AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 30.11.2015. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 11.1. – su 14.8.2016.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 11. – 29.11.2015. Täyttöaika päättyy su 29.11.2015 klo 23.59.
2. Erityisasemayhdistykset 30.11.–8.12.2015. Täyttöaika alkaa ma 30.11. klo 12.00 ja päättyy ti 8.12. klo 14.00. Kähmyt ti 8.12.2015 klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 9.-16.12.2015. Täyttöaika päättyy ke 16.12.2015 klo 14.00. Kähmyt ke 16.12.2015 klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
4. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
   21. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 18-21. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
   22. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
8. Tilojen hinnat vuodelle 2016 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli keskiviikon 25.11. jälkeen.
9. Varattaviksi on tullut kolme uutta tilaa: Vaasankadun kabinetti ja sauna sekä OK 20 yläkerta. Kaikista tiloista lisätietoa löytyy itse TILA-järjestelmästä sekä AYY:n nettisivuilta.
10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).