Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku alkaa keskiyöllä 1.3. ja päättyy tiistaina 31.3. kello 23:59.
Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Kaikkien AYY:n piirissä toimivien yhdistysten on kuitenkin täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Mikäli et tiedä, kumpaan luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi) Tänä vuonna AYY ottaa käyttöön uuden yhdistystietokannan, joten on ensiarvoisen tärkeää, että kaikki yhdistykset täyttävät yhdistysilmoituksen: vanhat tiedot eivät siirry automaattisesti järjestelmien välillä.
Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhti-toukokuussa. Muun muassa eduskuntavaalien ja Mantan lakituksen aiheuttamista kiireistä johtuen niiden myöntäminen ja maksaminen kuitenkin venynee tavallista myöhempään toukokuun puolelle.
Lisätietoja hausta saat Toiminta-avustus-sivulta, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli (pdf) jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat@ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14.
Huomio! Korotettuja toiminta-avustuksia ei enää jaeta. Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta.
Yhdistystietokannan käyttö
Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä tuliterää tietokantaa, Tahloa (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla täytyy luoda tunnukset. Jokainen yhdistys luo tunnuksensa itse, niitä ei ole syötetty järjestelmään valmiiksi. Käytä tunnuksena mieluiten yhdistyksen virallista lyhennettä tai käyttönimeä. Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen täytyy sisältää erikoismerkkejä ja numeroita. Laita salasana säilöön: tarvitset sitä ensi vuonnakin.
Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Näin ensimmäisellä käyttökerralla täytettävää on paljon, joten varaa siihen riittävästi aikaa ja ole ajoissa! Ensi kerralla täyttäminen on jo helpompaa, sillä tiedot kopioituvat edellisiltä vuosilta. Tietoja voi päivittää lomakkeiden sulkeutumiseen, 31.3. klo 23:59 asti, joten aivan kaikkea ei tarvitse muistaa kerralla. Muista tallentaa muutokset! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu ja rekisteriin liittymispäivämäärä), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori kun hakemukset ja ilmoitukset käydään läpi.
Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.
Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta
Tarvitset
- voimassa olevat säännöt
- toimintakertomuksen vuodelta 2014
- vuoden 2015 toimintasuunnitelman
- toimihenkilöluettelon
Täytä välilehdet Perustiedot (myös sivun alareunassa Yhdistyksen hallitus), Toimitilat ja Liitteet. Toiminta-avustuksen hakeminen -välilehteen ei tarvitse koskea.
Jos haet myös toiminta-avustusta
Tarvitset
- voimassa olevat säännöt
- toimintakertomuksen vuodelta 2014
- tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2014
- vuoden 2015 toimintasuunnitelman
- vuoden 2015 budjetin
- luettelon toimihenkilöistä
Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestöasiantuntijalle! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä, puuttuvat asiakirjat taas rokottavat myönnettävää avustusta.
Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia (pdf) käyttäen. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella. Uuden mallin käyttöönotto voi aiheuttaa muutoksia myönnettävien avustusten suuruuksiin.
Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee tekemään profiilin muokkaussivun oikean yläkulman ”Language” palkin ”Translations”-kohdasta. Tarkempia ohjeistuksia löytää täältä (vain suomeksi).
Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.
Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi resetoida kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, joten vahvistusmailin pitäisi saapua sinne.