Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 13/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Toiminta-avustusten haku ja yhdistysilmoitusten jättäminen käynnissä 31.3. asti!
2. Päivitä Otax-ylläpitäjät 29.3. mennessä!
3. Kerho- ja varastotilat ovat haettavissa, haku-DL 12.4.2015.
4. Wappu tulee – lisää yhdistyksesi wapputapahtumat wappu.fi-nettisivulle!
5. Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2015-2016, DL 26.5.
6. Muistutus yliopiston tiloissa toimimisesta

1. TOIMINTA-AVUSTUSTEN HAKU JA YHDISTYSILMOITUSTEN JÄTTÄMINEN KÄYNNISSÄ

AYY:n vuosittainen yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten hakeminen on käynnissä ja loppuu tiistaina 31.3. kuun vaihtuessa. Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Kaikkien AYY:n piirissä toimivien yhdistysten on kuitenkin täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Mikäli et tiedä, kumpaan luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi)

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä tuliterää tietokantaa, Tahloa (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi  Tarkempia ohjeita toiminta-avustuksen hakemiseen ja yhdistysilmoituksen jättämiseen (mm. lista tarvittavista tiedostoista) löytyy täältä.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Näin ensimmäisellä käyttökerralla täytettävää on paljon, joten varaa riittävästi aikaa ja ole ajoissa! Ensi kerralla täyttäminen on jo helpompaa, sillä tiedot kopioituvat edellisiltä vuosilta. Tietoja voi päivittää lomakkeiden sulkeutumiseen, 31.3. klo 23:59 asti, joten aivan kaikkea ei tarvitse muistaa kerralla. Muista tallentaa muutokset!

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Muistathan, että toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla vähintään toisella kotimaisella kielellä (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Tästäkin lisää tietoa täältä.

Toiminta-avustukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti. Tänä vuonna niiden myöntäminen ja maksaminen kuitenkin venynee tavallista myöhempään toukokuulle eduskuntavaalien ja Mantan lakituksen aiheuttamista kiireistä johtuen.

Huomio! Vuonna 2015 ei jaeta lainkaan korotettuja toiminta-avustuksia. Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta.

Jos kaipaat lisätietoa, laita sähköpostia osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi. Samasta osoitteesta saat muutenkin lisätietoja ja apua yhdistysilmoituksen ja avustustenhaun kanssa. Voit ottaa yhteyttä myös puhelimitse numerolla 050 520 9442. Puhelimitse tavoitat järjestöasiantuntijan parhaiten arkisin klo 10 – 14.

2. PÄIVITÄ OTAX-YLLÄPITÄJÄT 29.3. MENNESSÄ!

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan. Tämä koskee yhdistyksiä, joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n webhotellipalvelu Otaxilla.

Ylläpitäjäilmoitus on uudistettu ja on aikaisempaa laajempi. Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydät ilmoituslomakkeesta. Jätä ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxin palveluista löydät osoitteesta /yhdistykset/palvelut/it-palvelut/www-palvelut-otaxilla/

3. KERHO- JA VARASTOTILAT OVAT HAETTAVISSA, HAKU-DL 12.4.2015.

Yhdistyksille pysyvästi vuokrattavien tilojen jakokäytäntöjä uudistettiin vuoden 2014 aikana. Jatkossakin vapaista/vapautuvista tiloista ilmoitetaan yhdistystiedotteen kautta, jonka jälkeen yhdistysten on mahdollista hakea tilaa. Tilat jaetaan yhdistyksille vuokrattavien tilojen pisteytysmallia apuna käyttäen.

Nyt on jälleen uuden tilojen hakukierroksen aika. Sekä varasto- että kerhotiloja haetaan sähköisellä hakulomakkeella:

Varastotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/varastotilan-hakulomake-yhdistyksille/

Kerhotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/kerhotilan-hakulomake-yhdistyksille/

Nyt haettavana olevat tilat ja niiden pinta-alat ovat tarkasteltavissa hakulomakkeiden täyttämisen yhteydessä. Vapautuvia kerhotiloja pääsee katsomaan yhteisellä kierroksella, joka järjestetään keskiviikkona 1.4.2015 (kokoontuminen klo 14.15 AYY:n keskustoimiston 2. kerroksen aulassa).

