Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 47/2016

Ilmoitttautuminen yhdistyskoulutukseen on nyt auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika

13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika

 

Tiedotteen sisältö

1. Illmoittautuminen AYY:n yhdistyskoulutukseen 8.12. on auki!
2. Tule tutustumaan AYY:n vapaaehtoistehtäviin Arabiassa 21.11. ja Otaniemessä 24.11.!
3. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat
4. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue

 

1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautuminen avattu!

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.

Koulutuksen ohjelma koostuu yhteisestä osuudesta, jolla paneudutaan kaikkia yhdistystoimijoita koskettaviin asioihin, ja kahdesta ryhmäosuudesta, jotka osallistujat voivat valita useammasta vaihtoehdosta tarpeidensa mukaan. Ryhmiä on ainakin taloudenhoidosta, yhdistyksen oikeus- ja sääntöasioista, viestinnästä sekä varainhankinnasta ja yrityssuhteista.

Koulutuksen koostamisessa käytetään koulutustarvekyselyn vastauksia, mistä kiitos kaikille vastanneille. Kyselyn arvonnan voittaneeseen yhdistykseen on oltu erikseen yhteydessä.

Ilmoittaudu osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

 

2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 1.12.2016!

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
2. Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
   1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
   2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
9. Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

 

3. Tule tutustumaan AYY:n vapaaehtoistehtäviin Arabiassa 21.11. ja Otaniemessä 24.11.!

Ylioppilaskunnan vapaaehtoishaut ovat auki! Vapaaehtoistehtäviä löytyy lukuisia erilaisia muun muassa tapahtumatuotannon, kampuskehityksen, kansainvälisten asioiden, edunvalvonnan sekä yrityssuhteiden parissa. Haluatko tietää lisää, mitä kaikkea ylioppilaskunnassamme voikaan tehdä? Tule kuulemaan vapaaehtoistehtävistä ja vapaaehtoisten omista kokemuksista maanantaina 21.11. klo 11-13 Arabiaan Tokyo Loungen eteen ja torstaina 24.11. klo 11–13  Kandidaattikeskuksen aulaan (Otakaari 1)! Luvassa rentoa keskustelua ja mahdollisuus kysellä erilaisista tehtävistä pikkunaposteltavan ohessa. We want YOU!

Facebook-tapahtuma 21.11. Arabiassa: https://www.facebook.com/events/1828372100764809/
Facebook-tapahtuma 24.11. Otaniemessä: https://www.facebook.com/events/1797604650477560/

Voit tutustua hakukohteisiin ja vapaaehtoisena toimineiden kokemuksiin osoitteessa /stop/.

 

4. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue

Pääkaupunkiseudun ylioppilaat juhlistavat 6.12. perinteisesti Suomen itsenäisyyspäivää yhteisellä soihtukulkueella. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman lippunsa kanssa.

Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.

Aikataulu tullaan päivittämään mahdollisimman pian.

AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:

Lipputaksi:

Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) perjantaina 2.12.2015 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 9.12. mennessä.

Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:

Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto@ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.

Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).