Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 13/2016
Hyvää pääsiäistä kaikille! Muistakaa kuitenkin ensi viikon ilmoitusdeadlinet (kohta 1 ja 2).
Tiedotteen sisältö
- Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
- Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten päättyy torstaina 31.3. kello 23:59.
- Otax-palvelimen päivitys ja käyttökatko 4.4.
- Yhdistyksenne mukaan WappuAaltoon 20.4.
- Haalarimerkkejä myyntiin Wapun merkkimyynteihin!
- Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
- AYY:n 6. vuosijuhlat 14.5.2016
1. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.
Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.
Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.
Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Lisätietoja Otaxin palveluista löydätte osoitteesta /yhdistykset/palvelut/it-palvelut/www-palvelut-otaxilla/
AYY: IT:n tavoittaa tietotekniikka@ayy.fi
2.Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten päättyy torstaina 31.3. kello 23:59.
Kaikkien AYY:n piirissä toimivien yhdistysten on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Mikäli et tiedä, kumpaan luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat at ayy.fi).
HUOM! Vielä vuonna 2015 toiminta-avustusta jaettiin ensimmäisen luettelon yhdistyksille, joiden säännöissä varojen siirtymisestä päätetään purkautumiskokouksessa. Tällöin AYY:n hallitus linjasi, mikäli nämä yhdistykset eivät ole muuttaneet tai aloittaneet sääntömuutosprosessia ennen yhdistysilmoituksen jättämisen ja toiminta-avustuskierroksen päättymistä vuonna 2016, eivät ne saa vuonna 2016 toiminta-avustusta ja ne tullaan poistamaan rekisterin ensimmäisestä luettelosta. Yhdistyksiä, joita tämä koskettaa, on lähestytty loppukeväästä 2015.
Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.
Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14.
Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).
Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö
Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.
Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistys ei ole vielä luonut tunnuksia, tapahtuu tämä ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Jokainen yhdistys luo tunnuksensa itse, niitä ei ole syötetty järjestelmään valmiiksi. Uutta tunnusta luodessasi käytä tunnuksena mieluiten yhdistyksen virallista lyhennettä tai käyttönimeä. Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen täytyy sisältää erikoismerkkejä ja numeroita. Laita salasana säilöön: tarvitset sitä ensi vuonnakin.
Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisen vuoden perustiedot kopioituvat automaattisesti, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 31.3. klo 23:59 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.
Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.
Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta, tarvitset:
* voimassa olevat säännöt
* toimintakertomuksen vuodelta 2015
* vuoden 2016 toimintasuunnitelman
* toimihenkilöluettelon
Täytä välilehdet Perustiedot (myös sivun alareunassa Yhdistyksen hallitus), Toimitilat ja Liitteet. Toiminta-avustuksen hakeminen -välilehteen ei tarvitse koskea.
Jos haet myös toiminta-avustusta, tarvitset
* voimassa olevat säännöt
* toimintakertomuksen vuodelta 2015
* tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2015
* vuoden 2016 toimintasuunnitelman
* vuoden 2016 budjetin
* luettelon toimihenkilöistä
Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestöasiantuntijalle! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä, puuttuvat asiakirjat taas rokottavat myönnettävää avustusta.
Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.
Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.
Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.
Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi resetoida kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, joten vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi).
- Otax-palvelimen päivitys ja käyttökatko 4.4.20.16
Ylioppilaskunnan Otax-palvelin päivitetään maanantaina 4.4.2016 kello 18:00 lähtien. Päivityksen aikana eivät palvelimella sijaitsevat sivustot ole käytössä, eikä palvelimen etäkäyttö ole mahdollista. Päivitys pyritään hoitamaan ja palvelut saamaan takaisin käyttöön mahdollisimman nopeasti, viimeistään tiistaiaamuun mennessä. Palvelin siirretään samalla virtuaaliympäristöön, jolloin tulevat päivitykset ovat helpommin hoidettavissa.
Kaikki nykyiset käyttäjätunnukset sekä niiden tiedostot, tietokannat ja sivustot kopioidaan sellaisinaan uudelle palvelimelle. Jos epäilette, että jokin sivustonne järjestelmä ei toimi uusista ohjelmistoversioista tms. johtuen, olkaa yhteydessä asian suhteen vähintään viikkoa aikaisemmin, tarvittaessa yhdistyksenne sivut voidaan jättää joksikin aikaa vanhalle palvelimelle tai mahdollistaa sovellusten testaaminen uudessa järjestelmässä ennalta. Yleisimpien sisällönhallintajärjestelmien ja wikien (WordPress, Drupal, Joomla, MediaWiki jne.) siirrossa ei pitäisi olla ongelmia.
Merkittävimmät muutokset käyttäjien kannalta:
– PHP 5.3 -> 5.6
– MySQL 5.1 -> MariaDB 10.0
– Python 2.6 -> 3.4
Lisäksi suunnitellaan toisen webhotel-palvelimen käyttöönottoa, jossa tarjottaisiin laajemmin sovellusalustoja yhdistysten käyttöön (esim. Ruby, Rails, Node.js) sekä mahdollistettaisiin eri versioiden ajaminen näistä.
