Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on kevään toiseksi viimeinen yhdistystiedote. Ensi viikon jälkeen tiedote jää kesätauolle, kunnes ilmestyy taas syksyllä, ensimmäisen kerran 28.8. Mikäli sinulla on tärkeää tiedotettavaa yhdistyksille kesän aikana, ota yhteyttä suoraan järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi).

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2015-2016, DL 26.5.
2. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä
3. Vuoden 2015 toiminta-avustukset on jaettu
4. AYY on siirtynyt uuteen sähköiseen yhdistystietokantaan
5. Kerhotiloja yliopistolta
6. Jämeräntaival 10 ja 11 varastoja tarjolla

1. ILMOITA TAPAHTUMASI AYY:N LUKUVUOSIKALENTERIIN 2015-2016, DL 26.5.

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä tapahtumapäivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta tiistaihin 26.5.2015 saakka. Lisää tapahtumat oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoita teksti, jonka haluat kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioithan, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2015 asti, johon saakka voit käydä tekemässä tapahtumiin muutoksia. Täytä sarakkeet huolellisesti, ja tarkista ja tuplatarkista, että tiedot ovat oikein. Muista täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2015

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi tai 050 5209440).

2. HAE YHDISTYKSESI POSTIT AYY:N POSTILÖTTERÖISTÄ

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin!

3. VUODEN 2015 TOIMINTA-AVUSTUKSET ON JAETTU

AYY:n hallitus on päättänyt vuoden 2015 toiminta-avustuksista kokouksessaan 23/2015.

Jokaista yhdistystä informoidaan myönnetystä summasta erikseen sähköpostitse. Tämän lisäksi avustuksen määrä sekä erityisen suuren tai muuten merkittävän muutoksen perustelu on päivitetty yhdistystietokanta Tahloon. Mikäli sähköpostia ei ole tullut eikä Tahlosta löydy lukuja, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi).

Lista myönnetyistä avustuksista kokonaisuudessaan löytyy täältä.

Avustuksia haki yhteensä 151 yhdistystä, joista 17 oli erityisasemayhdistyksiä. Avustuksia myönnettiin 18 000 euroa erityisasemayhdistyksille ja 48 989 muille yhdistyksille. Avustuksiin käytettävissä oleva kokonaisrahamäärä nousi viime vuodesta, koska aiemmin projektiavustuksiin ja korotettuihin toiminta-avustuksiin allokoiduit rahat siirrettiin budjetissa toiminta-avustuksiin. Vuonna 2014 toiminta-avustusta myönnettiin erityisasemayhdistyksille 17 150 euroa ja muille yhdistyksille 41 975 euroa.

Kokonaissavustusmäärän nousemisen lisäksi käytössä oli ensimmäistä kertaa vuonna 2014 laadittu ja hyväksytty pisteytysmalli. Pisteytysmallin vaihdon seurauksena suurimmille yhdistyksille myönnettävät summat hieman laskivat ja yhteisöllisen, poikkitieteellisen ja kansainvälisen toiminnan painotus nousi.

Avustusten myöntämisen yhteydessä tarkistettiin, että jokainen avustusta saava yhdistys täyttää AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäisen luettelon ehdot. Puuttuvista tai selittämättä myöhästyneistä liitteistä rangaistiin rokottamalla myönnettävää avustusta.

Tiedustelut ja kysymykset voi osoittaa järjestösektorille osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi

4. AYY ON SIIRTYNYT UUTEEN SÄHKÖISEEN YHDISTYSTIETOKANTAAN

AYY siirtyy käyttämään toiminta-avustuksen hakemiseen käytettyä Tahlo-järjestelmää virallisena yhdistystietokantana. Vanhaa järjestelmää pidetään yllä ensi vuoden toiminta-avustuksiin asti, jotta yhdistyksiä ei epähuomiossa tipahtaisi joukosta.

Tahlo on nyt avattu ja siellä olevia tietoja voi käydä vapaasti muokkaamassa, toiminta-avustuksen hakulomaketta lukuun ottamatta. Pidäthän yhdistyksesi tiedot ajan tasalla, etenkin oikeat yhteystiedot ovat ensiarvoisen tärkeitä. Tahlo on auki, kunnes sulkemistarvetta ilmenee, eli näillä näkymin vuoden loppuun asti. Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi

Järjestelmään tehdään vielä joitain muutoksia. Toiminta-avustuskierroksella huomatut virheet ja ongelmat kootaan toukokuun aikana ja ne on tarkoitus toteuttaa kesäkuun aikana. Jos huomasit tai huomaat järjestelmässä ongelmia, ole ystävällinen ja ilmoita niistä järjestöasiantuntijalle.

5. KERHOTILOJA YLIOPISTOLTA

Kampuksen kehittyessä nopealla tahdilla on myös järjestöjen mahdollista saada käyttöönsä uusia tiloja.

Mikäli yhdistyksesi on kiinnostunut uudesta kerhotilasta yliopiston rakennuksissa, lähetä osoitteeseen tilat@ayy.fi lyhyt viesti joka sisältää ainakin seuraavat asiat:

– Lyhyt kuvaus yhdistyksestä
– Lyhyt kuvaus siitä mihin käyttöön kerhotila tulisi
– Mikäli saatte tilan, niin kuinka usein arvioitte siellä olevan toimintaa?
– Mitkä rakennukset sopisivat käyttöönne parhaiten?
– Kuinka monta henkilöä tilassa olisi tyypillisen käytön aikana?
– Kuinka monta henkilöä tilassa olisi huippukäytön aikaan?
– Onko vesipiste tarpeellinen?
– Muut erityistarpeet tai toiveet

6. JÄMERÄNTAIVAL 10 JA 11 VARASTOJA TARJOLLA

Hoasin rakennuksissa Jämeräntaival 10 ja 11 on runsaasti pieniä varastoksi soveltuvia tiloja. Tilojen tyypillinen koko on noin 5 neliötä. Mikäli yhdistyksesi on kiinnostunut tällaisen varaston vuokraamisesta, lähetä suoraan viestiä osoitteeseen anna.lassus@hoas.fi. Vuokrasta ja muista sopimuksen ehdoista tulee sopia tarkemmin Hoasin kanssa. Rakennukset menevät peruskorjaukseen lähivuosina, ja sen takia varastot tulevat olemaan ainakin tilapäisesti pois käytöstä jonkin aikaa.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).