Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 6/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Toiminta-avustusten haku ja yhdistysilmoitusten jättäminen alkaa 1.3.
2. Otax-ylläpitäjien päivittäminen
1. TOIMINTA-AVUSTUSTEN HAKU JA YHDISTYSILMOITUSTEN JÄTTÄMINEN ALKAA 1.3.
AYY:n vuosittainen yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten hakeminen käynnistyy noin kuukauden päästä sunnuntaina 1.3. ja loppuu tiistaina 31.3. Jokaisen AYY:n rekisteriin kuuluvan yhdistyksen on jätettävä yhdistysilmoitus. Yhdistysilmoituksen täyttämättä jättäminen voi johtaa yhdistyksen poistoon rekisteristä. Toiminta-avustusta voivat hakea ainoastaan yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset ja hakeminen toimii samalla yhdistysilmoituksena. Mikäli et tiedä, mihin luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.
Vuonna 2015 toiminta-avustusten jaossa on kaksi uutta kiemuraa: käyttöön otetaan uusi pisteytysmalli (löytyy täältä) ja uusi yhdistystietokanta. Yhdistystietokanta helpottaa paitsi hakemusten käsittelyä, myös yhdistysten toimintaa, sillä tästä eteenpäin kaikkia muuttumattomia tietoja ei tarvitse syöttää joka vuosi erikseen, vaan ne kopiotuvat edellisiltä vuosilta. Tällä ensimmäisellä kerralla kaikki tiedot on toki syötettävä käsin, sillä jokainen yhdistys luo omat tunnuksensa itse. Siksi onkin ensi arvoisen tärkeää, että kaikki yhdistykset täyttävät tietonsa järjestelmään riippumatta siitä, haetaanko toiminta-avustusta vai ei.
Tietokantaa testataan parhaillaan AYY:n toimistolla ja kaikki näyttää hyvältä. Uusi järjestelmä tuo kuitenkin väistämättä matkaan arvaamattomia möykkyjä, joten jo tässä vaiheessa kannattaa varautua olemaan ajoissa hakemusten ja ilmoitusten täyttämisen kanssa. Mikäli jo tiedät jo nyt, ettei yhdistyksesi ennätä ajoissa, kerro siitä järjestöasiantuntijalle (jarjestoasiat@ayy.fi). Ajoissa pyydettyjä höllennyksiä voidaan myöntää perustelluista syistä, ilmoittamatta myöhästyneitä tai puutteellisia hakemuksia ei käsitellä.
Toiminta-avustukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti ja myönnetään huhti-toukokuussa.
Kannattaa myös muistaa, että toiminta-avustuksen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY.fi:ssä, jonka päivityksestä yhdistykset vastaavat omatoimisesti. Ohjeita profiilin päivitykseen löytyy täältä (vain suomeksi). Mikäli ongelmia ilmenee, laita sähköpostia osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi. Samasta osoitteesta saat muutenkin lisätietoja ja apua yhdistysilmoituksen ja avustustenhaun kanssa. Voit ottaa yhteyttä myös puhelimitse numerolla 050 520 9442. Puhelimitse tavoitat järjestöasiantuntijan parhaiten arkisin klo 10 – 14.
2. OTAX-YLLÄPITÄJIEN PÄIVITTÄMINEN
Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan. Tämä koskee yhdistyksiä, joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n webhotellipalvelu Otaxilla.
Ylläpitäjäilmoitus on uudistettu ja on aikaisempaa laajempi. Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.
Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Lisätietoja Otaxin palveluista löydätte osoitteesta /yhdistykset/palvelut/it-palvelut/www-palvelut-otaxilla/
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).