Haun aikataulu on seuraava:

Hakulomake on auki ke 25.3. klo 12.00 – su 12.4. klo 23.59 välisen ajan.

AYY:n tilatoimikunta käsittelee saapuneet hakemukset viikolla 16. AYY:n hallitus päättää tilojen myöntämisestä yhdistyksille tilatoimikunnan esityksestä viikolla 17.

Sopimukset tiloista pyritään tekemään toukokuusta 2015 alkaen. Vuokrasopimukset ovat voimassa toistaiseksi, ellei toisin sovita.

HUOM! Vain edellä mainituilla lomakkeilla saapuneet hakemukset huomioidaan. Aiemmin sähköpostilla lähetettyjä tilatiedusteluita tai myöhästyneitä hakemuksia ei huomioida.

Lisätietoja: Johanna Pietiläinen, etunimi.sukunimi (a) ayy.fi, 050 520 9434

4. WAPPU TULEE – LISÄÄ YHDISTYKSESI WAPPUTAPAHTUMAT WAPPU.FI-NETTISIVULLE!

Wappu on julistettu saapuvaksi ja samaan tapaan perinteisesti aukeaa wappu.fi! Sivustolle voi kuka tahansa aalto-yhteisössä lisätä wappuisat tapahtumansa kaiken (wappu)kansan nähtäville. http://wappu.fi/

Käy siis lisäämässä yhdistyksesi tapahtumat sivustolle jo nyt! Jos tapahtuman kaikki yksityiskohdat eivät ole vielä selvillä, voit lisätä myös ns. dummyn eli päivämäärävarauksen. Tapahtuman tietoja pystyy myöhemmin päivittämään, jos tapahtumaa tehdessä määrittää käyttäjän ja salasanan. Lisääthän tapahtumista ainakin otsikon ja pieni selityksen myös englanniksi! Näin myös kansainväliset opiskelijat pääsevät osallistumaan.

Huomaathan, että tapahtumat eivät ilmesty kalenteriin välittömästi lisäämisen jälkeen, vaan ylläpitäjän on hyväksyttävä ne ensin.

Mikäli sivusto ei toimi tai esimerkiksi salasana unohtuu, saat yhteydet ylläpitäjiin sähköpostitse: webmaster@ayy.fi

5. ILMOITA TAPAHTUMASI AYY:N LUKUVUOSIKALENTERIIN 2015-2016, DL 26.5.

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä tapahtumapäivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta tiistaihin 26.5.2015 saakka. Lisää tapahtumat oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoitaa teksti, jonka haluat kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioithan, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2015 asti, johon saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täytä sarakkeet huolellisesti, ja tarkista ja tuplatarkista, että tiedot ovat oikein. Muista täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2015

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi tai 050 5209440).

6. MUISTUTUS YLIOPISTON TILOISSA TOIMIMISESTA

Eduskuntavaalikampanjoinnin alkaessa käydä kuumimmillaan, on hyvä kerrata muutama pelisääntö yliopiston tiloissa toimimisesta. Julkisen poliittisen, uskonnollisen tai muun aatesuuntaa edustava toiminnan harjoittaminen yliopiston tiloissa on kielletty. Kaikki yhdistykset voivat kyllä esitellä aulassa omaa toimintaansa, mutta se ei saa olla vaalityötä eli esimerkiksi flaikkuja tai muuta materiaalia ei saa jakaa.

Otakaari 1:n pääaulassa olevat ”lipunmyyntipöydät” tulee varata etukäteen rakennuksen vahtimestareilta. Näiden pöytien käyttämisen yhteydessä tulee muistaa, että musiikin soittaminen on kiellettyä, sillä se häiritsee aulan välittömässä läheisyydessä menossa olevia luentoja.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).