sinun soittaa huoltopäivystykseen. Huoltoyhtiö laskuttaa ovenavauspalvelusta oman hinnastonsa mukaan (n. 100-150 euroa / käynti).
- Huoltoyhtiön päivystys Otaniemessä puh. 0200 155 00
- Huoltoyhtiön päivystys Vaasankadulla puh. 010 270 8880
- Huoltoyhtiön päivystys Atlantinkadulla puh. 050 300 9980
Avaimet tulee palauttaa seuraavana arkipäivänä klo 12 mennessä Otaniemen toimistolle/postilaatikkoon.
Peruutukset
Maksullisten tilojen varaukset on peruttava 14 vrk ennen käyttöpäivää, tai tilaaja joutuu maksamaan tilan vuokran. Ilmaistilat on peruttava 1 vrk ja pakettiauto 2 vrk ennen käyttöpäivää.
Varaukset peruutetaan itse TILA-järjestelmässä. Järjestelmä lähettää varaajan sähköpostiin muistutusviestin tilavarauksesta noin kolme viikkoa ennen varausajankohtaa. Mikäli sinulla ei ole Aalto-tunnuksia, voit peruuttaa varauksen myös lähettämällä sähköpostia AYY:lle (ayy@ayy.fi) 14 vrk ennen tilan varauspäivää.
Saunan lämmitykset
Saunan poikkeavat lämmitysajat on ilmoitettava AYY:lle viimeistään viikkoa ennen varausta, sillä saunojen lämmitykset tilataan edeltävän viikon perjantaina. Saunan lämmitysajan muuttamisesta peritään 10 € erillinen maksu. Lisätunnit saunojen lämmitysaikoihin maksavat 10 €. Useissa AYY:n tiloissa käyttäjä laittaa kiukaan lämmityksen päälle itse. Kesäkuussa 2019 tämä toiminto on käytössä seuraavissa tiloissa: Atlantinkadun sauna, Avain Sauna, Gorsu ja Heinävaaran sauna.
Poikkeukset tilojen käytössä
Tiloja voi vuokrata myös päiväsaikaan. Tällöin hinnat sovitaan tapauskohtaisesti AYY:n kanssa.
Servin Mökkiin on mahdollista hakea yökäyttölupaa tilasektorilta oheisella lomakkeella. Yökäyttöluvasta peritään lisämaksu.
Tilojen käyttösäännöt
Vuokraaja on vastuussa vuokraamistaan tiloista ja niiden irtaimistosta sen ajan, jonka hän pitää avainta hallussaan.
Varausoikeuden peruuttaminen
AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa kaikilta niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille.