Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 14/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Toiminta-avustusten haku ja yhdistysilmoitusten jättäminen päättyy 31.3.!
2. Kertavuokrattavien tilojen varausoikeuden peruuttamiskäytäntö muuttuu
3. Päivitä Otax-ylläpitäjät 29.3. mennessä!
4. Kerho- ja varastotilat ovat haettavissa, haku-DL 12.4.2015.
5. Wappu tulee – lisää yhdistyksesi wapputapahtumat wappu.fi-nettisivulle!
6. Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2015-2016, DL 26.5.

1. TOIMINTA-AVUSTUSTEN HAKU JA YHDISTYSILMOITUSTEN JÄTTÄMINEN PÄÄTTYY 31.3.!

Vuoden 2015 toiminta-avustusten haku ja yhdistysilmoitusten vastaanottaminen päättyy viikon päästä tiistaina 31.3. klo 25:59.

Toiminta-avustusta voivat hakea kaikki AYY:n yhdistysrekisterin 1. luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Kaikkien AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluvien yhdistysten on täytettävä yhdistysilmoitus.

Ilmoitus tehdään ja hakemus täytetään kirjautumalla osoitteeseen http://tahlo.ayy.fi ja luomalla yhdistykselle tunnukset. Tunnuksia ei ole luotu valmiiksi, vaan ne on itse tehtävä.

Tarkat ohjeet toiminta-avustuksen hakemiseen ja yhdistysilmoituksen täyttämiseen löytyy täältä.

Huomio! Jos luomasi käyttäjätunnus on liian pitkä, järjestelmä katkaisee sen automaattisesti 11 merkin jälkeen ja luo tällaisen katkaistun tunnuksen antamaasi järjestön nimeen liitettynä. Katkaisusta ei ilmoiteta mitenkään. Kun tietyn nimiselle järjestölle on luotu tunnus, samalla nimellä ei voi tehdä uutta järjestöä tai tunnusta, vaan sisään on osattava kirjautua katkaistulla tunnuksella. Ole siis tarkkana tunnusta luodessasi!

Ole ajoissa! Lomakkeissa on yllättävän paljon täytettävää. Lisäksi järjestelmä on upouusi, joten siitä voi paljastua odottamattomia hidastavia ominaisuuksia. Apua tai tietoteknistä tukea ei ole tarjolla toimistoaikojen ulkopuolella, joten hakemista ei kannata jättää viime tinkaan. Ilmoita huomaamasi bugit ja muut epämääräisyydet järjestöasiantuntijalle osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi, jotta ne voidaan korjata ensi vuotta varten. Älä siis jätä täyttämistä viimeiseen iltaan ja tuntiin!

Mikäli törmäät ongelmiin tai tarvitset apua, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi) Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 920 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14.

2. KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN VARAUSOIKEUDEN PERUUTTAMISKÄYTÄNTÖ MUUTTUU

AYY:n hallitus päätti kokouksessaan 14/2015, että kertavuokrattavien tilojen varausoikeus poistetaan jatkossa niiltä varaajilta, joiden lasku on ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen edelleen maksamatta. Varausoikeus palautetaan heti sen jälkeen, kun maksut ovat kirjautuneet AYY:n tilille. Muutos on voimassa välittömästi ja koskee kaikkia tilojen käyttäjiä.

3. PÄIVITÄ OTAX-YLLÄPITÄJÄT 29.3. MENNESSÄ!

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan. Tämä koskee yhdistyksiä, joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n webhotellipalvelu Otaxilla.

Ylläpitäjäilmoitus on uudistettu ja on aikaisempaa laajempi. Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Varaa ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxin palveluista löydät täältä.

4. KERHO- JA VARASTOTILAT OVAT HAETTAVISSA, HAKU-DL 12.4.2015.

Yhdistyksille pysyvästi vuokrattavien tilojen jakokäytäntöjä uudistettiin vuoden 2014 aikana. Jatkossakin vapaista/vapautuvista tiloista ilmoitetaan yhdistystiedotteen kautta, jonka jälkeen yhdistysten on mahdollista hakea tilaa. Tilat jaetaan yhdistyksille vuokrattavien tilojen pisteytysmallia (pdf) apuna käyttäen.

Nyt on jälleen uuden tilojen hakukierroksen aika. Sekä varasto- että kerhotiloja haetaan sähköisellä hakulomakkeella:

Varastotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/varastotilan-hakulomake-yhdistyksille/

Kerhotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/kerhotilan-hakulomake-yhdistyksille/

Nyt haettavana olevat tilat ja niiden pinta-alat ovat tarkasteltavissa hakulomakkeiden täyttämisen yhteydessä. Vapautuvia kerhotiloja pääsee katsomaan yhteisellä kierroksella, joka järjestetään keskiviikkona 1.4.2015 (kokoontuminen klo 14.15 AYY:n keskustoimiston 2. kerroksen aulassa).

Haun aikataulu on seuraava:

Hakulomake on auki ke 25.3. klo 12.00 – su 12.4. klo 23.59 välisen ajan.

AYY:n tilatoimikunta käsittelee saapuneet hakemukset viikolla 16. AYY:n hallitus päättää tilojen myöntämisestä yhdistyksille tilatoimikunnan esityksestä viikolla 17.

Sopimukset tiloista pyritään tekemään toukokuusta 2015 alkaen. Vuokrasopimukset ovat voimassa toistaiseksi, ellei toisin sovita.

HUOM! Vain edellä mainituilla lomakkeilla saapuneet hakemukset huomioidaan. Aiemmin sähköpostilla lähetettyjä tilatiedusteluita tai myöhästyneitä hakemuksia ei huomioida.

Lisätietoja: Johanna Pietiläinen, etunimi.sukunimi (a) ayy.fi, 050 520 9434

5. WAPPU TULEE – LISÄÄ YHDISTYKSESI WAPPUTAPAHTUMAT WAPPU.FI-NETTISIVULLE!

Wappu on julistettu saapuvaksi ja samaan tapaan perinteisesti aukeaa wappu.fi! Sivustolle voi kuka tahansa aalto-yhteisössä lisätä wappuisat tapahtumansa kaiken (wappu)kansan nähtäville. http://wappu.fi/

Käy siis lisäämässä yhdistyksesi tapahtumat sivustolle jo nyt! Jos tapahtuman kaikki yksityiskohdat eivät ole vielä selvillä, voit lisätä myös ns. dummyn eli päivämäärävarauksen. Tapahtuman tietoja pystyy myöhemmin päivittämään, jos tapahtumaa tehdessä määrittää käyttäjän ja salasanan. Lisääthän tapahtumista ainakin otsikon ja pieni selityksen myös englanniksi! Näin myös kansainväliset opiskelijat pääsevät osallistumaan.

Huomaathan, että tapahtumat eivät ilmesty kalenteriin välittömästi lisäämisen jälkeen, vaan ylläpitäjän on hyväksyttävä ne ensin.

Mikäli sivusto ei toimi tai esimerkiksi salasana unohtuu, saat yhteydet ylläpitäjiin sähköpostitse: webmaster@ayy.fi

6. ILMOITA TAPAHTUMASI AYY:N LUKUVUOSIKALENTERIIN 2015-2016, DL 26.5.

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä tapahtumapäivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta tiistaihin 26.5.2015 saakka. Lisää tapahtumat oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoitaa teksti, jonka haluat kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioithan, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2015 asti, johon saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täytä sarakkeet huolellisesti, ja tarkista ja tuplatarkista, että tiedot ovat oikein. Muista täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2015

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi tai 050 5209440).

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).