Ensi syksyn tilakähmyt ovat taas ovella. Tällä kertaa kähmitään ajanjaksoa 19.8.2013-12.1.2014. Kaikki kulkee niin kuin ennenkin. Tilakähmyjen aikataulu on seuraava:
- 17.4.-24.4. AYY:n omat toimijat
- 25.4.-3.5. Erityisasemayhdistykset
- 4.5.-11.5 Muut yhdistykset
- 16.5. Tilakähmytilaisuus
Tilakähmyjen pitopaikka ilmoitetaan lähempänä tilaisuutta. Tilakähmylomake on osoitteessa http://yhdistykset.ayy.fi/tilakahmyt/. Aina varausvaiheen päättymisen jälkeen laitan AYY:n verkkosivuille excelin, josta näkyy tehdyt varaukset jotta päällekäisyyksiä voi jo etukäteen välttää.
Tässä ohjeet lomakkeen täyttämiseen. Lue ohjeet tarkasti, niin säästyt ylimääräiseltä työltä.
1) Suunnittele yhdistyksesi tapahtumat syksylle ja alkuvuodelle, ellet ole jo sitä tehnyt, eli mieti, milloin tarvitset AYY:n kertavuokrattavia tiloja tai pakua. Muista seuraavat suunnitellessasi:
kähmittävä ajanjakso on 20.8.2012-13.1.2013.
hyvä ottaa huomioon:
- PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai. Vältä siis sitsejä maanantaisin!
- RWBK:lla on treenit Smökissä joka tiistai klo 19-21, vältä siis sitsejä tiistaisinkin, vaikka Retuperä yleensä joustaakin kivasti.
- ORC on Peli- ja sitsitilassa joka viikon ti ja pe 17-23
- Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
2) Avaa lomake osoitteessa http://yhdistykset.ayy.fi/tilakahmyt/ ja täytä yhteystietosi etusivulle. Laskutusosoitteeksi ei tarvitse laittaa mitään. Valitse alasvetovalikosta kohtaan ”yhdistys” yhdistyksesi nimi. Tarkista tiedot ja paina ”JATKA”. Jos jostain syystä yhdistyksesi nimi ei näy listassa, valitse ”muu varaaja”.
3) Seuraavassa näkymässä voit varata kaikki loppuvuoden tilatarpeesi PÄIVÄ KERRALLAAN. Täytä päivämäärä ja kellonaika lomakkeen yläreunassa olevien ohjeiden mukaan ja valitse 1-5 tilaa, joita tarvitset sinä päivänä ja kellonaikana. Jos tarvitset jonakin päivänä enemmän kuin viittä tilaa per päivä, voit varata ne useassa viiden setissä. Jos on ongelmia, lue ohjeet vielä kerran ja kysy sitten allekirjoittaneelta.
4) Kun yhden päivän varaukset ovat valmiit, paina ”LISÄÄ”, ja varauksesi ilmestyvät sivun alareunaan. Tarkista varauksen tiedot ja poista väärin mennyt varaus tarvittaessa (ruksi ruutuun ja klikkaa ”POISTA”). Tee uudelleen kohta 3) jokaista päivää kohden, jolloin haluat jotain varata. Pyritään siihen, että varaukset ovat kerralla ok, eikä niitä tarvitse muutella jälkikäteen paljoa.
5) Kun kaikki yhdistyksesi varaukset ovat valmiit, klikkaa ”LÄHETÄ TIEDOT”. Saat vielä varmistusviestin varauksistasi siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka täytit ensimmäisellä sivulla. Jos siinä ilmenee ongelmia, lähetä viesti minulle.
6) Varmista, että joku yhdistyksen edustaja on paikalla kaikkien yhdistysten kähmyissä , jossa ratkotaan kaikki yhdistysten väliset päällekkäisyydet.
7) Varmistuneet syksyn ennakkovaraukset ovat nähtävillä AYY:n nettisivuilla viimeistään 30.5., tämän jälkeen lisäyksiä voi tehdä normaaliin tapaan ottamalla yhteyttä Otaniemen palvelupisteen Raijaan.
Kaikki selvää? Hyvä. Jos ei, ota ihmeessä yhteyttä! Tuomas Saloniemi, etunumi.sukunimi@ayy.fi, 050 520 9435.