Lisätietoja päivityksestä lähetetään Otax-ylläpitäjien sähköpostilistalle, muistakaa täyttää ylläpitäjäilmoitukset ja liittyä kyseiselle listalle samalla. Kysymykset aiheeseen liittyen voi lähettää osoitteeseen tietotekniikka@ayy.fi.
- Yhdistyksenne mukaan WappuAaltoon 20.4.
Wappu tulee (nyt se on vihdoin virallista), eikä se ole kovin kaukana! Perinteiseen tapaan Aallon Wappu räjäytetään käyntiin koko Aallolle yhteisellä wappukarnevaalilla WappuAallolla, jonka yhteydessä juostaan tänä vuonna myös Akateeminen Wartti!
WappuAalto järjestetään tänä vuonna keskiviikkona 20.4. Alvarin aukiolla noin klo 15 alkaen, ja nyt kaipaisimmekin teiltä, AYY:n ihanat yhdistykset, apua tapahtuman toteutukseen! Toivotamme siis teidät tervetulleiksi saapumaan paikalle ja järjestämään Aalto Party –henkisesti itsenne näköistä, wappuista ohjelmaa juhlakansalle! Tämän parempaa tilaisuutta esitellä omaa toimintaa kaikille aaltolaisille, ja samalla aloittaa oma Wappuun virittäytyminen, ei tänä lukuvuonna enää tule 😉
Ilmoittautua voi sähköpostitse osoitteeseen sirius.vuorikoski@ayy.fi tai seuraavan lomakkeen kautta:
https://lomake.ayy.fi/aava/wappuaalto-2016/ Tarkentavia kysymyksiä saa esittää samaiseen ylläolevaan osoitteeseen.
- Haalarimerkkejä myyntiin Wapun merkkimyynteihin!
Kiinnostaisiko yhdistystänne saada merkkejä tarjolle wapunajan merkkimyynteihin keskiviikkona 20.4. ja maanantaina 25.4.? Ilmoita meille tietosi niin myymme merkit puolestasi! Ilmolomake aukeaa 28.3. osoitteessa http://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/merkkimyynti-2016/ ja sulkeutuu 17.4.
Teekkarijaosto hoitaa merkkien myynnin ja laittaa myytyjä merkkejä vastaavan määrän rahaa tilillesi sekä palauttaa myymättömät merkit. Mahdollisen hävikin kattamiseksi Teekkarijaosto ottaa myyntituloista 5 prosentin provisiopalkkion. Myytävät merkit tulee toimittaa ennen merkkimyyntejä Teekkarijaostolle, paikka ja aika ilmoitetaan merkkinsä mukaan haluaville.
Mikäli tulee kysyttävää, ota yhteyttä teekkarikulttuuritirehtööreihin: Jan Juvonen ja Miia Mäkinen (etunimi.sukunimi@ayy.fi)
- Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi!
Kyseisessä tapahtumassa 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä suorittaen erinäisiä rasteja kilpaillen Hulluimman Joukkueen™ tittelistä. Nyt yhdistyksellänne (tai kaveriporukallanne) on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta rastin muodossa!
Rastinpitäjien ilmoittautuminen aukeaa 1.4. osoitteessa: http://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2016-rastit/ ja sulkeutuu 20.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa yhteyttä järjestäjiin.
Bonuksena tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan ilmaisen käyttökerran loppuvuoden aikana. Nopeiten ilmonneelle rastinpitäjäporukalle on lisäksi varattu neljä paikkaa bussikuljetukseen Ullikselle 1.5.!
TL;DR:
MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2016 klo n. 22.00-1.00, fuksispeksien ja yöjäynän alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 1.-20.4. http://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2016-rastit/
Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä: Jan Juvonen ja Miia Mäkinen (etunimi.sukunimi@ayy.fi).
- AYY:n 6. vuosijuhlat 14.5.2016
Tervetuloa juhlistamaan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY) 6. vuosijuhlaa lauantaina 14.5.2016. Juhla aloitetaan kaikille vieraille avoimella cocktail-tilaisuudella Varman pääkonttorissa Salmisaaressa. Pääjuhlaa vietetään Salmisaaren Loistosalissa, jossa nautitaan herkullinen kolmen ruokalajin illallinen. Pääjuhlasta siirrytään kuumankosteille jatkoille alakerran biitsikentille Biitsi.fi-tiloihin. Jajatkoja vietetään Otaniemen Rantasaunalla. Tiedossa siis hyvää ruokaa ja juomaa sekä viihdyttävää ohjelmaa, hauskanpitoa unohtamatta!
Vuosijuhlan hinta on AYY:n jäsenille ja opiskelijoille 80 € ja valmistuneille 100 €. Ilmoittautuminen on auki kutsuvieraille 28.3.-20.4.16 ja muille vieraille 4.-24.4.16. Biitsijatkoille myydään rajoitettu määrä lippuja erikseen 12 € hintaan 11.-24.4.16.
Pukukoodina juhlassa on tumma puku/cocktail-mekko akateemisin kunniamerkein.
Lisätietoja vuosijuhlasta sekä vuosijuhlaviikon muista tapahtumista: www.vuosijuhlat.fi. Facebook-tapahtuma: https://www.facebook.com/events/961130467274918/.
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.
Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).