Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 9/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Toiminta-avustusten haku ja yhdistysilmoitusten jättäminen alkaa 1.3.
2. Päivitä AYY:n yhdistysprofiili!
3. Tule esittelemään yhdistystäsi radiossa!
4. Otax-ylläpitäjien päivittäminen

1. TOIMINTA-AVUSTUSTEN HAKU JA YHDISTYSILMOITUSTEN JÄTTÄMINEN ALKAA 1.3.

AYY:n vuosittainen yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten hakeminen käynnistyy reilun viikon päästä sunnuntaina 1.3. keskiyöllä ja loppuu tiistaina 31.3. kuun vaihtuessa. Jokaisen AYY:n rekisteriin kuuluvan yhdistyksen on jätettävä yhdistysilmoitus. Yhdistysilmoituksen täyttämättä jättäminen voi johtaa yhdistyksen poistoon rekisteristä. Toiminta-avustusta voivat hakea ainoastaan yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset ja hakeminen toimii samalla yhdistysilmoituksena. Mikäli et tiedä, mihin luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Vuonna 2015 toiminta-avustusten jaossa on kaksi uutta kiemuraa: käyttöön otetaan uusi pisteytysmalli (löytyy täältä) ja uusi yhdistystietokanta. Yhdistystietokanta helpottaa paitsi hakemusten käsittelyä, myös yhdistysten toimintaa, sillä tästä eteenpäin kaikkia muuttumattomia tietoja ei tarvitse syöttää joka vuosi erikseen, vaan ne kopiotuvat edellisiltä vuosilta. Tällä ensimmäisellä kerralla kaikki tiedot on toki syötettävä käsin, sillä jokainen yhdistys luo omat tunnuksensa itse. Siksi onkin ensi arvoisen tärkeää, että kaikki yhdistykset täyttävät tietonsa järjestelmään riippumatta siitä, haetaanko toiminta-avustusta vai ei.

Tietokantaa viimeistellään parhaillaan AYY:n toimistolla ja kaikki näyttää hyvältä. Uusi järjestelmä tuo kuitenkin väistämättä matkaan arvaamattomia möykkyjä, joten jo tässä vaiheessa kannattaa varautua olemaan ajoissa hakemusten ja ilmoitusten täyttämisen kanssa. Mikäli jo tiedät jo nyt, ettei yhdistyksesi ennätä ajoissa, kerro siitä järjestöasiantuntijalle (jarjestoasiat@ayy.fi). Ajoissa pyydettyjä höllennyksiä voidaan myöntää perustelluista syistä, ilmoittamatta myöhästyneitä tai puutteellisia hakemuksia ei käsitellä.

Tarkemmat ohjeet tietokannan käyttöön ja sinne rekisteröitymiseen julkaistaan ensi viikolla, heti kun järjestämä saadaan käyttö kuntoon.

Toiminta-avustukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti. Tänä vuonna niiden myöntäminen ja maksaminen kuitenkin venynee tavallista myöhempään toukokuulle eduskuntavaalien ja Mantan lakituksen aiheuttamista kiireistä johtuen.

Huomio! Vuonna 2015 ei jaeta lainkaan korotettuja toiminta-avustuksia. Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (tter.fi).

Jos kaipaat lisätietoa, laita sähköpostia osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi. Samasta osoitteesta saat muutenkin lisätietoja ja apua yhdistysilmoituksen ja avustustenhaun kanssa. Voit ottaa yhteyttä myös puhelimitse numerolla 050 520 9442. Puhelimitse tavoitat järjestöasiantuntijan parhaiten arkisin klo 10 – 14.

2. PÄIVITÄ AYY:N YHDISTYSPROFIILI, MYÖS KIELIVERSIOT!

Vaatimukset ayy.fi-sivun yhdistysprofiilin suhteen muuttuvat tällä toiminta-hakukierroksella. Toiminta-avustusta ei makseta, mikäli yhdistysprofiili ei ole kunnossa.

Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee tekemään profiilin muokkaussivun oikean yläkulman ”Language” palkin ”Translations”-kohdasta. Tarkempia ohjeistuksia löytää täältä (vain suomeksi).

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi resetoida kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, joten vahvistusmailin pitäisi saapua sinne.

3. TULE ESITTELEMÄÄN YHDISTYSTÄSI RADIOSSA!

Radiodiodi on Aalto yliopiston opiskelijoiden yhteinen radioasema, tänä vuonna lähetämme 20.-30.4. Vuosi 2015 on tämän muotoisen toimintamme neljäs vuosi.

Monella yhdistyksellä ja yhdistystoimijalla on tullut vastaan ilmiö, että nuorempia ja uusia toimijoita on ollut vaikea saada mukaan. Yksi syy tähän on, että yhdistystoimintaan, mm. koska eivät ole kuulleet mistään mielenkiintoisesta. Radiodiodi tarjoaakin yhdistyksille lähituotettua ilmaista puheaikaa tulla kertomaan kerhosta tai muusta mielenkiintoisesta. Yleensä ohjelmat, joissa yhdistys on tehnyt omaa juttuaan omalla tyylillään, ovat olleet kovin suosittuja.

Jos ei heti tule mieleen, että millaista ohjelmaa voisi tehdä, niin Radiodiodi voi myös auttaa ideoinnissa. Radiodiodi myös perehdyttää ohjelman tekemisestä kiinnostuneita studiossa toimimiseen ja tarjoaa tukea itse studiossa ohjelman tekniikkapuolen hoitamiseen. 13.3. järjestetään info- ja saunailta 13.3. klo 18 alkaen Ossinlinnassa, jossa esitellään radio-ohjelmien tekemistä. Tarjolla myös pientä purtavaa

Kiinnostuitko? Lisätietoja: Päätoimittaja Jere Kaiku, paatoimittaja@radiodiodi.fi

radiodiodi.fi, facebook.fi/radiodiodi

3. OTAX-YLLÄPITÄJIEN PÄIVITTÄMINEN

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan. Tämä koskee yhdistyksiä, joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n webhotellipalvelu Otaxilla.

Ylläpitäjäilmoitus on uudistettu ja on aikaisempaa laajempi. Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxin palveluista löydätte osoitteesta /yhdistykset/palvelut/it-palvelut/www-palvelut-otaxilla/

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).